セキュリティ対策を強化して名刺管理にひそむリスクを回避しよう

投稿日:2020年11月10日  更新日:2021年05月19日

セキュリティ対策を強化して名刺管理にひそむリスクを回避しよう

セキュリティ対策を強化して名刺管理にひそむリスクを回避しよう

企業による個人情報の流出などのセキュリティ事故は年々増加し、企業規模を問わず頻繁に耳にする状況が続いています。そのため、個人情報保護の意識が高まる昨今、このようなセキュリティ事故に見舞われた場合、企業の信頼の失墜はその後の企業活動に大きく損失を与えます。名刺管理におけるセキュリティの対策強化は、今や重要なポイントとなっています。
ここでは、名刺管理に潜むリスクとセキュリティ対策の必要性、強化に関連する法規についてご説明します。

名刺の管理については下記もおすすめです。
ミスなく発注!名刺の発注依頼メールで気をつけること
名刺管理に活躍!名刺管理ソフトのメリットとデメリット
取り扱いには細心の注意を!名刺の個人情報
名刺クラウドサービスの活用
名刺の悪用を防止!
名刺のペーパーレス

名刺の不適切な管理によって生じるリスク

名刺の不適切な管理によって生じるリスク

名刺の不適切な管理は、個人情報の流出や名刺を悪用されるなど、さまざまなリスクにつながります。また、企業活動全体の信頼性が揺らぎ、リスク管理に対する企業倫理、安全管理への姿勢を問われることにもつながります。不適切な管理を防ぐための社内ルール、体制強化をおすすめします。

盗難・紛失

名刺の盗難被害や紛失は、会社の信用消失に発展する可能性があります。また、顧客情報の活用に支障をきたし、営業活動が非効率になり業務の発展を遅らせます。 また、受け取った名刺の盗難・紛失は、名刺の悪用による得意先への多大な迷惑、さらには損失の発生につながる危険もあり、双方に多大な損失を招く可能性があります。

なりすまし

不当に入手した名刺を悪用し、あたかもその人物になりすまして意図的に悪意のある行為で、評判を落とさせたり、なりすました相手の名義で契約を結ばれるケースも報告されています。 また、注文していない代引商品が大量に届く、複数の会社から商品が納入され費用を請求されるといった嫌がらせを受けるケースもあります。
会社の評判を落とすだけでなく、金銭的な被害も発生しています。なりすましによる悪質な営業活動で、不特定多数の消費者に被害が及び、訴訟になるなどさまざまな事例が見られます。また、一流企業の名刺を使った結婚詐欺など、近年、なりすましの被害は拡大傾向にあります。

ストーカー

自宅を仕事場にするフリーランスや個人事業主の増加で、ストーカー被害が起きる危険性が高まっています。名刺への自宅住所やプライベートの電話番号の記載は、これらのリスクを高めることをしっかり自覚しましょう。名刺の個人情報を悪用したストーカー被害に会わないためには、事前に個人情報を公開しないための対策を十分にしておく必要があります。費用は発生しますが、バーチャルオフィスの利用や私書箱、電話転送サービスの利用など、ストーカー防止対策に有効なサービスの利用を検討してみましょう。

不当な勧誘

名刺情報の流出から、執ような営業電話や勧誘、大量の迷惑メールなどが日常化しています。 パソコンや携帯電話へのセキュリティシステムの導入や、安易にアンケートなどに応じない姿勢も求められます。

名刺の悪用については下記もおすすめです。
名刺の悪用を防止!

名刺の適切な管理方法とは

名刺の適切な管理方法とは

名刺の紛失、盗難リスクを回避し、必要なときに必要なデータを取り出すためには、安全で効率的な名刺管理システムの導入がおすすめです。悪用の防止策は、渡す相手や場所を選ぶことが第一です。不用意に不特定多数が集まる交流会やイベントなどで名刺を渡さない。また、個人情報は可能な限り掲載しないことも大切です。

名刺の一元管理の効率性と注意点

名刺は、名刺管理システムを使った一元管理が効率的です。顧客の名刺データをいつでも、どこでも利用できることによって、営業活動の効率があがり企業活動の活性化に役立てられます。また、社内での情報共有により、営業利益の拡大だけでなく、社内の交流も活発になり部署間の新しい交流刺激が生まれる可能性もあります。
ただし、名刺の管理システムのセキュリティが脆弱(ぜいじゃく)では、情報漏洩の危険性が高まります。名刺管理システム導入に当たっては、効率性だけでなく、導入システム、提供企業の安全管理にも注意し、信頼できる名刺管理システムであることを十分に吟味する必要があります。

名刺管理システムの選び方

名刺管理システムを選ぶには、プライバシーマークを取得しているかなどの安全性の確認が肝要です。クラウド型の管理システムでは、各自のスマートフォンやパソコンにデータを残さないシステムをおすすめします。データがスマートフォンやパソコンに残らなければ、万が一スマートフォンやパソコンが紛失した場合のリスクにも対応が可能です。
さらに、名刺管理システム、提供企業、また自社のデータセンターのセキュリティ対策、名刺データ通信の暗号化、アクセス履歴の確認、管理などの管理体制、運用体制も忘れずにチェックしましょう。
同時にデータの個人保管禁止、パスワード管理ルールの周知などの社員教育も不可欠です。さらに、運用にはパスワードの定期的な変更、アクセス権を持つ端末の管理など段階別にルール設定、管理体制の構築も大切です。

名刺のクラウドサービスについては下記もおすすめです。
名刺クラウドサービスの活用

名刺管理ソフトの機能

名刺管理ソフトには、名刺の情報を自動で読み取り、取得年月順に並べ替える、同一人物のデータの重複を防止できる名寄せ機能など、自社に合った機能が整備されているかもチェックしましょう。

名刺の管理ソフトについては下記もおすすめです。
名刺管理に活躍!名刺管理ソフトのメリットとデメリット

不要になった名刺の処分方法

不要になった名刺は、復元ができない方法で廃棄するのが鉄則です。会社が定めた廃棄ルールに従い、シュレッダーや廃棄ボックスの使用などの整備、安全に処分するルール、対処方法に関する社員への教育、周知が必要です。
社員の退職時の名刺の回収、機密保持の誓約書の取り交わしなども社内規定に定めること、担当部署、担当者を決めて置くことも大切です。
また、廃棄専門業者に委託する場合も、安全性が確認できる事業者で情報漏洩を防止のプライバシーマークを取得している事業者を選び、廃棄証明書を受け取るようにします。

名刺の破棄については下記もおすすめです。
注意!名刺の捨て方

名刺データに関連した法案

名刺データに関連した法案

2020年の改正個人情報保護法

個人情報保護法では、これまで5000人以上の企業が対象でした。しかし、2020年に改正された改正個人情報保護法によって、その対象範囲は個人事業主、非営利団体、自治体などに拡大され、ほぼすべての事業体が対象になりました。
さらに、個人情報の第三者への提供時には、本人にその旨を通知して了承を得ると同時に、個人情報の提供項目を個人情報保護委員会に届け出る義務が設定されたことに注意し、手順を遵守しましょう。
個人情報の漏洩を防止策として、「組織的安全管理」「人的安全管理」「物理的安全管理」「技術的安全管理」の4つの安全管理への対応が求められます。

名刺の個人情報保護については下記もおすすめです。
取り扱いには細心の注意を!名刺の個人情報

特定電子メール法

特定電子メール法は、迷惑メールやチェーンメールを規制、防止するための法律です。広告営業メールの発信には、取引相手の名刺などの書面で取得したメールアドレスにのみ、広告営業メールを送ることを認めた「オプトイン方式」が導入されています。
ただし、相手に送ることができるメールは、DM送信への同意確認メール、もしくは契約や取引に関する通知に付属的な広告掲載メールだけであることに注意しましょう。 不当な手段で取得した名刺データ、購入した名簿のメールアドレスにDMメールを送ることは、違法行為になります。

まとめ

名刺には、個人情報が記載されているため安全に管理する必要があります。自社のセキュリティや運用を見直し、確認体制を維持しましょう。また、社内での名刺管理や名刺破棄のルールについても、全体で共有できる環境づくりに努めましょう。常にセキュリティレベルが最善であることに注意しましょう。

関連するお勧め人気記事