名刺の適切な管理方法とは
名刺の紛失、盗難リスクを回避し、必要なときに必要なデータを取り出すためには、安全で効率的な名刺管理システムの導入がおすすめです。悪用の防止策は、渡す相手や場所を選ぶことが第一です。不用意に不特定多数が集まる交流会やイベントなどで名刺を渡さない。また、個人情報は可能な限り掲載しないことも大切です。
名刺の一元管理の効率性と注意点
名刺は、名刺管理システムを使った一元管理が効率的です。顧客の名刺データをいつでも、どこでも利用できることによって、営業活動の効率があがり企業活動の活性化に役立てられます。また、社内での情報共有により、営業利益の拡大だけでなく、社内の交流も活発になり部署間の新しい交流刺激が生まれる可能性もあります。
ただし、名刺の管理システムのセキュリティが脆弱（ぜいじゃく）では、情報漏洩の危険性が高まります。名刺管理システム導入に当たっては、効率性だけでなく、導入システム、提供企業の安全管理にも注意し、信頼できる名刺管理システムであることを十分に吟味する必要があります。
名刺管理システムの選び方
名刺管理システムを選ぶには、プライバシーマークを取得しているかなどの安全性の確認が肝要です。クラウド型の管理システムでは、各自のスマートフォンやパソコンにデータを残さないシステムをおすすめします。データがスマートフォンやパソコンに残らなければ、万が一スマートフォンやパソコンが紛失した場合のリスクにも対応が可能です。
さらに、名刺管理システム、提供企業、また自社のデータセンターのセキュリティ対策、名刺データ通信の暗号化、アクセス履歴の確認、管理などの管理体制、運用体制も忘れずにチェックしましょう。
同時にデータの個人保管禁止、パスワード管理ルールの周知などの社員教育も不可欠です。さらに、運用にはパスワードの定期的な変更、アクセス権を持つ端末の管理など段階別にルール設定、管理体制の構築も大切です。
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名刺管理ソフトの機能
名刺管理ソフトには、名刺の情報を自動で読み取り、取得年月順に並べ替える、同一人物のデータの重複を防止できる名寄せ機能など、自社に合った機能が整備されているかもチェックしましょう。
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不要になった名刺の処分方法
不要になった名刺は、復元ができない方法で廃棄するのが鉄則です。会社が定めた廃棄ルールに従い、シュレッダーや廃棄ボックスの使用などの整備、安全に処分するルール、対処方法に関する社員への教育、周知が必要です。
社員の退職時の名刺の回収、機密保持の誓約書の取り交わしなども社内規定に定めること、担当部署、担当者を決めて置くことも大切です。
また、廃棄専門業者に委託する場合も、安全性が確認できる事業者で情報漏洩を防止のプライバシーマークを取得している事業者を選び、廃棄証明書を受け取るようにします。
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