ミスなく発注!名刺の発注依頼メールで気をつけること

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投稿日:2019年07月10日  更新日:2019年11月21日

ミスなく発注!名刺の発注依頼メールで気をつけること

ミスなく発注!名刺の発注依頼メールで気をつけること

名刺作成を依頼する場合、社内担当者へ依頼するケースと、社外の企業への依頼するケースでは気をつけることが違います。最近では、名刺の発注にもメールを使用することも多くなりました。
そこで今回は、社内・社外それぞれの担当者にメールで依頼する際に注意すべきことをご紹介します。また、名刺発注をより簡単にするポイントについても合わせてご紹介しますので、実務の参考にしてください。

社内担当者に名刺を発注する際のポイント

社内担当者に名刺を発注する際のポイント

社内への名刺発注であっても、メールの文面はわかりやすいものにすることが大切です。発注者や枚数、納期など基本的なことを記載するのはもちろんですが、ほかにも「メールのタイトル」にも気をつけるなど注意すべきポイントがあります。

名刺発注であること、発注者をタイトルに記載

名刺の管理を担当する総務部などは、常に多くの業務を抱えています。当然のことながら、メールは各部署から届きます。繁忙期などは業務量に比例してメールの量も増えるため、見過ごされてしまうことにもなりかねません。
そこで大切なのは、タイトルのわかりやすさです。「名刺の発注であること」「部署名や発注者」「緊急性の有無」などをタイトルに明記すると良いでしょう。ほかのメールに紛れてしまうリスクを減らすことができ、業務をスムーズに進めることが可能になります。

枚数・納期・納品先などの基本情報をもれなく記載

名刺発注メールの本文作成で大切なことは、枚数・納期・納品先・発注者・所属部署(必要であれば所属営業所名)といった、基本情報を漏れなく記載することです。
「どこの・誰の・どれくらい・いつまでに」という4つの項目は、忘れずに記載しましょう。その際、実物のコピーや画像化したデータを添付するなど、ビジュアルでもわかりやすく伝えることができれば、さらに手配のスピードと正確性が増します。
特に、部署ごとにデザインを変えているような企業の場合は、デザイン間違いなどのケアレスミスを防ぐことにも繋がります。

デザインや変更点の記載

変更点のない単なる増刷だけであれば、手配は比較的スムーズですが、内容やデザインの変更がある場合には、修正・確認という作業が必要になります。
工程が増えることで納期にも影響が出ますし、希望通りの名刺が出来上がらなくては、一からやり直すことにもなってしまいます。
デザインや文字の変更点をわかりやすく伝えることは、正確な名刺をつくるうえで大切な要素です。担当部署が違えばデザインが違うこともあるため、現物のコピーや画像化したデータを添付することで、間違いが起こらないようにしましょう。
営業所で変更箇所を取りまとめて本部へ依頼する、あるいは営業所で名刺データを作成して依頼するといった場合には、校正用のPDFもあれば間違いの防止に役立ちます。

社外企業に名刺を発注する際のポイント

社外企業に名刺を発注する際のポイント

社外企業の担当者とは、普段顔を合わせることができません。そのため、メールでの発注連絡が正確な名刺をつくる鍵となり、社内部署への発注メール以上に配慮する必要があります。当然のことながら、社内への発注同様にタイトルのわかりやすさが大切です。
「名刺発注の旨」「社名」「発注者」はタイトル上で必ず網羅しておきましょう。

先方の担当者、自社の発注者の情報を間違えず記載

顔を合わせないメールでの発注のため、本文でも発注元、発注先の情報は正確に記載しましょう。続いて、名刺の基本的な発注情報を記載します。
「どこの・誰の・どれくらい・いつまでに」というのが基本情報です。また、社外へのメール送信では、送信先のメールアドレスの確認も必ず行いましょう。

デザインや変更点の記載は重要

特に名刺専門の印刷会社では数多くの名刺作成を請け負っているため、現物のデータを添付したうえで変更点をわかりやすく伝えることは非常に重要です。また、データ支給の場合には、先方での校正用のPDFも必ず添付するようにしましょう。

納品先の情報も正確に記載

社外業者への名刺発注においては、納期・枚数といった基本情報はもちろん、納品先の情報も大切です。特に発注元の企業規模が大きくなればなるほど部署の記載は重要で、納品先や担当者が違うだけで納期遅延の原因になります。

見積もりなどコストの事前確認も必要

名刺発注先の業者と取り引き実績がある、または価格が決まっているのであれば話は別ですが、初めて発注をする場合には事前に見積もりを取ってコストの確認を必ず行ってください。作りたい名刺のサンプルがあればそれを先方に見せ、条件などの認識違いが起こらないようにすると良いでしょう。
また、取り引き実績がある企業でも、枚数の増減、納期の短縮、デザインの変更、色数や用紙など基本事項の変更などによって価格が変動する場合があるため、事前に見積をとり確認する必要があります。
特に名刺発注が初めてで、相場感がない発注担当者の場合には、複数企業へ見積もりを依頼し比較検討を行いましょう。

名刺の作成費用については下記により詳しく記載しております。
いくらくらいかかる?名刺の作成費用を安くおさえるコツをご紹介
名刺の発注業者をお探しでしたら下記もお勧めです。
押さえておきたい!名刺作成業者を選ぶ時のポイントは?

名刺発注を簡単にするポイント

名刺発注を簡単にするポイント

名刺発注を簡単にするには、手順をマニュアル化してしまうのも一つの方法です。また、名刺を専門に取り扱う印刷会社の中には、WEB発注システムを持つところもあります。発注業務の効率化と発注ミス防止のため、そうしたシステムがあれば進んで活用しましょう。

発注する窓口や手順を決めてしまうことが大切

名刺発注は決まったルーティンで行うと効率的で、ミス発生の防止にもつながるため、名刺発注手順を記したマニュアルを作成するといいでしょう。
また、名刺発注用のテンプレートをつくる、名刺を貼り付ける発注用シートなど各種フォーマットを作成するなどの対策も有効です。
名刺発注担当者が異動になる可能性もあるため、誰が行っても発注がスムーズにできるよう、事前に複数のメンバーで発注テストをするのもお勧めです。
外部企業への発注においては、専用の発注フォーマットがあればそれを使用します。もし可能であれば、専属の窓口担当者もしくは営業担当者を決めてもらえるよう交渉しましょう。同じ担当者に担当してもらうことで、発注ミスのリスクをより軽減することができます。

名刺発注システムを使う方法も

名刺発注に関する課題としては、時間のロスやミスの発生というリスクが挙げられます。また、発注履歴の検索・管理なども面倒な作業です。発注先の印刷会社に名刺発注システムがあれば、そのようなリスクや手間の軽減につながります。

企業名刺WEB発注システム「PRINTBAHN」

名刺専門の印刷会社、東京名刺センターには「PRINTBAHN」という企業名刺WEB発注システムがあります。「PRINTBAHN」は単にWEBでの発注が可能なだけでなく、複数の部門ごとの発注も可能なフレキシブルなシステムに加え、入力時やプレビューでの原稿確認など、正確性の面で大きなアドバンテージがあります。
名刺発注の作業がより軽減し、入力ミスなどのリスクも減らすことができます。さらに、パスワードの定期変更やIPアドレスでのログイン制御も可能で、セキュリティ面でも安心です。企業名刺WEB発注システム「PRINTBAHN」には、以下のような3つの特徴があります。
▼特徴1:一括発注&一括プレビューが可能
名刺発注は、新入社員の同時入社や組織変更などによって、手配の集中や急な対応が必要なことも少なくありません。「PRINTBAHN」は、一括発注や一括プレビューの機能を備えています。名刺作成リストに対して、一括で発注できるだけでなく、注文したい名刺だけを選択して一括発注することも可能です。
名刺は内容確認が必要な商品ですが、購買システム上でプレビューを確認できるため、正確性、スピードにおいて大きなメリットがあります。
▼特徴2:複数者による承認が可能
名刺発注に関しては、事業所の増加などにより、管理部門の一括発注から事業所や部門ごとの発注に切り替わるケースもあります。「PRINTBAHN」では、そのような企業の状況にも柔軟に対応できます。
一つのIDによる一括管理から、複数IDによる部門ごとの発注まで、5パターンの運用方法が用意されています。また、パスワード忘れなどに対しても細やかなサポートを行っています。
▼特徴3:発注履歴で進捗状況と過去の名刺内容の確認が可能
名刺の発注・管理は、社員の人数に応じて必要な業務です。発注履歴の管理や名刺内容の変更など細かな業務が求められ、確認ミスも発生しやすいものです。
「PRINTBAHN」では情報の一括で管理、発注履歴や過去作成した名刺の内容が確認でき、正確かつスピーディに発注管理ができます。また、発注までの締め時間も一目瞭然で、発注後でも締め時間内であればキャンセルも可能です。
また「PRINTBAHN」は、「べんりねっと」「e-sourcing(イーソーシング)」「たのめーるプラス」などほとんどの購買システムに対応しています。ほかの購買商品と同様の申請・承認フローで名刺の発注を行うことができるため、業務効率化につながります。

まとめ

名刺の発注は、人事異動などに伴い急に発生することも少なくありません。また、新入社員の入社などによって発注時期が重なることも多いものです。
ミスなくスムーズに発注を行うためにも、発注依頼のメール作成時には気をつけたいことがたくさんあります。マニュアル化などの対策も有効ですが、印刷会社の発注システムなども活用して名刺発注を仕組み化することで、より正確でスピーディな名刺づくりが可能となります。
東京名刺センターの企業名刺WEB発注システム「PRINTBAHN」は、誰でも簡単に名刺発注が行えるシステムです。ぜひ一度、先進の発注システムを覗いてみてください。

発注システムを備えた名刺の業者をお探しでしたら下記もお勧めです。
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