名刺クラウドサービスの活用｜東京名刺センター

投稿日：2019年12月02日　　更新日：2021年05月20日

名刺クラウドサービスの活用

インターネットなどのネットワークを経由して、サービスを利用するのが「クラウドサービス」です。最近では業務だけでなく、名刺の作成や管理に使われることも増えてきました。今回は、名刺作成や名刺管理においてクラウドサービスを利用するメリットやデメリット、主なサービスの使い方をご紹介します。

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名刺をクラウドで作成するメリット

名刺をクラウドサービスで発注するメリットは大きく3つあります。「時間や場所を選ばず発注できる」「パソコンだけでなく、タブレット・スマートフォンからも発注できる」という自由度の高さと、「発注から作成データまで一括管理でき、コストや納期の把握が容易になる」という点です。

時間や場所を選ばない発注

FAXや電話で……といった従来の名刺発注と比較すると、時間や場所を選ばないのが名刺のクラウド発注の大きな特徴です。近くに店舗がなくても、全国どこからでも同じサービスが受けられます。IDとパスワードを登録すれば、本社だけでなく全国の支店にあるコンピューターからの発注も可能です。また、24時間対応というサービスもあるので、必要な時にスピーディーな発注を可能にし、納期の短縮もできます。

パソコン・タブレット・スマートフォンから発注

アプリだけで発注が可能なサービスも登場し、パソコンだけでなくタブレットやスマートフォンからも名刺発注ができる環境が整ってきました。

発注から作成名刺データまで、一括管理

クラウドサービスは名刺を発注するだけでなく、名刺作成データや作成メンバーの管理まで一括して行うことが可能です。そのため名刺の在庫把握や作成者のリストを適切に管理でき、必要な名刺を適切な量で発注できるためコストの削減にもつながります。また、一括管理することでレイアウト、カラー、書体など名刺フォーマットの統一化を効率的に行えます。

選択肢が限定されるというデメリット

名刺作成のクラウドサービスはテンプレートや写真素材を利用することが多く、オリジナリティや凝ったデザインなどを求める場合には難しい面があります。また、用紙が限定されることもあるというデメリットも存在します。選択肢・自由度が限定されるのはデメリットですが、印刷技術が高くなった今、名刺の品質自体の問題はありません。不安な場合は、事前にサンプルなどを取り寄せて比較検討するのもよいでしょう。

名刺作成クラウドの使い方

名刺作成クラウドは使用方法が難しいのでは……という方もいらっしゃるのではないでしょうか。ここでは一例として、東京名刺センターが提供している名刺発注システム「PRINTBAHN II」の操作や運用方法をご紹介します。

操作方法

事前に設定した「企業ID」「ログインID」「パスワード」でログインすると、裏面も含めたレイアウトのすべてが表示されます。登録済みのデータ一覧も表示されます。
新たに作成する場合は、「新規追加」ボタンをクリックします。入力フォームにしたがって｢部署名｣や「名前」などを入力し、プレビュー画面で確認、必要に応じて修正します。
各項目を入力後、「発注処理に追加」をクリックすると、ショッピングカートに注文データが追加されます。そして、納品先、請求先を選択して「発注確認」をクリック。最終確認をしてOKならば「発注」を押して、注文が完了します。注文後は印刷進行状況の確認もでき、発注履歴もダウンロードできます。

運用方法

「PRINTBAHN II」の運用方法は、「管理運用型」「権限分散型」「承認一般型」「事業部運用型」「拠点承認型」の5つから選択が可能です。管理運用型は、全社で1つのIDとパスワードを共有し、購買部門で一括承認・発注を行うという運用方法です。権限分散型では、部門・拠点ごとの発注者が直接発注できます。また、部門ごとに一般ユーザーが注文を上げたのち、部門ごとに承認するのが事業部運用型・拠点承認型、購買部門で一括承認するのが承認一般型です。ワークフローにあわせて、発注・承認の方法を柔軟に選択することが可能です。
「管理運用型」以外では、IDごとに社員データの閲覧に制限をかけることが可能なため、情報漏えいのリスクも軽減できます。

作成クラウドツール、ホームページなどの紹介

名刺作成のクラウドサービスには、老舗の印刷会社からオフィス用品関連会社までさまざまな企業が参入しています。ここでは、代表的なサービスをいくつかご紹介します。

東京名刺センター

名刺発注システム「PRINTBAHN II」によるサービスを提供しており、人事異動が多い時期の大量発注でもスピーディーな納品対応が可能です。3,800社以上との取引実績があり、豊富な経験に基づき安心して取引できるのも魅力です。

Jusca（ジャスカ）

オフィス･サプライ用品販売のジャストコーポレーションが運営する、企業・法人向けのウェブ名刺発注システムです。13時までの注文は当日発送、13時以降の注文でも翌営業日発送など、スピーディーな対応が特徴です。

corezo（コレッソ）

corezo は、名刺印刷に関するノウハウを長年培ってきた「山櫻」が提供するシステム。オンデマンド印刷からオフセット印刷まで、自社内で印刷を行います。用紙の種類が豊富で、封筒や挨拶状など名刺以外の印刷にも対応しています。

印刷部.NET

導入実績約3,500社のウェブ名刺発注システムです。システム開発を自社内で行っており、月額費・システム使用料・保守費も０円。名刺発注コストを大幅に削減できます。

みんなの名刺

主にSOHOや個人事業主などをターゲットにした名刺ウェブ発注システムです。スマートフォンから簡単に発注できるのが特徴で、いつでもどこでも名刺の発注を完了させることができます。

名刺良品

「名刺良品」は、低価格とスピード発送が特徴の印刷発注システムです。一箱100枚一律500円で、13時までの発注であれば当日発送が可能。無料サンプル請求も可能で、コストパフォーマンスが高いのが特徴です。

名刺管理クラウドのメリット・デメリット

名刺は、ファイル収納からデータで管理する時代になりつつあります。インターネットの普及により、パソコンやスマートフォンで名刺が管理できるクラウドサービスも増えています。そのメリット、デメリットをご説明します。

メリット

名刺のデータ化によって、名刺管理や情報の検索が容易です。また、データの更新が可能なため、顧客情報を常に最新の状態に保つことが可能です。クラウド管理のもう一つのメリットとして、社内のパソコンやサーバーなどの故障によるデータ消失のリスク軽減もあげられます。最近では、より手軽な二次元バーコードを利用した名刺管理サービスも登場しています。

デメリット

導入費用や使用料がかかる。大量の名刺をデータ化した場合は、データ登録に時間がかかるといったデメリットや、セキュリティ漏えいのリスクもゼロではありません。また、すでに顧客情報をデータベース管理している場合は、二重管理になってしまうデメリットも挙げられます。

名刺の管理ソフトについては下記により詳しく記載しております。
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名刺管理クラウドの紹介

名刺管理クラウドには、数多くのサービスやアプリがあります。ここでは主なものをいくつかご紹介します。

Sansan

法人向け名刺管理サービスのスタンダードで、6000社に導入されています。利用方法は名刺をスキャンするだけと簡単ですが、データ化の精度は高水準です。スキャンされたデータを高度な人工知能（AI）技術とオペレーターの手入力によって、ほぼ100％の精度で正確にデータ化します。

Knowledge Suite「GRIDY 名刺CRM」

スマホアプリのスキャンで手軽に利用できるKnowledge Suiteの「GRIDY 名刺CRM」は、多言語にも対応。名刺スキャン後にできるデータ活用も、営業管理から顧客管理、販売支援、メール配信システムまでと幅広く対応できるのが特徴です。

ホットプロファイル

名刺管理機能だけでなく、営業支援ツールとしても使えるソフトです。拡張機能の活用によって、自社の運用にあった使い方ができるのが特徴。基本機能から段階的に必要な機能だけを選んで追加していくことも可能です。

まとめ

名刺は企業活動に必要不可欠なものでありスピーディな対応が必要にも関わらず、発注や管理、取引先・担当者の把握などさまざまな対応が必要です。インターネットの普及により発展しつつある「クラウドサービス」は、急な発注や在庫管理だけでなく、名刺のデータ化や取引先の管理に対応できるサービスも提供されています。導入コストや使い勝手などを検討し、上手に活用しビジネスチャンスの拡大を目指しましょう。