名刺にメモをとるときに失礼にならない方法とは?

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投稿日:2020年06月12日  更新日:2020年06月26日

名刺にメモをとるときに失礼にならない方法とは?

名刺にメモをとるときに失礼にならない方法とは?

「名刺はその人の顔」と考えるのは、日本独特の文化です。そのため、相手の目の前で名刺にメモを取るのは失礼に当たるとされています。しかし、実際には受け取った名刺にメモをする人は、60%いるといわれます(2009年5月14日ネットリサーチ アイシェア調べ。対象20~30代の男女374人)。ここでは、失礼にならない名刺へのメモの取り方について、注意点などを解説します。

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名刺にメモをする心理

名刺にメモをするのはどのような時でしょうか。面談の要件や相手の特徴を忘れないようにする、そして、これからのビジネスに役立てたいと考えて記録することが多いのではないでしょうか。また、特に飛び込み訪問など、日々の訪問件数が多い場合に情報を整理し、覚えておくためかもしれません。名刺にメモを取り、相手を覚えておきたいと思うことから行われているようです。
営業部門や店舗スタッフなど人と直接会う部署ではなくても、展示会などで一時的に多くの来訪者に会う場合があるかもしれません。名刺へのメモの方法や注意点を覚えておきましょう。

名刺にメモする内容

名刺にメモする内容

名刺にメモする内容は日時や用件、相手の特徴などのほかに、話の要点なども記載することがあるでしょう。その際のポイントは文章ではなく、印象的な単語にしてできるだけ簡素なメモにするようにします。
また、絵心がある方は相手の似顔絵などを描くのもよいでしょう。絵は単語を記載するより思い出しながら描く分、自分の記憶にも残りやすくなります。そして、名刺のメモは相手の名刺の裏面に記載します。名刺の表が汚れず、後で見返す際にも裏面だけを見ればいいので効率的です。

名刺のメモの活用方法

名刺にメモする内容は、訪問日報や社内報告などにも使えます。帰社後は、メモに書いた商談内容や見積依頼、次のアポイントなど主要な情報は時系列でまとめ、日報や顧客ノートなどでしっかり整理します。
名刺のメモは、あくまで大切な出来事や訪問相手の特徴を覚えるための一時的な記載であることを知っておきましょう。また、商談や顧客に関する情報、いただいた資料など名刺と紐づけた情報は一元管理できるように整理しておくと、後のビジネスの展開にも役立ちます。

名刺のメモは端的に

名刺にメモをする場合は、その時の用件や印象など端的なものにします。例えば、「2/7、営業プレゼン同行、次回2/28、修正案2案持参要」。会った人の特徴を忘れないためにするためには、「二重、右目下ほくろ、芸能人●●さん似」など。その日の印象を記す場合は「2/28プレゼン、2案好印象、冒頭の数字に興味有」など、記載は助詞などを省いた単語の羅列でもかまいません。素早く書ける・思い出しやすいメモを心がけましょう。メモは、自分が後で印象を思い出すための最低限の文章にします。
メモを取るときに大切なのは、後で見直した際にその時の状況や相手をしっかりと思い出せることです。 また、引き継ぎなどでほかの人に名刺を渡す場合なども想定して、誰が見てもよい範囲にとどめましょう。
特に、プライベートなことやネガティブな内容はメモしないよう気をつけてください。

メモをとる時の注意点

メモをとる時の注意点

名刺のメモは備忘録として役立ちますが、絶対に相手の目の前で行ってはいけません。ビジネスの席上で、相手を不快にしない配慮はとても大切なビジネスルールです。ここでは、失礼にならないメモの取り方について見ていきましょう。

相手の目の前で名刺にメモは、失礼

相手の目の前で、相手の名刺にメモをしてはいけません。名刺はその人の顔といわれるものです。相手の目の前でメモを書き込むのは、相手の顔を汚すことになるからです。いきなり顔にメモを書かれて「不快」に感じない人はいません。必ず相手と別れた後にします。
打ち合わせ内容や交渉事項、見積りなどの依頼、次回のスケジュール などは、手帳やノート、タブレットなどに面談時に確認しながら書き込むことをおすすめします。

名刺のデジタル管理

名刺管理のデジタル化は、企業が全体で取り組むことをおすすめします。積極的な取り組みは、個人情報の流失リスクを最小化し、結果的に会社の信頼向上につながります。個人レベルでのアプリで管理では、情報漏洩管理の不安が残ります。また、企業内のデータベースで管理する以外に、情報管理を専門にするしっかりしている企業にアウトソーシングするのも一つの方法です。

名刺へメモをせず、別紙を用意しましょう。

名刺へのメモは、相手の目の前を避けることが必要ですが、できるだけ直接書き込まず付箋など別紙にメモして貼るのがスマートなやり方です。既存の付箋や名刺のメモ専用の「名刺付箋」などを利用すれば、その場で書き込むことも可能です。こうしたアイテムを活用して、打ち合わせをスムーズに行いましょう。

自分の名刺にメモを書き込む時の注意点

会社によっては、自社の名刺の裏面に「MEMO」欄を設けている場合があります。これは訪問先で相手が不在の場合にメッセージを残すためのスペースです。訪問の用件などは、できるだけ付箋やメッセージカードなどを用意して利用する方がいいでしょう。名刺の「MEMO」欄には、不在時の訪問のおわびなどを書き一緒に添えると丁寧な感じが伝わります。
自分の名刺に不在連絡を書く場合は、「お世話になっております。1月10日 年始ご挨拶にお伺いいたしました。ご不在でしたので、また、お伺いいたします。」などと不在訪問のおわびをシンプルに伝えましょう。

訪問時の情報整理は後で行う

打ち合わせ時のメモや覚書は、可能な限り専用のメモ用紙または付箋に記載しましょう。名刺に直接メモを書くときは、会った日時、場所、目的、相手の特徴など、後で思い起こすための簡単な内容にとどめるようにします。いずれの場合も、記載は相手と別れた後もしくはオフィスに帰ってから行います。
また、仕事に直結する情報は、営業日報や報告書など社内の公式文書に記載し、相手を覚えておくための覚え書きなども訪問先ノートなど1カ所にまとめることをおすすめします。情報を整理しておくと、次回の訪問時にもスムーズに準備できます。特に訪問相手を覚えるのが苦手な人は、ていねいな訪問記録を習慣にするとよいでしょう。

メモが許される場合

名刺の起源は、三国時代の中国であると言われています。訪問相手に、自分の訪問を知らせることが目的でした。その後ヨーロッパやアメリカを経て日本へも伝わり、同じように不在時の相手へのメッセージとして使われていました。従って、訪問先で名刺へのメモが許されるのは、「相手が不在時に、訪問を知らせる」メモだけと考えた方が良いでしょう。
また、その際もお詫びのあいさつはできるだけシンプルに、名刺の裏に書くのがスマートです。訪問時にこのような不在連絡をよく使う場合は、通常の名刺とは別に裏に「MEMO」スペースのある名刺を用意しておくと便利でしょう。

まとめ

名刺は、初対面の相手に自分や会社のことを伝える欠かせないコミュニケーションツールです。不在時の訪問先へのメッセージカードなどとのセット利用、訪問相手を忘れないためのメモ書きなどうまく活用することでビジネスをスムーズに進めることができます。
ただし、ビジネスシーンには守るべきマナーがあります。名刺へのメモもTPOをわきまえ節度を持って行うことを忘れてはいけません。名刺のデジタル化やリモートワークの普及など、今後ビジネスの在り方も変わってくるでしょう。しかし、どんな時も相手への気遣いを忘れず、上手に名刺を活用していきましょう。

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