名刺を切らしたときのスマートな対処法

投稿日:2020年02月06日  更新日:2020年09月07日

名刺を切らしたときのスマートな対処法

名刺を切らしたときのスマートな対処法

名刺が切れていることに気づかず、名刺交換の時に焦ったことはありませんか?ビジネスにおいて初対面の場合は名刺交換を行うが礼儀の日本では、あたふたしてしまうのも仕方のないこと。そんな時にどうスマートに対処するかも、ビジネスキャリアの一つです。今回は、そんな名刺を切らした時の対処方法について解説します。

名刺を切らしているとわかったら?

名刺を切らしているとわかったら?

日本のビジネスシーンでは、初対面の相手には真っ先に名刺を差し出すのが礼儀であり、ビジネスマナーの基本です。そんな名刺交換の時に名刺を切らしてしまった経験は、意外に多いものです。その後の対処次第では相手からの評価を下げてしまうことにもなりかねません。名刺切れに気づいたら、焦らず礼儀正しい対応を心掛けましょう。ここでは、名刺を切らしたとわかった時のスマートな対応について解説します。

素直におわびをする

名刺を切らしたと気づいたら、すぐにお詫びをしましょう。この真摯な対応が、相手に与える印象を左右します。
たとえば、「申し訳ありません。あいにく名刺を切らしてしまいました。社に戻り次第、お送りさせていただきます。ご猶予いただけますでしょうか」とお詫びし、できるだけ早くお送りします。相手が「わざわざ送っていただくなくても……」といわれても、一言お詫びを添えて、名刺をお送りしておくことは良策です。

口頭で自己紹介、連絡先のメモを渡す

名刺交換の場では、相手の名刺を受け取った後、口頭で「会社名」、「所属部署」、「氏名」を伝えます。別れ際に、自分の連絡先のメモをお渡しましょう。そうすれば、相手はメールや電話連絡が必要な時に、すぐにアクションを起こせます。これも、ビジネスチャンスを逃さないための重要なポイントです。また、仕事への熱心さ、臨機応変な対応力を印象付けることにもなります。

名刺の自己紹介や渡し方については下記もお勧めです。
ビジネスシーンの強い味方!上手に名刺で自己紹介
名刺の渡し方を学ぶ
正しい名刺交換の方法は?名刺受け渡し時のマナーをおさらい

名刺を切らしたときのアフターケア

名刺を切らしたときのアフターケア

名刺交換の場では、名刺を切らしていることを率直に謝罪しますが、大切なのはアフターケアです。

名刺の郵送

名刺をお送りすると伝えしたらその日のうちに郵送しましょう。必ず、面談のお礼と失礼の詫び状を名刺に同封します。
下記は、詫び状の一例です。
『株式会社〇〇 ××部
役職 △△様
先ほどはお忙しいところお時間をいただきまして、誠にありがとうございました。
当方の不手際で名刺をお渡しできず、大変失礼いたしました。
あらためて名刺をお送りさせていただきます。ご確認いただければ幸いです。
今後とも、どうぞよろしくお願い申し上げます。』
名刺は便せんにクリップで止めておくと、名刺が見つけやすいのでおすすめです。

デジタル名刺をメールで送る

相手が同年齢か若い相手だったり、役職が同程度だったりした場合は、お詫びメールとデジタル名刺を送信してもいいでしょう。 ただし、相手が紙の名刺の場合や役職が上の場合は、名刺を郵送しましょう。
下記は、お詫びメールの一例です。
『株式会社〇〇 △△部
役職 ××様
お世話になっております。□□株式会社、■■部の◇◇です。
先ほどは貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
短い時間でしたが、有意義なお時間を過ごさせていただきました。
当方の不手際で名刺をお渡しできず、大変申し訳ございませんでした。
デジタル名刺を添付させていただきます。ご確認いただければ幸いです。
今後とも、なにとぞよろしくお願い申し上げます。
□□株式会社 ■■部◇◇』

名刺を届ける

相手の会社が近い場合や、相手の会社の近くへ立ち寄ることがある場合は、訪問して名刺を届けるのも良いでしょう。
その場合は、事前のアポイントは取らないようにします。相手が不在の場合は対応してくれた方へ名刺と、あらかじめ用意しておいたお詫びのメッセージカードを託します。

再会時に名刺を渡す

名刺交換時に名刺を切らしたお詫び伝えた時、相手が「次回お会いしたときで構いません」と返答した場合は、次回お会いした時にお詫びの言葉とともに名刺を渡しても、特に問題はありません。
しかし、あまり時間がたってしまうと、ビジネスチャンスを逃すことがあるかもしれません。なぜなら、相手は再会まで連絡をとらないと決めてしまう可能性が高いからです。そのため、この対応はあまりおすすめとはいえないでしょう。

外出先で名刺を補充

外出先で名刺を補充

外出先や出張先で名刺を切らしたとわかったら、コンビニ印刷や即日プリントで名刺を補充する方法もあります。近年、コンビニで名刺印刷を支援する「マイ名刺」や「BiziCard」など、スマートフォンのサービスやアプリがあります。
「マイ名刺」は、自分の名刺をスマートフォンのカメラで読み込むか、スマートフォン内に保存された名刺データを読み込んでコンビニ印刷できるサービスです。読み込んだ後、印刷用紙を画面内で選択すればプリント番号が表示され、それをコンビニのプリンターに入力することで印刷ができます。
「BiziCard」は、スマートフォンやSNS内の写真に、名刺テンプレートを組み合わせて名刺をつくるアプリです。レイアウトやフォント、文字色の変更もできます。望み通りの名刺をテンプレートで作成したあと、画面内に表示されるプリント番号をコンビニのプリンターに入力すれば印刷ができます。

名刺をコンビニで作成するには下記もおすすめです。
外出先で名刺が切れても大丈夫!コンビニで名刺を作成する方法とは

名刺を切らさないための予防策

名刺を切らさないための予防策

名刺を切らしたり忘れたりしないためには、事前に予防策をとることも大切です。

名刺入れ以外に予備の名刺を

手帳や財布、ビジネスバッグのポケットなどに普段から予備の名刺を入れておくと、いざというときの役に立ちます。
予備の名刺は、複数の人と名刺交換に備え、少し多め(4~5枚)を入れておくとよいでしょう。名刺を入れておくと折れたり、汚れたりすることがあるため、薄型のカードケースやカードサイズの厚紙に挟んで収納するのがおすすめです。

名刺入れの選び方は下記もおすすめです。
名刺入れの選び方に重要な2つのポイント

名刺入れ、手帳、筆記用具などをセット管理

名刺を切らす以外にも、名刺入れ自体を忘れてしまうケースもあります。そのリスクを避けるために、名刺入れと手帳、筆記用具などをセットし、決まったポーチに入れておくのもいい方法です。普段持ち歩く仕事用品が一式のポーチなら、入れ替えも便利で、紛失や忘れるリスクも軽減するのでおすすめです。
また、名刺ストックはデスクで保管し、名刺入れは常にビジネスバッグに入れておく、財布と名刺入れは同じポーチでセット管理をするなどの対策が考えられます。

デジタル名刺を使う

デジタル名刺は、スマートフォンさえあれば切らすことはありません。まだ、紙の名刺が主流ですから、並行して利用するのが現実的でおすすめです。緊急時のコンビニ印刷にも対応でき、便利です。

デジタル名刺管理のアプリについては下記もおすすめです。
名刺管理に活躍!名刺管理ソフトのメリットとデメリット

まとめ

名刺が切れいるとに気づいた時は、焦らずきちんとお詫びし、できるだけ早く名刺をお届けすることが大切です。常に注意していても、名刺を切らす経験を持つ人は多いものです。正しい対応法を知り、誠意あるアフターケアで、ピンチを自己評価を上げるチャンスにすることも可能だと知りましょう。
また、名刺切れをなくすための「予備の名刺を用意」、「デジタル名刺使い」など、名刺管理の徹底も大切です。

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