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個人情報保護方針

個人情報保護方針

東京オフィスサービス株式会社は、印刷を核とする情報サービスの事業活動を通じてお客様のコミュニケーションに貢献する企業を目指します。このような事業活動の中、当社は、個人情報を適切に保護し、正しく取り扱うことが当社にとって重要な責務であると考えております。そこで、以下のように個人情報保護方針を定め、これを遵守してまいります。

  1. 当社は、個人情報の取得、利用及び提供を必要とする場合には、日本工業規格「個人情報保護に関するマネジメントシステム-要求事項」(JIS Q 15001)に準拠した規定と当社のマニュアルを遵守し、厳正な管理のもとで行います。
  2. 当社は、個人情報の取扱に関する法令、国が定める指針その他の規範についても遵守いたします。
  3. 当社は、個人情報を取得する場合は、事前に取得の目的を明確に開示した上で行ってまいります。また、取得した個人情報は目的の範囲内でのみ利用し目的外利用を防止する為の措置を講じます。
  4. 当社は、提供戴いた、並びに取得した個人情報を安全かつ正確に管理し、不正アクセス、漏えい、滅失又はき損等に対して合理的な安全対策を講ずるとともに問題が発生した場合は適切かつ速やかに対処し是正します。
  5. 当社は取り扱う個人情報に関する問合せ窓口を設置し、ご本人様から苦情及び相談等の問合せを受けた場合は、真摯に対応し、適切かつ遅滞なくこれに対処します。
  6. 当社は個人情報保護に関する個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善に努めます。

平成28年2月5日 改定
平成17年4月1日 制定

東京オフィスサービス株式会社
代表取締役 唯野 義幸

個人情報の取扱い

当社は、個人情報の保護に関する法律(平成15年5月30日法律第57号)(以下 「法」 という。)に基づき、個人情報を下記業務ならびに利用目的の達成に必要な範囲で利用いたします。

1. お客様から受託した個人情報を取り扱う場合の利用目的

  • 名刺印刷、発送
  • 各種名簿の印刷、発送業務
  • ダイレクトメール印刷、発送業務
  • 各種挨拶状の印刷、発送業務
  • 年賀状や喪中はがきの印刷、名入りカレンダー、発送業務

2. 当社が取得する場合の利用目的

  • 当社事業に関するお問い合わせ、苦情、相談の内容に対応するため
  • 当社の採用選考のため
  • 当社従業者の雇用管理のため
  • 名刺印刷、発送
  • 年賀状や喪中はがきの印刷、名入りカレンダー発送業務

3. 開示、訂正等の手続きについて

当社は、法に基づき、ご本人からの保有する個人情報の開示、利用目的の通知、保有する個人情報の内容が事実に反する場合等における訂正等、利用停止等及び第三者提供の停止(以下「開示等」という。)のご請求を受付いたします。開示等のご請求の具体的な手続きにつきましては、下記の相談窓口までお問い合わせください。

4. 個人情報の取扱い及びご質問、苦情について

当社の個人情報の取扱い及びご質問や苦情等のお問い合わせについては、下記の相談窓口までご連絡いただきますよう、お願い申し上げます。

個人情報保護管理責任者

個人情報に関するお問い合わせ窓口

東京オフィスサービス株式会社 お客様相談窓口
〒336-0022 埼玉県さいたま市南区白幡四丁目11番19号
電話 048-872-2015(管理本部)
受付時間:月~金(平日のみ)9時~12時、13時~18時
E-Mail:privacy@tos.tokyo.jp
http://www.tos.tokyo.jp

「開示請求の求め」に際して提出すべき書面(様式)等

当社が保有する開示対象個人情報(当社が、直接に書面又はそれに代わる方法によって取得し、当社に、本人から求められる開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供(以下、「開示等」という)の求めのすべてに応じることができる権限を有する個人情報)に関して、ご自身の情報の開示等を要望される場合は、ご自身及びお申し出いただいた方がご本人であることを確認した上で、合理的な期間、法令等に定められた範囲内で対応いたします。 「開示の求め」を行う場合は、次の申請書(A)をダウンロードし、所定の事項を全てご記入の上、本人確認のための書類(B)を同封し下記宛ご郵送下さい。

〒336-0022 埼玉県さいたま市南区白幡四丁目11番19号
電話 048-872-2015
管理本部宛

  1. 当社所定の申請書
  2. 本人確認のための書類
    • 運転免許証の写し
    • 旅券(パスポート)の写し
    • 住民基本台帳カードの写し
    • 健康保険の被保険者証の写し
    • 外国人登録者証の写し
    • 住民票の写し
    以上の中から、いずれか1点を本人確認用として同封して下さい。
    • 当社からの結果通知は、ご提出いただいた「個人情報開示等請求書」と本人確認用書類に記載されているご住所が合致していることを確認し、「個人情報開示等請求書」に記載されているご住所宛に送付させていただきますので、必ず現住所が記載されているものをご送付下さい。
    • 本人確認用書類の中で、「本籍地」の記載のある証明書や顔写真の貼付されている証明書の場合は、お客様の意思により、黒く塗りつぶすなど隠した状態で、ご提出下さい。
  1. 代理人による「開示等の求め」
    「開示等の求め」をする者が代理人である場合は前項の書類に加えて、下記の書類(C又はD)を同封ください。
    1. 代理人確認のための書類
      • 運転免許証、パスポートなどの公的書類のコピー1点
    2. 委任状
      • 代理人に開示請求を委任する旨を記した書面1通
  2. 開示対象個人情報の通知
    「個人情報開示等請求書」により開示請求があった場合、お申し出いただいた方(開示等請求書に記載された氏名及び住所)宛に、「個人情報開示等請求書」を受領した日から10営業日以内に、個人情報の開示または開示等を行わない旨を書面で郵便により通知します。
  3. 開示等を行わない場合
    1. 利用目的の通知
      1. 全ての開示対象個人情報の利用目的を、本人の知り得る状態(本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。)に置いたことにより、請求に係る利用目的が明らかな場合
      2. 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
      3. 当該個人情報取扱事業者の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
      4. 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって利用目的を本人に通知することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
    2. 開示
      1. 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
      2. 当該個人情報取扱事業者の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
      3. 他の法令に違反することとなる場合
    3. 訂正、追加又は削除
      1. 保有個人データの内容が事実であった場合
      2. 他の法令の規定により特別の手続が定められている場合
      3. 利用目的から見て訂正等が必要でない場合
    4. 利用停止等
      1. あらかじめ特定した利用目的の達成に必要な範囲内で取り扱っている場合
      2. 適正な方法で取得している場合
      3. 多額の費用を要する等、利用の停止又は消去、提供の停止を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するために必要なこれに代わるべき措置をとる場合

「開示等の求め」に対する回答方法

申請者の申請書記載住所宛に書面によってご回答申し上げます。

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