注意!名刺の捨て方

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投稿日:2019年12月03日  更新日:2019年12月09日

注意!名刺の捨て方

注意!名刺の捨て方

名刺には、たくさんの個人情報が掲載されています。廃棄には、個人情報の取扱いに注意しなければなりません。個人情報が漏洩してしまった場合、会社をはじめ、多くの人に迷惑がかかるリスクがあることを認識するのが大切です。正しい取り扱い方を身につけ、個人情報の漏洩を防ぎましょう。

名刺の個人情報については下記により詳しく記載しております。
取り扱いには細心の注意を!名刺の個人情報

名刺を捨てる前に確認

名刺を捨てる前に確認

名刺を捨てる前に確認するべきことは、「名刺を捨てるタイミング」と「どの名刺を捨てるか」です。
すべての名刺を残すと、保管場所が足りません。しかし、必要な名刺を廃棄してしまうと、困ることにもなりかねません。
ここでは名刺を捨てる時期と、名刺を捨てる基準について解説します。

名刺破棄のタイミング

名刺は、日々の営業活動によって増えていくものです。不要な名刺が多いと必要な名刺を探すのに時間がかかり、仕事の効率も悪くなります。取引先担当者の異動などの確認も兼ねて、1年に1度は名刺の整理を行うようにしましょう。
通常業務内で時間が取りにくい場合は、年末大掃除の時などに、処分の機会を設けてみることもおすすめです。

名刺を捨てる基準

今後は関わることがなさそう、縁がなさそうと考える名刺を手元に置いていては、重要な人の名刺が埋もれてしまいます。一つの目安として、受け取ってから1年間、必要なかった名刺は捨ててもよいと考えましょう。

名刺を捨てる方法と注意点

名刺を捨てる方法と注意点

名刺の取捨選択を行ったら不要となった名刺を廃棄します。その際に注意すべきことの一つは、個人情報の漏洩です。名刺の廃棄が適切でなかった場合、個人情報が漏洩する可能性があります。情報漏洩は、相手や相手の企業にも迷惑がかかります。名刺を捨てる場合は、個人情報を読み取られないようシュレッダーにかけましょう。
ここでは、おもな名刺の廃棄処分の方法について解説します。

必ずシュレッダーで廃棄する

名刺を捨てる時は、個人情報を読み取られないようにシュレッダーにかけます。名刺の数が膨大な場合は、廃棄専門業者に外注するのも一つの方法です。

廃棄処分を外注したら、必ず「廃棄証明書」を取る

このように外部に名刺を渡して廃棄してもらう場合は、必ず「廃棄証明書」の発行を依頼しましょう。この一手間を惜しんだことによって、業者から個人情報が流出してしまうなど、のちに大きな責任問題に発展することも考えられます。

名刺供養

日本三大ゑびすのひとつである「京都ゑびす神社」では、「名刺感謝祭」と呼ばれる“名刺を供養する行事”が行われています。この名刺感謝祭は毎年9月の第4日曜に開催されます。役割を終えて使われなくなった名刺を供養し、新しい名刺の前途を祈る行事です。全国から寄せられる名刺は約2万枚。神官が人と人の関係構築に役立ってくれた名刺に感謝し、お焚き上げをしてくださいます。東京の「神田明神」でも、名刺供養の「名刺納め祭」が行われています。古く“万物に神が宿る”と考え、日本の伝統文化にのっ取った名刺廃棄の方法といえるでしょう。

名刺の電子化と保管

名刺の電子化と保管

最近では、名刺をデータ化して取り込み、電子データとして保管している企業も多くあります。データ化するメリットは、パソコンやクラウド上で保管できることです。紙で名刺を管理するより、アクセスが簡単で社内での名刺情報の共有も容易です。ここでは、紙の名刺をデータ化する主な方法について解説します。

名刺電子化サービス

国内には、無料・有料の名刺電子化サービスが数多く存在しています。代表的なものをご紹介します。
Wantedly People
国内のビジネスSNSで、最大規模の「Wantedly」が運営する名刺電子化サービスが、Wantedly Peopleです。
Wantedly Peopleは、最大10枚の名刺をスマートフォンで撮影し、一度に電子化できる名刺管理アプリです。名刺の持ち主が「Wantedly」にプロフィールを登録していれば、その情報を連絡先の情報と同期することも可能です。パソコンにも対応しており、使用料はかかりません。
myBridge
myBridgeは、LINE株式会社の名刺管理アプリです。スマートフォンで名刺を撮影したら、すぐに電子化できます。「共有名刺帳」
機能を使い、名刺情報を社内で共有することも可能です。名刺のスキャンを代行してくれるサービスもあり、大量の名刺を電子化したい場合にはおすすめです。無料で展開されているサービスです。
CAMCARD BUSINESS
ワウテック株式会社の名刺管理サービスで、「CAMCARD」のビジネスバージョンです。
スマートフォンでの撮影、またはスキャナーでの取り込み、複数枚の名刺を一度に電子化できます。オペレーターによるデータ修正サポートが受けられ、正確なデータ保管が可能です。
また、CAMCARD BUSINESSは多言語に対応し、外部ツールとも連携しています。有料サービスで、さまざまなビジネスシーンで電子化した名刺を活用するサービスも提供しています。スタンダードプランは1,400円から使用できます。

名刺電子化を外注

各社のサービスでは、名刺の電子化を外注することも可能です。外注には、個人に依頼する方法や、電子化代行の専門業者に依頼する方法があります。完成度と信頼性を確認して、専門業者に依頼するのがおすすめです。専門業者への外注は、一般的に名刺1枚20円から50円ほどの費用がかかります。

紙の名刺は、バックアップデータ

通信障害などで電子化した名刺データにアクセスできない、データが消えてしまったりといったトラブルに備え、紙の名刺は一定期間保管することをおすすめします。万一の事故でも、データを復元できます。

名刺の管理ソフトやクラウドツールに関しましては下記もお勧めです。
名刺管理に活躍!名刺管理ソフトのメリットとデメリット
名刺クラウドサービスの活用

まとめ

名刺は、人と人とをつなぐツールとして活用されます。名刺を処分することには躊躇も多いと思います。その背景には、「万物に神が宿る」と考える日本独特の文化があるのかもしれません。しかし、名刺は増えれば増えるほど管理が難しくなるもので、個人情報が漏洩するリスクもあるため、取り扱いには細心の注意が必要です。名刺を適切に管理するために、名刺を捨てるタイミングを見極め、個人情報が漏れない方法で破棄することを心がけましょう。

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