正しい名刺交換の方法は?名刺受け渡し時のマナーをおさらい

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投稿日:2019年08月08日  更新日:2019年11月21日

正しい名刺交換の方法は?名刺受け渡し時のマナーをおさらい

正しい名刺交換の方法は?名刺受け渡し時のマナーをおさらい

名刺は、ビジネスシーンにおいて使用する大切なツールです。日本では、初対面の相手に自己紹介をしたり、コミュニケーションをとったりするために、必ずといって良いほど名刺を交換します。
名刺交換時のマナーは社会人としての基本ともいうべきことですので、多くの人がそれを知っているはずです。しかし実際には、自分の名刺交換の方法は正しいのか、しっかりとマナーが身についているのかわからない……という方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、名刺交換時のマナーと、ビジネスの場で名刺を上手に活用する方法について解説します。

名刺が持つ役割

名刺は、その人の連絡先や所属企業、団体の情報を初対面の相手に伝えるための重要なビジネスツールです。
会社員の場合は、名刺はその人が企業の社員であることを証明してくれるものでもあり、いわば所属企業から与えられた「保証付きの文書」のようなもの。
名刺交換では文字通りお互いの名刺を交換しますが、個々人同士の関係はもちろん、双方の属する会社同士の交流がこれから始まるというタイミングでもあります。
特にこれまで取引のなかった企業同士が名刺交換を行う際には、一個人がその企業の「顔」として捉えられ、会社のイメージを左右することにもなるため、名刺交換の際にはきちんと礼儀を守ることが大切だといえます。

名刺交換時のマナー

名刺交換時のマナー

名刺交換は、社会人の基本ともいうべきこと。そのため、多くの人はしっかりとマナーをふまえて名刺交換に臨んでいるはずです。
しかし、「本当に正しいマナーなのかわからないまま名刺交換している」という人や、「社会に出たばかりでマナーがわからないので、この機会に知っておきたい」という人もいるのではないでしょうか。
そこでここでは、正しい名刺交換のマナーについて解説していきますので、ぜひ参考にしてみてください。

すぐに名刺を出せるよう準備

名刺交換の場で名刺を出すのに手間取らないよう、相手と面会する場所に赴くまでの準備が大切です。
まず、名刺入れはかばんの取り出しやすい場所に入れておきましょう。また、二つ折りの名刺入れであれば、あらかじめ人数分の名刺をそろえて間に挟んでおくのもおすすめです。

渡しやすい距離をとり、必ず立った状態で名刺を渡す

名刺入れから名刺を出して両手で持ち、名刺入れを座布団のようにして、名刺をその上にのせます。当然のことながら、座ったままの名刺交換はNG。また、相手との距離感も大切です。名刺交換に慣れていない人は相手から遠くに立ってしまいがちなので、遠すぎず近すぎず、適切な間合いをはかって名刺交換に臨みましょう。

名刺の渡し方については下記もお勧めです。
名刺の渡し方を学ぶ

訪問者が先に提示し、上司から順に交換する

名刺は、立場が下の人から上の人へ差し出すのが基本です。訪問者が先に差し出し、相手が複数の場合は上の立場の人から順番に名刺を交換していきます。上司と同行する場合は、上司が先に交換します。

社名や肩書き、フルネームを名乗る

名刺を両手で差し出し、「〇〇会社、〇〇部の〇〇と申します」といった具合で会社名や肩書、フルネームを述べます。特に読みにくい名前の場合は、相手が覚えやすいようにゆっくりと伝えることを心がけましょう。

両手で受け取ったあとは、相手の名前を確かめる

「ちょうだいいたします」といいながら、相手が差し出した名刺を両手で受け取ります。
名刺を受け取ったあとは、「○○様、よろしくお願いいたします」などと相手の名前を復唱。このとき、名前を間違って読んでしまうのは失礼です。読み方がわからない場合、「何とお読みすればよろしいでしょうか」と尋ねることは失礼にはあたりませんので、間違った呼び方をしてしまわないよう、先にしっかりと確認してください。

名刺をテーブルに置く

受け取った名刺は両手で持ったまま、テーブルに置きます。受け取った名刺が1枚なら名刺入れの上に置くのが基本ですが、名刺が複数ある場合はテーブルに並べておきます。このとき、相手が座っている席の順番に並べておけば、名前が正しく覚えられるのでおすすめです。間違っても、名刺を重ねて置かないようにしてください。
また、テーブルに置いた名刺を、早い段階で名刺入れにしまうのは好ましくありません。打ち合わせが一通り終わったあと、帰り支度の際にしまうようにしましょう。ただ、テーブル上に書類などが多くあって名刺を置くスペースがない場合は、軽く一礼してから名刺入れに入れても失礼にはあたりません。

名刺交換時の注意点

名刺交換時の注意点

名刺交換時のマナーは、先に述べたとおりです。これらのマナーに加えて、覚えておきたい名刺交換時の注意点をいくつかご紹介します。

相手と同時に名刺を差し出した場合

訪問者が先に差し出すのが基本ですが、相手も同時に差し出すことは多々あります。
その場合は、右手で自分の名刺を持って相手よりも低い位置に差し出し、相手の名刺を左手で受け取るようにします。手にした相手の名刺にはすぐに右手を添え、胸よりも高い位置で保持しましょう。

テーブル越しに差し出さない

名刺交換は、お互いの間に何もないところで行うのが基本です。これから交流がはじまる大切な場面であるにもかかわらず、テーブル越しに名刺を渡すということは、わざわざ間に障壁をつくっているのと同じ。相手に対して失礼にあたるため、必ず相手の方へ歩み寄って名刺を差し出すようにしましょう。

受け取った名刺はポケットに入れず、名刺入れへしまう

受け取った名刺を、直接ポケットなどに入れるのは失礼にあたります。丁寧に取り扱い、必ず名刺入れにしまうようにしてください。

折れ曲がった名刺を渡さない

折れ曲がっていたり、汚れていたりする名刺を渡すのは、相手に対して失礼にあたります。長く入れていると名刺入れの色が名刺に移ってしまったり、反り返ってしまったりすることもあるため、日ごろから名刺入れの中身をチェックしておきましょう。

名刺は余分に用意しておく

あらかじめ相手側の人数がわかっていたとしても、急遽別のメンバーが打ち合わせに参加することもあります。また、名刺交換の場面は急に訪れることもあるため、名刺が足りず渡せないといったことにならないよう、名刺入れには常に多めに名刺を入れておくようにするといいでしょう。

差し出すタイミングを誤らない

相手が名刺交換の準備を終える前に名刺を差し出すと、相手を焦らせることにもなりかねません。礼儀作法で大事なのは、心から相手を思いやることです。相手の準備が終わったことを確かめてから、名刺交換をはじめるようにしましょう。

名刺の活用法

名刺の活用法

これまで名刺交換のマナーについて見てきましたが、交換時のマナーを大切にするのは、名刺が重要なコミュニケーションツールでもあるからです。
たとえば、もし受け取った名刺が個性的でおもしろいデザインだったとしたら、相手のことが深く印象に残り、後々のビジネスにつながりやすくなるかもしれません。
初対面の相手との“アイスブレイク”としても役立つかもしれません。そのため、名刺には氏名や会社名、連絡先といった基本情報だけでなく、自分のイラストや写真を載せてみる、デザインにこだわってみるなどの工夫が大切です。
連絡先の交換だけでなく、コミュニケーションツールとして効果的に活用できるような名刺を考えてみてはいかがでしょうか。

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まとめ

名刺を交換する場面は、初対面の相手に自分のことや所属企業を覚えてもらうとても大切な機会です。特にこれまで取引のなかった企業の担当者同士の名刺交換は、お互いの企業に対するイメージを大きく左右することにもなります。
失礼なく、相手側の企業にいい印象を与えるために名刺交換のマナーをおさえ、後々のビジネスに生かしていきましょう。

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