名刺の悪用を防止！｜東京名刺センター

投稿日：2020年01月08日　　更新日：2021年05月19日

名刺の悪用を防止！

名刺は身分証明証ではありませんが、会社名や個人名、役職などさまざまな情報が記載されています。そのため、悪意をもった人の手に渡れば悪用されてしまう可能性もあります。特に個人事業主の名刺で、自宅の住所やメールアドレスを記載してしまうとそのリスクは高まります。ここでは、名刺の悪用の具体的なケースや防止方法について解説します。

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名刺の悪用

名刺の悪用事例には、勧誘リストへの登録から商品・サービスの架空発注、踏み倒し、ストーカー、なりすましまで、さまざまなタイプの被害があります。身に覚えのない電話や手紙、メールが届くなど少しでも、異常や危険を感じたら、躊躇せず早い段階で警察などへの相談をすることが重要です。

リストへの登録・勧誘

名刺交換後、投資詐欺や保険、不動産の購入などさまざまなサービスの勧誘リストに登録され、執ような勧誘を受けることがあります。また、「見込み客リスト」として名簿業者などの手に渡る可能性も考えられます。安易な名刺交換には応じないといった、毅然とした態度が危険を未然に防ぐことにつながります。

人的被害

人的被害の代表的なものは、「ストーカー」と「なりすまし」です。「ストーカー」は、名刺を渡した相手の一方的な思い込みで、つきまとわれる行為です。特に個人事業主で自宅の住所や電話番号などを開示すると、リスクは高まりますので注意しましょう。交流会など不特定多数との名刺交換では、主催団体や参加者などの信頼性を確認することも大切です。
一方、「なりすまし」は、故意に受け取った名刺の本人を名乗って、さまざまな迷惑行為を行うものです。この「なりすまし」は、特に士業や大企業の役職者、社員など社会的ステータスが高い名刺を使って行われることが多いのが特徴です。
だまされた相手が重大な被害があった場合など、会社に連絡が入り、信頼を失墜する事態に発展しかねません。

経済的被害

経済的被害は、商品の大量ニセ発注から出前など個人レベルの被害まで多様な事例が報告されています。社会的に評価の高い企業の名刺を偽造し、偽りの商談を持ち込み、企業の評判を落とす。企業名で大量の商品を発注するなど、手口や被害額の規模はさまざまです。実際に名刺をもって企業に出向き、売掛け発注で商品をだましとる手口なども見受けられます。

取引先の名刺の悪用

取引先の名刺を紛失した場合、上記と同様の被害を取引先に被らせてしまうこともあります。もし、取引先などの名刺を紛失したことが明確にわかる場合は、その本人や企業に被害の可能性を伝える必要もあるでしょう。

名刺悪用の防止策

名刺悪用の防止策は、渡す相手や場所を選ぶことが第一です。不用意に不特定多数が集まる交流会やイベントなどで名刺を渡さない。また、個人情報は可能な限り掲載しないことも大切です。

名刺交換の相手を選ぶ

名刺交換では、相手の身元が確かかどうかを見極めることが大切です。少しでも怪しいと感じたら、「今、名刺を切らしていまして」などの理由で名刺交換を断ることも必要です。

名刺交換の注意点

セミナーやイベントなどビジネスを目的とした集まりでも、注意は必要です。企業への飛び込み訪問対策として、部署内、企業内で対応方法を決めておくのもよいでしょう。

個人情報は掲載しない

携帯電話番号やメールアドレス、SNSなど個人につながる情報は、名刺に記載しないことが自衛策の一つです。特に個人事業主は自宅の住所や電話番号は記載しない、初対面ではメールアドレスの開示だけにするなど、個人情報を保護することが大切です。最近では、SNSにアップされた画像から個人宅を特定するなどの事件も起こっています。
会社の名刺には、会社の代表番号や携帯電話、割り当てられたメールアドレスだけ掲載するようにしましょう。個人事業主の場合は、フリーアドレスなどの利用も有効です。

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複数の名刺を使い分け

掲載情報の違う複数の名刺を用意し、相手によって使いわけるのも一つの方法です。個人事業主にとっては、その効果は大きいでしょう。初対面の相手には、必要最小限しか情報を開示しないのが安全です。

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名刺の紛失・保管

自分の名刺とともに、取引先の名刺の悪用にも注意が必要です。受け取った名刺は持ち歩かず、すぐ保管フォルダーに入れるなど慎重な管理を習慣化しましょう。また、名刺のデータベース化サービスなど、デジタル管理の仕組みを利用するのもよいでしょう。

WEB上での名刺管理

最近は、インターネット上で名刺を管理できるツールが増えています。無料で気軽に利用できるアプリがある反面、セキュリティが甘いものもあります。利用には、実績や信頼性を検証してえらびましょう。名刺管理ツールの提供企業は、プライバシーマークを取得した個人情報管理体制のしっかりした企業を選ぶようにしてください。

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名刺管理に活躍！名刺管理ソフトのメリットとデメリット
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名刺管理の厳格化

会社の名刺の管理を、個人に任せている企業は少なくありません。営業担当が保有する名刺でも、個人の財産ではなく会社の所有物です。悪用されるリスクに備え、厳格な名刺管理が必要とされる時代だといえるでしょう。

名刺管理方法

名刺管理は、企業全体で行うのが理想です。企業内で共通した名刺の保管・管理方法、紛失した場合の事故報告書の提出、対応策などをルール化し、個人情報保護に取り組む必要があります。管理や事故対策の不備は、企業の社会的信頼を失墜させる可能性もあるからです。

名刺のデジタル管理

名刺管理のデジタル化は、企業が全体で取り組むことをおすすめします。積極的な取り組みは、個人情報の流失リスクを最小化し、結果的に会社の信頼向上につながります。個人レベルでのアプリで管理では、情報漏洩管理の不安が残ります。また、企業内のデータベースで管理する以外に、情報管理を専門にするしっかりしている企業にアウトソーシングするのも一つの方法です。

退職時の確認

社員の退職時には、使い残した名刺や取引先から受け取った名刺、スマートフォンやパソコンに保存した名刺データ、社内で独自に作成した名刺リストなど、関連するすべての情報の引き継ぎ・確認が必要です。名刺と名刺データの返却も退職手続きのチェックリストに加えて、業務を標準化しておくと安全です。

退職時の名刺の取り扱いについては下記により詳しく記載しております。
ご存じですか？退職時と名刺の関連業務について

被害は速やかに警察へ

名刺の悪用被害は個人だけでなく、企業全体に影響する可能性があると認識することが大切です。もしもの時に被害を最小限にとどめるためにも、ちょっとした異常や覚えがない被害を発見した場合は、速やかに上司に報告し、警察へ届けることが最善の策です。

まとめ

名刺は企業活動には必要不可欠ですが、名前や連絡先などの開示は個人の特定につながりやすく、名刺の企業名やステータスを悪用して「なりすます」ことも可能です。名刺に記載する個人情報を最小限にしつつ、渡す相手やシーンを選びましょう。
名刺やデータの管理を厳格化し、被害にあわないよう防衛することも大切です。投資やマンション購入など高額商品の勧誘電話がかかる、身に覚えのないメールや電話が増えたなど何か不審な兆候を感じたら、名刺の悪用の可能性も視野に入れることが必要です。上司に報告・相談のうえ、必要に応じて警察へ相談するなど冷静に対処しましょう。