法律で決まっている!?名刺の肩書き表記のあれこれ

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投稿日:2019年08月08日  更新日:2019年11月21日

法律で決まっている!?名刺の肩書き表記のあれこれ

法律で決まっている!?名刺の肩書き表記のあれこれ

名刺には社名、住所、氏名などのほかに、部署名とセットで「肩書き」を記載する必要があります。営業所や社員が多い会社などの場合には、肩書き表記ひとつで相手が混乱してしまうことや、連絡にいき違いが生じてしまうこともありますので、記載には注意が必要です。
また、肩書きには法律上で決められた表記も存在します。ここでは肩書きの効果や記載方法、法律で決まっている肩書きから気軽に使用できる肩書きまでご紹介します。

肩書きの効用と必要性

肩書きの効用と必要性

みなさんは、「代表取締役」や「営業部副部長」など、名刺に肩書きを表記することにはどんな効用があると思いますか?名刺に肩書きを記載することで、会社や本人について理解してもらうだけでなく、周囲との関係性や役割について理解してもらうなどさまざまな効用があります。
ここでは、名刺に肩書きを記載する目的や効用、必要性についてご紹介していきます。

担当者について把握しやすい

企業はその規模が大きくなればなるほど分業化が進み、組織の形態が“ピラミッド型”になります。営業部ひとつとっても、「第一営業部」と「第二営業部」などにわかれ、総務部も「総務課」や「広報課」などその役割によって多様化します。
「総務部広報課渉外担当」や「法人事業部第一営業課係長補佐」など、肩書きも多岐にわたっていきます。担当者が企業のどの部署に所属し、どんな役割を担っているのかを伝えるために必要なのが「肩書き」であると言えるでしょう。
いわば、企業内における個人の住所と言いかえることもできますね。

個人の信用度が増す

肩書きの効用のひとつとして、取引先からの信頼度が増すということがあげられます。所属企業から一定の役割と権限を与えられた人物であると、取引先に認識してもらえるのです。特に日本の企業では、契約の締結やトラブル発生時の謝罪、季節の挨拶など、ビジネスにおいて重要な場面に肩書きをもつ人物が同行することも多く、そこには会社の誠意を見せるという意味合いが含まれます。
そのため、名刺には必ず肩書きを記しておく必要があると言えるでしょう。

多人数での名刺交換時に便利

企業同士の名刺交換は、多人数同士で行うことも多いものです。そのため、誰が何をする人で、誰が責任者なのかわからなくなる可能性も大いにあります。
そんな場面でも、「営業部課長」、「総務部部長」、「製造部係長」などといった肩書きが書かれていれば、組織での役割や位置関係などを一目で理解してもらえることでしょう。

名刺交換については下記もお勧めです。
正しい名刺交換の方法は?名刺受け渡し時のマナーをおさらい
名刺の渡し方を学ぶ

肩書き表記と法律の関係

肩書き表記と法律の関係

法律上、肩書きには記載に制限があるものと、誰でも自由に使えるものが区別されているということをご存知でしょうか。間違えた記載をしてしまうと、思わぬ誤解を招いてしまうことにもなりかねないので注意が必要です。

法律上、記載に制限がある肩書き

会社について定めた法律のなかに、肩書きや役職に紐づく文言が記載されているものがあります。
株式会社でしか使えない肩書きには、経営者を示す「取締役」や、取締役のなかでも会社組織を代表する「代表取締役」があり、合同会社の場合は、経営に関わる人を「業務執行社員」、業務執行社員のなかでも会社を代表する人を「代表社員」と呼ぶといったルールがあります。
ほかにも、一般社団法人では経営に携わる人の役職を「理事」と呼びますが、特に理事会を設置していない場合にはそれぞれの理事が「代表理事」と称することができます。
しかし、3名以上の理事で理事会を設置した場合、理事会で選任された人が「代表理事」になります。

自由に使える肩書き

法律で特に使用場面が定められていない肩書きも多くあります。企業のトップを表す肩書きとしては、「社長」や「代表」、「Chief Executive Officer」(最高経営責任者)の略称である「CEO」、また、トップへの助言やアドバイスを行うサポート的な役割を持つ人の肩書きとして、「執行役員」や「顧問」、「相談役」が一例にあげられるでしょう。

ケース別名刺の肩書き表記

ケース別名刺の肩書き表記

企業においては、複数の部署に所属している、またはグループ企業に関わっているなどの理由で数多くの肩書きを持つ人もいます。なかには、海外の部署を担当するケースもあるでしょう。ここでは、複数表記や英文表記など、ケース別の肩書き表記についてご説明します。

複数の肩書きがある場合

複数の部署や肩書きがある場合でも、基本的にはすべて記載します。しかし、かなりの数になる場合には最低限必要な肩書きだけにとどめることも検討すべきでしょう。
すべて記載する場合にも、情報を整理して相手に伝わりやすくすることが大切です。たとえば、「取締役」、「執行役員」、「製造本部 統括部長」という3種類の肩書きを記載する場合、そのまま並列で書くこともできますが、「取締役 兼 執行役員 製造本部統括部長」と兼務であることを明記することで、相手に自分の立ち位置や役割が伝わりやすくなります。
各々の状況に応じて、名刺の肩書き表記は変化させることができるのです。

代表的な英文表記

代表的な役職名の英文表記について、一例をご紹介します。
会長=Chairman of the Board
社長=President
代表取締役=Representative Director
専務取締役=Executive Director
常務取締役=Managing Director
事業本部長=Board Chairman
工場長=Factory Manager
営業部長=Sales Director
係長=Manager
主任=Assistant Manager
ただし、肩書きの英文表記にも国や会社のよって違いがあり、「専務取締役」という肩書きひとつとっても、「Executive Vice President」「Executive Director」「Senior Managing Director」など複数の表記が存在します。また、名刺の英語表記に関しては、肩書きの表記方法以外にも注意が必要です。
たとえば企業名の表記に関しては英国式表記の「○○○Co.,Ltd.(Company Limitedの略)、米国式表記の「○○○Inc.(Incorporatedの略)、「○○○Corp.(Corporationの略)」など複数の表記方法があります。使用するシーンに応じて、現地の事情に詳しい団体や人物などに尋ねるとよいでしょう。

企業の名刺と個人の名刺の違い

最近は、個人で名刺を持つ方も多くなりました。企業の名刺に対して、個人事業主(フリーランス)の名刺やプライベートで使う名刺は自由度が高いのが特徴です。個人の名刺で、「●●のママ」などという肩書きが書かれているものも見受けられます。個人的な名刺の場合には、自分をアピールするために肩書きを独創するなど遊び心があっても良いかもしれません。

個人名刺を制作する場合は下記もお勧めです。
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肩書き表記の注意点

名刺の肩書き表記には、法律上の一部の制限を除き、明確な規定はありません。数多くの肩書きをもつ場合、自身をアピールするためにもすべてを記載したくなってしまいますが、受け取った相手にとって情報が読み取りづらく、かえって逆効果になる可能性もあります。
「記載する肩書きは最新のものにする」「実務と関係ない肩書きは極力載せないなどといったポイントをおさえることで、相手に自分の情報がより伝わりやすくなります。

まとめ

名刺の肩書きはある意味、個人名以上に組織での立場を物語ります。組織内での自分の立場を説明するとともに、肩書きがあることで相手からの信用度もアップします。
法律上、使うことのできない肩書きを記載したとしても罪に問われることはありませんが、相手に法律知識がある場合、信用度の低下を招く恐れもあります。まずはこの記事で説明したことを確認しつつ、肩書きの表記について検討してみてください。
名刺専門の印刷会社であれば、肩書きの表記も含めて相談にのってもらえるはずです。わからないことがあれば、まずは相談されてみることをおすすめします。

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