効果的な名刺のメッセージ、活用方法とは｜東京名刺センター

投稿日：2020年12月08日　　更新日：2024年06月26日

効果的な名刺のメッセージ、活用方法とは

名刺は、会社名や氏名、所属、住所、電話番号など、ビジネスコミュニケーションのはじまりに必要な情報をコンパクトにまとめたビジネスツールです。特に日本では、名刺を持ち主の顔と考え、その人そのものと同じように丁重に扱うのが礼儀だという文化があります。そのため、名刺にメッセージやメモを書き加えることは、失礼と考えられています。
しかし、ビジネスの場面では名刺へのメッセージが、その後の交流に生かせることもあります。では、どのようなメッセージなら好印象につながるのか。ここでは、相手への心配りを生かしながら、効果的なメッセージの伝え方のポイントについて解説します。

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１.名刺にメッセージを書く時の注意点とは？

基本的に名刺にメッセージを書く行為は、あまり望ましくありません。そのため、メッセージを書く場合は、マナー、場面を選ぶことが大切です。ビジネスの相手に対して失礼のない名刺へのメッセージの書き方、伝え方の注意点を知っておきましょう。

相手にプラスを感じさせるメッセージ名刺の使い方

訪問をした相手が不在だったり、打ち合わせに急な所用で同席できなくなったりした場合に、あいさつの言葉や用件、打ち合わせの結果を簡素に伝えると、次の面談時にスムーズなビジネス対応が可能になります。このメッセージの伝達には、自分の名刺を用いることができます。
また、商談時に渡すパンフレットや提案書に、相手からの質問や要望、問い合わせを誘導する有効なメッセージを書き加えた名刺を添えると、相手の行動喚起のきっかけにつながる効果が期待できます。

相手の名刺へのメモ

日本では名刺をその人の顔と考える名刺文化があり、相手の名刺にメモをするのは大変失礼な行為になります。特に、名刺交換の場、相手の目の前で名刺にメモをするのは厳禁です。ただし、相手が外国人の場合は、双方の名刺にメモを書いても、失礼な行為になることほとんどありません。
それは、世界の国々との名刺文化の違いによるものです。諸外国では、名刺は連絡先を記載した単なるカードと考えることが多いため、失礼にはならないのです。外国とのビジネスが多い職種では、むしろ、出会いの場で目を見ながら堂々と握手することに躊躇を示したり、目を合わさず下を向いたりしてしまうことが失礼にあたります。

一度に多くの人と名刺交換をした時の名刺へのメモ

ビジネスの場では、セミナーや多人数での会議など一度に多くの方と名刺交換をする場面があります。そういった時に、面談日時や相手の特徴をメモしておきたい時もあるでしょう。しかし、その場合も面談後、わかれた後に名刺の裏側に簡単にメモを残すようにしましょう。
その時のメモのポイントは、
名刺交換の日付、場所
商談の簡単な内容
相手の氏名のフリガナ（読み方が難しいとき）
程度が適切です。
ネガティブな話題や身体的な特徴、プライベートな個人情報は、絶対書き残さないようにします。
いただいた名刺は、会社の資産です。自分が部署の異動や退社などで、社内の誰かに名刺を引き継ぐことも起きます。名刺を他の人に渡すことを想定し、自分自身以外の人の手に渡すときに名刺の主に失礼にならない程度のメモを意識することが礼儀です。

２.好感度を下げない名刺のメモの取り方

名刺のメモは、ポイントを押さえなければ相手に迷惑がかかり、好感度を下げてしまいます。横柄な印象を与えたり、気遣いができてない人と思われないよう十分に配慮する必要があります。ここでは、その注意点、ポイントについて紹介します。

名刺の裏面にメモ欄のある専用名刺を用意する

名刺を活用したメッセージ、メモの利用が多い営業職の方などは、名刺の裏側にはじめから「メモ欄」をつくったメモ用専用名刺の活用をおすすめします。
営業職などは、訪問時に相手が不在だったり、急な離席などの場面に遭遇することも多いものです。そのようなとき、自分の名刺にメモを残すことで、ビジネスを円滑にすすめられる可能性があります。
そのため、はじめから名刺の裏面にメモ欄を設定した専用メモ名刺を用意するとスマートです。あらかじめメモ専用の罫線を引いたスペースがある専用名刺は、メモの内容も読みやすく、スピーディーに要件を伝えられて好印象を残せます。
メモ欄に余白が残っていれば、受け取った相手も気軽にメモができ、便利に使えるでしょう。また、自分の名刺に何か連絡事項を書いてもらいたい時などに、この専用名刺を相手に渡せば、相手も気にせず名刺に書き込みができて心理的な負担がかかりません。
名刺のメモ欄の設置には、デザイン変更を伴うこともあるでしょう。チームや所属部署、会社全体でメモ専用名刺の必要性を洗い出し、検討してみてはいかがでしょうか。

名刺にメモ書きする場合は下記もおすすめです。
名刺にメモをとるときに失礼にならない方法とは？

３.名刺に残すメッセージの内容・例文

さまざまな商談の場、交流の深化、人脈形成につながる効果的なメッセージには、どのような内容が適切か、文例を交えてご紹介します。名刺活用のバリエーションを増やして、名刺をより強力なビジネスツールにすることで役立てる幅を広げられます。

相手が不在時に名刺に残す伝言

訪問相手方が不在だった場合、名刺に挨拶や伝言として残す場合の例文をご紹介します。このような場合、用件を簡潔に伝え、かつ相手にていねいな印象を残すことが大切です。特に、「飛び込み営業」では、残された名刺の印象の良しあしが、その後のビジネスの展開に影響を与えます。丁寧な文字、対応を心掛けましょう。
ご依頼の資料をお持ちしました。ご要望やご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
ご訪問させていただきましたが、ご不在でした。のちほどメールにて資料を送付いたします。ご確認いただければ幸いです。
先日の案件につきまして、ご検討のほどはいかがでしょうか？　明日改めて、お電話させていただきます。よろしくお願いいたします。
伝言は、相手方の目線に立って考えます。緊急性が高い場合や期日の設定がある場合は、後から改めて電話やメールで連絡することも伝えるとよいでしょう。

ウェブサイトへの誘導メッセージ

デジタル化が進んだ現在では、自社のウェブサイトやSNSへの案内メッセージも活用しましょう。この手法は、交流会やセミナーなど、幅広い場面での交流の始まりで効果的な手法です。
ハッシュタグを記載する
「〇〇で検索してください」といった検索ワードを記載
伝達シンボルや二次元バーコードなどへの動線を目立たせ、ダイレクトアクセスできる仕掛けを活用しましょう。自社のサービスや特徴などに関心を持ってもらいやすくなるとともに、情報量を拡大できます。

名刺からウェブサイトへ誘導するには下記もおすすめです。
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まとめ

名刺をその人の顔と見る日本文化では、名刺へのメッセージやメモ書きなど失礼な行為への評価が厳しい環境にあることへの意識づけを促します。特に、相手の目の前で、名刺にメッセージを書き込むのは厳禁であることなど、礼儀を知ることと有効なメッセージ、メモの活用の双方を紹介します。
相手を忘れないための名刺へのメモや、戦略的に一言メッセージの活用にも配慮が生かされれば、ビジネススキルのアップになります。名刺を営業ツールとして、最大限に活用するための注意点をよく理解し、効果的でスマートな取り扱い方を身に付けましょう。