名刺の内製化にはメリットが多い？外注との使い分けのポイントも解説｜東京名刺センター

投稿日：2021年05月12日　　更新日：2024年06月26日

名刺の内製化にはメリットが多い？外注との使い分けのポイントも解説

新型コロナウイルスの流行により社会は大きく変化していますが、ビジネスシーンにおける名刺の存在価値はいまだ薄れていません。しかし名刺作成に関しては、それまで内製していた企業では出社する社員数が減ったことで、外注するケースが出てくるといった変化も見られています。一方で外注派が多数を占めるなか、逆に内製化を検討する企業もあるようです。ここでは名刺の内製と外注それぞれのメリットやデメリットを見ながら、どのように使い分けをすべきなのかについて解説していきます。

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名刺作成を取り巻く環境

コロナ禍において、ビジネス環境にも大きな影響が及んでいます。名刺の扱いについてもオンライン名刺交換の浸透といった、これまでとは異なる傾向が見られるようになってきました。こうした社会背景のなかで、名刺作成の現状はどうなっているのでしょうか。
名刺作成に関してはいまだに外注する企業が多くを占めていますが社会全体を見ると、内製化を行う企業も着実に増加しています。

この要因としては、外注による名刺作成の課題があげられます。外注作成への不満の声で多く聞かれるのは、以下のような点です。
・使いたいときに間に合わない
・部署変更や異動の際、柔軟に対応できない
・使いきれずにムダになる

外注ではどうしても発注から受け取りまでのタイムラグが生じるため、社員が不便に感じてしまう場面も少なくありません。確認事項が発生した場合には、納品がさらに遅れることもあります。
異動によって職務が変わると発注のやり直しをしなければならず、そこでもまた名刺の空白期間ができます。外注では各個人である程度まとまった枚数を作成する必要があり、身分が変わるごとに以前の名刺が使いきれずに余るというのも珍しくありません。

こうした以前からあった外注の課題に加え、コロナ禍の影響を受けオンライン名刺交換が増加する状況下で、名刺の必要枚数が減少したことも、内製化に目が向く一因となっています。
さらに名刺印刷もできるプリンタの普及や、使える用紙種類の増加、多彩なテンプレート提供などの周囲環境も、内製化への後押しになっていると考えられます。

名刺作成における内製と外注のメリット・デメリット

名刺を内製する、あるいは外注することには、それぞれのメリットとデメリットがあります。どちらが良いか検討する際の判断材料として、メリット・デメリットの確認をしていきましょう。

内製のメリット・デメリット

メリット
名刺を社内で作成する場合、外注コストを抑えられます。単純に1枚あたりの印刷にかかる費用としては、用紙とインクだけです。ただし社内スタッフの業務時間が圧迫されるという点を考えると、ここに人件費が上乗せされるため一概に安く上がるともいえない一面があります。
社内で作成するため、欲しいときに欲しい枚数を自由に作成できるのも魅力です。

外注では難しい小ロットの作成が可能で、ムダがありません。短期間のプロジェクトに使用したい、というときなどには融通が利くのでとても便利です。
作成に利用したデータを保存しておけば、それを元に変更が簡単にできます。グループや部署移動、肩書きの変更時、すぐに対応ができます。

デメリット
名刺作成に必要なプリンタやカッターなど印刷設備を準備しなければなりません。すでにあるものを転用できればよいのですが、改めてそろえる場合には初期費用がかかります。
内製するためには、作成ができる人員が必要です。以前と比較すれば簡単に名刺作成ができるようにはなっていますが、画面操作や微調整のスキルが求められます。ビジネスに通用する名刺に仕上げるためには、それなりに時間をかけることになるでしょう。通常業務以外で余裕があり、名刺作成が可能なスタッフの確保が必須です。

特にオフィスの移転や多くの社員の異動が重なる時期や、メインとなる事業の繁忙期などには、名刺作成のために人員を回せるかという点を考慮する必要があります。
多くの場合、内製する際にはソフトや名刺作成サービスが提供するテンプレートを利用します。社内にDTPやデザインができる人材がいる場合を除き、ありがちなデザインで他社との差別化が図れなくなる可能性があります。名刺の存在感を意識する企業にとっては、画一的なテンプレートでは物足りないことも考えられます。

外注のメリット・デメリット

メリット
社内でかかる手間や時間を省くことができるのは、外注の大きなメリットです。社内リソースの節約となり、社員を主要な業務に充てられます。思うように作業が進まないといった事態に陥ることもなく、専門業者に安心して任せられます。自社で特別なプリンタや、名刺作成にかかる備品を購入する必要もありません。専門職が作成するため洗練されたデザインが期待できるほか、抗菌処理といった機能性を盛り込むなどの特殊加工にも対応できます。

独自性のあるデザイン、希少な用紙の採用など、ハイクオリティな名刺を依頼することも可能です。凝った名刺を作りたいという希望にも、しっかりと応えてもらえるでしょう。
名刺作成のプロが使うのは、名刺作成に特化したソフトや印刷機材です。スケジュールに従い、期日までに仕上げて納品されます。多人数、大量枚数の名刺作成も問題なく、自社で内製するよりもスピーディーに仕上げられます。

デメリット
外注の大きなデメリットは、個人情報を外部に開示する必要があることです。最近では直接データをアップロードして、名刺作成を依頼するシステムも多くなりました。予測のつきにくい時代にあって、企業内の情報をインターネット上に預けるのに抵抗を持つのも理解できます。
一般的に外注では社内で作成するよりも、時間がかかります。個人名、部署名などに不明点があれば、確認のためのやり取りでさらに時間がかかる場合もあります。また発注後に細かな変更が生じたときには、即時対応ができません。
印刷に加え、デザイン料や送料を含めると、コスト高となるケースがあります。また小ロットでの発注が難しいため、名刺の情報がひんぱんに変わる業務では枚数がはけずに余ってしまい、非効率的です。

内製と外注を使い分けるポイント

名刺の内製と外注をうまく使い分けるためには、メリットの一部分だけを見るのではなく、全体的なバランスを考える必要があります。
例えばコストを考えるときには名刺作成そのものだけではなく、内製で必要となる機器類の導入とその使用頻度など費用対効果からも検討しなければなりません。加えて内製化で名刺作成に従事する人員をどうするのか、その人材の他業務に差し支えることがないのかといった点も重要です。

事業内容や社内体制の面からは、部署異動や職務変更の多少によって、内製のほうがうまく運用できるという場合も考えられます。一方で必要となる名刺の枚数の多寡、社員数、企業規模から、内製では対応が現実的ではないケースもあります。
内製では状況に合わせ、とりあえずの枚数を至急準備するといった柔軟な対応が可能です。業務スケジュールとの兼ね合いで即時必要となる可能性があり、名刺が間に合わないといったことのないようにしたい場合、内製を選択するのが安全策となるかもしれません。

一方で企業の方針として名刺に求めるものが、他社にはない特殊加工やハイクラスのデザインというのであれば、内製ではなくプロに任せるのが賢明です。このように名刺作成の方法を探る際には、内製・外注の特徴を踏まえて、自社がどのように名刺を使っていきたいのかを整理して考える必要があります。
これまで外注していた名刺作成を、自社内で行ってみたいと考えながらも不安があるのであれば、内製支援サービスの活用を検討してみるという手段もあります。名刺作成に関しては、いつも同じ方法でなければならないということはありません。自社の事情や業務の状況に合わせ、都度選択をしていく柔軟性も大切です。

まとめ

名刺を自社で内製できれば、その時々の必要性に応じて柔軟に対応ができるため効率的に思われます。しかし自社事業のあり方によっては、繁忙期に名刺作成に業務時間を奪われるといった不都合が生じる場合もあります。内製・外注にはそれぞれメリット・デメリットがあることを考慮に入れて、自社にマッチした方法を選択する必要があります。