名刺のペーパーレス｜東京名刺センター

投稿日：2020年03月04日　　更新日：2021年08月19日

名刺のペーパーレス

ペーパーレスによる名刺のデジタル化は、保管やデータ更新の利便性、森林資源の保護などの観点から、今後ますます広がりを見せるでしょう。ここでは、そんな名刺のペーパーレスのメリットとデメリットについてご紹介します。

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名刺のペーパーレスのメリット

データ化したデジタル名刺を利用することで、スマートフォンのアプリなど情報更新がスピード化されるだけでなく、配ってもなくならない名刺として高いコストパフォーマンスを実現します。また、直接面談せずに、ウェブ上で名刺交換ができるなどの特徴もあります。

ユビキタス対応の名刺

デジタル名刺は、紙の名刺のようにあらかじめ印刷して準備しておく必要がありません。スマートフォンなどの電子機器があれば、必要な時に、いつでもスピーディーに取り出せます。さらに、名刺データの一括管理で、社内で共有でき、情報更新もスムーズです。

最速のアクション性

紙の名刺にも、会社のホームページアドレスやメールアドレスなどを掲載できますが、ダイレクトなホームページへのアクセスやメール送信はできません。しかしデジタル名刺は、ワンタッチで情報にアクセスしたり、情報を送信したりすることが可能です。

経費と環境負荷の軽減

ペーパーレスは、森林資源の保全や印刷業務の削減による環境負荷の軽減にも貢献します。さらに、名刺の制作にかかわる人件費や印刷経費の削減につながります。

名刺の保管・管理

紙の名刺は保管スペースが必要ですが、デジタル名刺はクラウド上でのデータの一元管理が可能です。スペースを必要とせず名刺を安全に保管でき、情報の検索やアクセスも簡単です。

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デザイン可変性

紙の名刺では、既存のデザインを変更するには手間がかかります。新たな印刷にも時間とコストがかかります。その点デジタル名刺は、アプリやソフトを使用してデザインの変更が簡単にできます。デザインの可変性は高く、用途や取引先の業種などに応じたデザインに柔軟に対応できる流動性の大きさも特徴です。

名刺のペーパーレスのデメリット

名刺のペーパーレスには多くのメリットがある一方、知っておきたいデメリットもあります。では、デジタル名刺のデメリットを見ていきましょう。

低いデジタル名刺の普及率

現在の日本では、デジタル名刺の普及率はまだ高いとは言えないでしょう。デジタル名刺の交換は、同じようにデジタル名刺を使っているか、デジタル名刺を使えるデバイスを持っている人でなければ交換ができません。そのため、デジタル名刺を使っていない人との情報交換に格差が生じます。そのため、紙の名刺も常に携行しておく必要があります。しかし、デジタル名刺の普及は確実に進んでいくと考えられます。

名刺の情報管理を一元化

企業や個人の多くが紙の名刺を使用し、デジタル名刺と紙の名刺が共存する現状では、名刺情報の一元管理には、情報の統一をはかることが不可欠です。そのため、受け取った紙の名刺をスキャンして、デジタルデータに変換する必要があります。また、デジタル名刺の統一フォーマットも確立していないため、デジタル名刺同士の仕様が異なるケースへの対応も必要です。

デジタル名刺の管理の安全性

安全で安定的にデジタル名刺を管理するには、通信障害やシステム障害に備えたデータのバックアップ、定期的なシステム検証の体制が不可欠です。
デジタル名刺は管理や社内の情報共有が簡単で、扱いやすいと考えられがちですが、システム障害などで一瞬にしてデータを喪失するリスクも生じます。そのため、常に名刺データのバックアップ、名刺管理システムや管理体制の定期検証も重要です。その作業のためには、システム管理などスキルのある人員の確保も必要です。これは、紙の名刺管理では必要のなかった技術です。この作業を社内で行うか、専門業者へ外注するか、支援体制を求めるかなど自社に適した方法を見つけましょう。

サーバー・セキュリティ

名刺管理の安全性には、データを保管するサーバーのセキュリティ確保も必須です。個人情報となる名刺データは、クラウド上で保管し、外部との連携で活用するという特徴があります。運用にはセキュリティ対策が重要となり、連携先企業の品質・検証も必要です。サーバーからのデータの送受信の暗号化（SSL化）、ログインの二重認証など、最低限のセキュリティ管理はクリアしておきましょう。

情報漏洩の防止

現在のデータ管理は、いかなるものであっても情報漏洩（ろうえい）の危険があると認識する必要があります。ハッキングやウイルス攻撃は、日常的に発生している危険です。リスクを最小限にとどめるため、強固な対策の構築は企業のモラルであり、コンプライアンスにかかわる問題です。個人情報が漏洩した場合は、会社が失う社会的損失は大きなものがあることを念頭に、セキュリティ対策に万全を尽くす必要があります。

ランニングコスト

名刺のペーパーレスは、デジタル名刺によるビジネスの効率化に貢献します。しかし、デジタル管理の安全性の確保、日進月歩のIT技術へ対応する人材確保、育成などのコストも発生します。ペーパーレス化が自社にもたらす費用対効果を検証し、効果的な導入計画を立てましょう。専門事業者からの支援や外部システムとの連携などの検討もおすすめします。

世界のデジタル名刺事情

名刺交換の頻度の高い日本では、Sansan株式会社の「Eight」など名刺データ管理ソフトのサービスが提供されています。しかし、デジタル名刺はまだ導入時期にあります。
同じ名刺交換の文化圏である中国のデジタル名刺普及率は高く、多くのビジネスマンが「WeChat」などを介してデジタル名刺を利用しています。「WeChat」を介した名刺交換では、電話番号やメールアドレスが交換直後にリスト化されます。またオランダでは、握手するだけでデジタル名刺が交換できる腕輪が登場しています。
このように、世界的に名刺に関するIoT技術が発展するなか、今後の動向に注目していく必要がありそうです。