1.名刺にメッセージを書く時の注意点とは?
基本的に名刺にメッセージを書く行為は、あまり望ましくありません。そのため、メッセージを書く場合は、マナー、場面を選ぶことが大切です。ビジネスの相手に対して失礼のない名刺へのメッセージの書き方、伝え方の注意点を知っておきましょう。
相手にプラスを感じさせるメッセージ名刺の使い方
訪問をした相手が不在だったり、打ち合わせに急な所用で同席できなくなったりした場合に、あいさつの言葉や用件、打ち合わせの結果を簡素に伝えると、次の面談時にスムーズなビジネス対応が可能になります。このメッセージの伝達には、自分の名刺を用いることができます。
また、商談時に渡すパンフレットや提案書に、相手からの質問や要望、問い合わせを誘導する有効なメッセージを書き加えた名刺を添えると、相手の行動喚起のきっかけにつながる効果が期待できます。
相手の名刺へのメモ
日本では名刺をその人の顔と考える名刺文化があり、相手の名刺にメモをするのは大変失礼な行為になります。特に、名刺交換の場、相手の目の前で名刺にメモをするのは厳禁です。
ただし、相手が外国人の場合は、双方の名刺にメモを書いても、失礼な行為になることほとんどありません。
それは、世界の国々との名刺文化の違いによるものです。諸外国では、名刺は連絡先を記載した単なるカードと考えることが多いため、失礼にはならないのです。外国とのビジネスが多い職種では、むしろ、出会いの場で目を見ながら堂々と握手することに躊躇を示したり、目を合わさず下を向いたりしてしまうことが失礼にあたります。
一度に多くの人と名刺交換をした時の名刺へのメモ
ビジネスの場では、セミナーや多人数での会議など一度に多くの方と名刺交換をする場面があります。そういった時に、面談日時や相手の特徴をメモしておきたい時もあるでしょう。しかし、その場合も面談後、わかれた後に名刺の裏側に簡単にメモを残すようにしましょう。
その時のメモのポイントは、
名刺交換の日付、場所
商談の簡単な内容
相手の氏名のフリガナ(読み方が難しいとき)
程度が適切です。
ネガティブな話題や身体的な特徴、プライベートな個人情報は、絶対書き残さないようにします。
いただいた名刺は、会社の資産です。自分が部署の異動や退社などで、社内の誰かに名刺を引き継ぐことも起きます。名刺を他の人に渡すことを想定し、自分自身以外の人の手に渡すときに名刺の主に失礼にならない程度のメモを意識することが礼儀です。