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個人情報保護方針

個人情報保護方針

東京オフィスサービス株式会社(以下、弊社)は、印刷を核とする情報サービスの事業活動を通じてお客様のコミュニケーションに貢献する企業を目指します。このような事業活動の中、弊社は、個人情報を適切に保護し、正しく取り扱うことが弊社にとって重要な責務であると考えております。そこで、以下のように個人情報保護方針を定め、これを遵守してまいります。

  1. 弊社は、個人情報の取得、利用及び提供を必要とする場合には、日本工業規格「個人情報保護に関するマネジメントシステム-要求事項」(JIS Q 15001)に準拠した規定と弊社のマニュアルを遵守し、厳正な管理のもとで行います。
  2. 弊社は、個人情報の取扱に関する法令、国が定める指針その他の規範についても遵守いたします。
  3. 弊社は、個人情報を取得する場合は、事前に取得の目的を明確に開示した上で行ってまいります。また、取得した個人情報は目的の範囲内でのみ利用及び提供し、目的外利用を防止する為の措置を講じます。
  4. 弊社は、提供戴いた、並びに取得した個人情報を安全かつ正確に管理し、不正アクセス、漏えい、滅失又はき損等に対して合理的な安全対策を講ずるとともに問題が発生した場合は適切かつ速やかに対処し是正します。
  5. 弊社は取り扱う個人情報に関する問合せ窓口を設置し、ご本人様から苦情及び相談等の問合せを受けた場合は、真摯に対応し、適切かつ遅滞なくこれに対処します。
  6. 弊社は個人情報保護に関する個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善に努めます。

2020年12月14日 改定
2005年4月1日 制定

東京オフィスサービス株式会社
代表取締役 関口 大

個人情報の取扱い

弊社は、個人情報の保護に関する法律(平成15年5月30日法律第57号)(以下 「法」 という。)に基づき、個人情報を下記業務ならびに利用目的の達成に必要な範囲で利用致します。

1.ホームページをご利用のお客様にお伺いする情報について

当ホームページをご利用される場合、一部のページでは個人の情報をお伺いする場合がございます。(アンケート、お問い合わせ、メール送付登録に必要な場合等) お伺いする情報は主に、氏名・メールアドレス・電話番号・住所といった、弊社より各種情報をご提供する際などに必要となる、個人情報となります。
また、それ以外の質問をさせていただく場合がございますが、これは必要最低限の項目を除いて、お客様自身が選択可能なものになっており、お客様の任意でご提供いただけるものです。
なお、弊社が、同意なしにお伺いした情報を改変することはありません。
お伺いした情報は、必要最小限の範囲で、第三者に通知する場合があることをあらかじめご了承ください(例えば、配送等のサービスを委託した会社にお客様の名前と宛先を知らせる場合がこれにあたります)
なお、情報提供者ご本人から自己に関する個人情報の開示の請求があったときは、当該請求に係わる個人情報について開示するものとします。

2.個人情報の利用目的について

弊社がお客様から質問・要望、資料・カタログの請求、アンケート、キャンペーンの応募等を通じて個人情報の提供を受けることがあります。この場合、弊社はお預かりした個人情報を、お客様への回答や連絡、プレゼントの送付、及び収集の際に明示した目的で利用いたします。
なお、法人等の団体に所属する役職員の方の所属部署・氏名・メールアドレス等については、当該団体と弊社との契約の履行、取引にかかわる諸連絡、弊社の取り扱う商品・サービス等の提案・案内、及び当該団体に有益と思われる情報の提供のための連絡先として使用させていただきます。

収集した個人情報の利用目的

弊社は、事業活動に伴い、必要となる個人情報を既に取得し、また今後も取得しますが、これらの個人情報は以下の目的で利用させていただきます。

  • 会員登録、管理、製品の発送
  • お問い合わせ、ご要望や資料請求への適切な回答と対応
  • 製品、サービス情報の提供、収集、調査
  • 各種イベント、キャンペーンのご案内
  • 受発注管理、請求業務

受託個人情報の利用目的

弊社は、顧客企業様から受託した個人情報は、以下の目的で利用致します。

  • 名刺印刷、発送
  • ダイレクトメール印刷、発送
  • 各種挨拶状の印刷、発送
  • 社員証印刷、発送
  • 各種印刷の請求業務

弊社は、ご本人より書面やWebサイトを通じて直接個人情報を収集する場合は、提供時の状況から利用目的が明らかである場合を除き、その都度、利用目的を明示させていただきます。また、第三者を経由して間接的に個人情報収集を収集する場合も、事前もしくは事後すみやかに、利用目的をご本人に対し明示又は通知するよう努めております。

弊社が第三者より業務を受託する際に開示を受けた個人情報の利用目的は次のとおりです。データセンターを活用したストレージサービスや、ソリューションサービスの提供・管理・保守なお、上記の個人情報については、弊社には開示等の権限はありません。

個人情報の外部委託先の開示について

弊社は、お客様より取得させていただいた個人情報を適切に管理し、第三者に提供することはありません。ただし、次の場合は除きます。

  • 個人情報の第三者提供についてご本人の同意がある場合
  • 法令に基づく場合
  • 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
  • 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
  • 国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

開示を求める手続き等

弊社のウェブサイトには、「クッキー(Cookie)」と呼ばれる技術を利用したページがあります。クッキーとは、ウェブサーバからお客様のブラウザに送信される小規模なデータのことをいい、お客様のディスクにファイルとして格納されるものもあります。ウェブサーバは、クッキーを参照することによりお客様のコンピュータを識別することができますが、弊社は、ウェブサイトへのアクセスの統計・分析を行ったり、弊社のサービスの利便性を高めるために、クッキーの仕組みを利用しています。
たとえば、会員様専用のサイトにおいてお客様がサービスにログインする場合に、ログイン名とパスワードを入力していただきますが、この際、ウェブサーバはサーバで取得したデータ(任意のセッションID)をクッキーに書き込んでお客様のコンピュータに送信します。
お客様がログイン後に手続き等を進めるために別(次)のページに進んだときには、その送信されたクッキーを弊社のウェブサーバが参照してお客様のコンピュータを識別するため、お客様が何度もログイン名やパスワードを入力する手間が不要となり、スムーズに手続き等を行うことができます。

開示等の手続き

開示等の求めに関して取得した個人情報の利用目的

開示等の求めにともない取得した個人情報は、開示等の求めに必要な範囲のみで取り扱うものとします。
提出いただいた書類は、開示等の求めに対する回答が終了した後、2年間保存し、その後廃棄させていただきます。
「保有個人データ」の不開示事由について次に定める場合は、不開示とさせていただきます。
不開示を決定した場合は、その旨、理由を付記して通知申し上げます。

  • 申請書に記載されている住所・ご本人確認のための書類に記載されている住所・弊社の登録住所が一致しないときなどご本人が確認できない場合
  • 代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
  • 所定の申請書類に不備があった場合
  • 開示の求めの対象が「保有個人データ」に該当しない場合
  • ご本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
  • 違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある場合
  • 犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序維持に支障が及ぶおそれがある場合
  • 弊社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
  • 他の法令に違反することとなる場合

個人情報に関するお問い合わせ窓口

東京オフィスサービス株式会社 お客様相談窓口
〒336-0022 埼玉県さいたま市南区白幡四丁目11番19号
電話 048-872-2015(管理本部)
受付時間:月~金(平日のみ)9時~12時、13時~18時
E-Mail:privacy@tos.tokyo.jp
http://www.tos.tokyo.jp

「開示請求の求め」に際して提出すべき書面(様式)等

弊社が保有する開示対象個人情報(弊社が、直接に書面又はそれに代わる方法によって取得し、弊社に、ご本人から求められる開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供(以下、「開示等」という)の求めのすべてに応じることができる権限を有する個人情報)に関して、ご自身の情報の開示等を要望される場合は、ご自身及びお申し出いただいた方がご本人であることを確認した上で、合理的な期間、法令等に定められた範囲内で対応致します。「開示の求め」を行う場合は、次の申請書(A)をダウンロードし、所定の事項を全てご記入の上、本人確認のための書類(B)を同封し下記宛ご郵送下さい。

〒336-0022 埼玉県さいたま市南区白幡四丁目11番19号
東京オフィスサービス株式会社 管理本部宛
電話 048-872-2015

  1. 弊社所定の申請書
  2. 本人確認のための書類
    • 運転免許証の写し
    • 旅券(パスポート)の写し
    • 住民基本台帳カードの写し
    • 健康保険の被保険者証の写し
    • 外国人登録者証の写し
    • 住民票の写し
    以上の中から、いずれか1点を本人確認用として同封して下さい。
    • 弊社からの結果通知は、ご提出いただいた「個人情報開示等請求書」と本人確認用書類に記載されているご住所が合致していることを確認し、「個人情報開示等請求書」に記載されているご住所宛に送付させていただきますので、必ず現住所が記載されているものをご送付下さい。
    • 本人確認用書類の中で、「本籍地」の記載のある証明書や顔写真の貼付されている証明書の場合は、お客様の意思により、黒く塗りつぶすなど隠した状態で、ご提出下さい。
  1. 代理人による「開示等の求め」
    「開示等の求め」をする者が代理人である場合は前項の書類に加えて、下記の書類(C又はD)を同封ください。
    1. 代理人確認のための書類
      • 運転免許証、パスポートなどの公的書類のコピー1点
    2. 委任状
      • 代理人に開示請求を委任する旨を記した書面1通
  2. 開示対象個人情報の通知
    「個人情報開示等請求書」により開示請求があった場合、お申し出いただいた方(開示等請求書に記載された氏名及び住所)宛に、「個人情報開示等請求書」を受領した日から10営業日以内に、個人情報の開示または開示等を行わない旨を書面で郵便により通知します。
  3. 開示等を行わない場合
    1. 利用目的の通知
      1. 全ての開示対象個人情報の利用目的を、本人の知り得る状態(本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。)に置いたことにより、請求に係る利用目的が明らかな場合
      2. 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
      3. 当該個人情報取扱事業者の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
      4. 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって利用目的を本人に通知することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
    2. 開示
      1. 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
      2. 当該個人情報取扱事業者の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
      3. 他の法令に違反することとなる場合
    3. 訂正、追加又は削除
      1. 保有個人データの内容が事実であった場合
      2. 他の法令の規定により特別の手続が定められている場合
      3. 利用目的から見て訂正等が必要でない場合
    4. 利用停止等
      1. あらかじめ特定した利用目的の達成に必要な範囲内で取り扱っている場合
      2. 適正な方法で取得している場合
      3. 多額の費用を要する等、利用の停止又は消去、提供の停止を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するために必要なこれに代わるべき措置をとる場合

「開示等の求め」に対する回答方法

申請者の申請書記載住所宛に書面によってご回答申し上げます。