ご存じですか?退職時と名刺の関連業務について

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ご存じですか?退職時と名刺の関連業務について

ご存じですか?退職時と名刺の関連業務について

退職のご挨拶で渡す名刺には、何が必要かと悩まれる方は多いのではないでしょうか。
働いた期間の長短に関わらず、退職の時には「退職御挨拶」と記した名刺を用意する気遣いが大切です。特に長年お世話になった顧客には、後任者への引継ぎと挨拶は社会人としての礼儀でもあります。退職後も、企業間のお取引は継続していくことを忘れてはいけません。
また、業務上で受け取った名刺は、必ず会社に返却する義務があります。自身で保管している名刺を「必要ない」と勝手に処分するのは厳禁です。名刺の処分には、必要な手順があります。ここでは、退職時の名刺の取り扱いについてご説明します。

退職時のご挨拶名刺

退職時のご挨拶名刺

退職の挨拶には、印章店などで販売している「退職御挨拶」のゴム印を捺印した名刺を用意するのが一般的です。横型名刺には左上、縦型名刺には右上に赤で捺印します。印章店で購入しても、インターネット通販などで購入してもかまいません。企業によっては総務部で用意してところもありますので、確認してみましょう。

ゴム印押印には規定はない

「退職御挨拶」のゴム印には、書体や大きさなどに規定はありません。後任の担当者と「退職御挨拶」、「新任御挨拶」とセットで用意すると統一感が出るのでおすすめです。また、ゴム印以外にも名刺に貼れるシールも販売されています。使いやすいものを選ぶと良いでしょう。

時間は意外とないもの

退職の決断から退職日までの期間は、意外と短いものです。退職にともなう後任の決定、業務の引き継ぎ、退職御挨拶など時間は早く過ぎていきます。もちろん、挨拶に伺う先方担当者とのスケジュール調整も必要です。前述のゴム印やシールの手配も含め、余裕をもってスケジュールを組むようにしましょう。

名刺は会社に返却

退職時には、自分の名刺と顧客などから受け取った名刺は、会社に返却する必要があります。自分の営業活動の中で集めた名刺でも、名刺交換は企業の一員として行ったものです。名刺の所有権は会社にあり、会社の財産です。
また、受け取った名刺には、相手の個人情報が記載されています。持ち出しは、個人情報の漏えいのリスクがあります。さらに、会社の資産流用など企業活動の侵害と判断された場合、損害賠償で訴えられる可能性も生じます。
情報が古いなど記載情報が有効性を失っている場合でも、名刺はすべて会社へ返却しましょう。

名刺の適切な処分

上司の指示で保管する名刺を処分する場合、所定の手続きが必要です。手順や必要書類など、処分する細かい規定は企業により異なりますが、廃棄には注意が必要です。例えば会社で「不要な名刺は処分」とだけ規定されていても、ゴミ箱に名刺を捨ててはいけません。個人情報漏えいの可能性があるため、必ずシュレッダーにかけるようにしましょう。
また、外部の業者に処分を依頼する場合は、プライバシーマークを取得しているセキュリティのしっかりした専門業者を選び、「廃棄証明書」をもらっておくことをおすすめします。名刺の処分が完了したら、所定の書類で報告することも大切です。退職が決まったら、必要な提出物についての書類などを積極的に確認することも大切です。

個人がリスト化した名刺情報

個人が業務の効率化のためにリスト化した名刺情報は、個人情報保護法の対象になります。厚生労働省が平成24年に作成した「雇用管理分野における個人情報保護に関するガイドライン」の事例では、「従業員が、入手した名刺の情報を業務用パソコンの表計算ソフト等を用いて入力・整理し、他の従業員等によっても検索できる状態にしている場合」は個人情報にあたる規定としています。
名刺情報のリスト化は業務の一環として行う場合もあれば、個人的に営業用リストの一つとして作成する場合もあります。いずれの場合も、個人情報漏えいのリスクを考え、作成したデータは退職にともなう処分の一環として会社に相談の上、処分や管理の引き継ぎを行うようにしましょう。
ただし、社内のデータベース上の情報は会社の管理下にありますので、勝手に消去してはいけません。また、必要であれば個人的にエクセルで作成したデータのパスワードや社内データベースへのログイン情報も企業側に譲渡します。譲渡を必要としない個人の記録を消去することも忘れないようにしましょう。
もちろん、個人が使用していたパソコンに保存している名刺リストや業務で作成したデータを持ち出してはいけません。

名刺管理アプリのデータ

名刺管理アプリのデータ

近年、名刺管理は会社の個人用パソコン、スマホ、タブレットで行われることも増えています。それにともない、名刺管理アプリを利用するケースも多くなっています。無料で利用できるサービスがあり、名刺を撮影するだけでデータベースの作成や情報の関連づけが可能になり、情報検索ができるサービスもあります。退職時にはこうしたデータ情報の削除も必要ですが、いくつか考えられるリスクをご紹介します。

信頼性が低い業者の可能性がある

名刺管理アプリには無料で利用できるものもあり、そのような場合は信頼性が低い業者の可能性があります。導入時に注意するポイントについて解説します。名刺管理アプリをダウンロードする際に、名刺に記載された住所やURLへのアクセス権限を求めてくる場合は、危険なサインと考えましょう。過度な権限を要求してくるアプリは、ダウンロードしないことが最も安全な対策です。

ハッキングやパスワードの漏えいの可能性もある

名刺管理アプリはインターネットを使用したツールです。外部からのハッキングや管理業者によるパスワード、個人情報の漏えいの可能性があります。使用者個人の過失によるパスワード紛失・漏えいにも、注意が必要です。

名刺管理アプリのチェックポイント

リスクに配慮し、名刺管理アプリを選ぶポイントは、「データ管理環境のセキュリティの高さ」「送信時のデータの暗号化」「使用者数の多さ」などがあげられます。ただし、チェック項目にはデータ管理の専門知識がなければ判断できないものもあります。まずは、「プライバシーマーク」の取得を判断基準にするとよいでしょう。

まとめ

退職時に行う挨拶用の名刺の準備、名刺の返却、データベースの消去権利移譲など、退職時に名刺と関連した業務は意外と多いことがおわかりいただけたのではないでしょうか。名刺は企業の財産であり、取り扱いによってはペナルティを受ける可能性もある動産です。
業務上取得した名刺の所有権は会社にあり、名刺を持ち出すと会社から訴訟を起こされる可能性もあります。受け取った名刺の返却・処理は、規定にそって確実に行いましょう。名刺の取り扱いに注意して、気持ち良く退職できるよう心がけましょう。

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