取り扱いには細心の注意を!名刺の個人情報

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投稿日:2019年09月10日  更新日:2019年11月21日

取り扱いには細心の注意を!名刺の個人情報

取り扱いには細心の注意を!名刺の個人情報

名刺には、個人を特定できる情報が書かれています。そのため「個人情報」に定義されます。
これはあくまで「扱われ方で個人情報保護法の対象になる」という意味であり、名刺交換のように慣例・風習の範囲内で使用する限りは法律の対象にはなりません。
しかし、名刺をデータベース化し、その情報が入ったパソコンやタブレットを紛失してしまうなど、意図せずに情報が外部に流出した場合は、個人情報保護法違反になります。
今回は、名刺と個人情報保護の関係について、解説していきます。

名刺は個人情報か

名刺は個人情報か

名刺は、氏名や電話番号、所属組織などが記載されているため、扱われ方によって「個人情報保護法」の対象になります。では、個人情報保護法の対象になる場合とそうでない場合には、どのような違いがあるのでしょうか。

名刺が個人情報保護法の対象として扱われない場合

名刺は、生きている個人のものである限り個人情報ですが、以下のような場合は個人情報保護法の対象とはなりません。
紙情報として第三者に渡す
名刺入れを紛失する
現在の個人情報保護法の制定目的は、「個人情報を取り扱う事業者の遵守すべき義務を定め、個人の権利や利益を守る」ことです。
つまり個人情報保護法は、「個人情報を取り扱う業者」に「個人を特定可能な情報を守る義務」を課すものです。そのため名刺を所有する個人が名刺入れをなくしたり、紙情報として第三者に手渡したりしても、この法律で保護する対象とはなりません。
ビジネスの場で名刺を交換する行為は、上述の「紙情報として第三者に手渡す場合」に該当し、この時点では個人情報保護法の対象にはなりません。しかし、名刺を会社がデータベース化したり、リスト化したりした時点で、個人情報保護法の対象になります。この点については、次項で詳しく解説します。

名刺が個人情報保護法の対象として扱われる場合

名刺が個人情報保護法の対象となるのは、以下のような場合です。
名刺を50音順にファイリングする
名刺をデータベース化して検索できるようにしている
先に述べたように、個人情報保護法は個人情報を取り扱う事業者へ向け、保有している個人情報を守る義務を課すものです。
名刺をファイリングしたり、データベース化したりした時点で、個人情報保護法でいう「個人情報データベース」を保有・管理していることになり、個人情報取扱事業者としての規制の対象になります。
この個人情報データベースとは、「容易に検索できるように、何らかの規則(50音順、年代順など)でまとめた情報」です。そのため、ただ名刺を集めただけでは個人情報データベースにはなりません。
つまり、例えば受け取った名刺を箱のなかに放り込んだままバラバラに保管している状態では個人情報保護法の対象にはなりませんが、名刺を体系的に整理して保管すればデータベースとして扱われ、個人情報保護法の対象になるわけです。

守秘義務違反に注意

では、個人情報データベースを保管する事業者でなければ、個人情報の取り扱いを徹底しなくてもよいのかというと、そんなことはありません。社員の一人が他企業の方と交換した名刺を紛失するようなことがあれば、その社員が所属する企業にとって大きなマイナスだといえるでしょう。
また、紙の名刺そのものは名刺交換した社員個人に所有権がありますが、名刺に書かれた情報を会社の承諾なしに使っていいかどうかはまた別の話です。前の会社の就業時に交換した名刺を持ち出し、転職先企業の営業に活用することは認められないケースが多く、従わなければ「守秘義務違反」となり、会社から損害賠償を求められる可能性があります。
個人レベルであったとしても、名刺管理はきちんと行う必要があるといえるでしょう。

個人情報のセキュリティを強化するには

個人情報のセキュリティを強化するには

個人情報の管理義務がある事業者にとって、個人情報の流出は絶対に避けるべきことです。
個人情報管理を徹底するには、企業単位で名刺をデータ化し、セキュリティ対策を万全に整えた環境下で保管するのが効果的です。
そのためにおすすめなのが、「名刺管理ソフト」の活用です。名刺管理ソフトはスキャナ、スマートフォンなどで名刺画像を取り込みデータ化し、セキュリティを守りながらローカルやクラウド上で管理できます。 必要な時に名刺データを検索・活用でき、さまざまなビジネスシーンに対応することも可能です。
ここでは、数ある名刺管理ソフトのなかからおすすめのソフトを2種類ご紹介します。

名刺ソリューションCAMCARD BUSINESS

スマートフォンで名刺を撮影することで自動的にデータ化を済ませ、クラウド上で保管できるサービスです。
データ化の速度が非常に速く、企業同士で名刺情報を共有することも可能なため、営業活動を効率的、建設的に行うことができます。使用に複雑な操作は一切要らず、容易に名刺をデータベース化できます。

やさしく名刺ファイリング PRO

スキャナやスマートフォンで取り込んだ名刺画像を、高精度OCRエンジンによって非常に早くテキストデータに変換してデータベース化できるソフトです。データの保管先はクラウド上だけではなく、ローカル環境を選ぶこともできるため、クラウド利用が難しい企業でも導入可能です。
またパッケージ形式のソフトであることから、毎月の利用料などが必要ありません。

名刺の管理ソフトについては下記もお勧めです。
名刺管理に活躍!名刺管理ソフトのメリットとデメリット

個人情報が書かれた名刺を廃棄・処分するには

個人情報が書かれた名刺を廃棄・処分するには

先に述べたように、生きている人のものである限り、名刺は個人情報です。
電子データベース化し、不要になった紙の名刺をそのままゴミ箱へ捨てることは避けなければなりません。
紙の名刺を廃棄・処分する際には、以下の事柄に気をつけてください。

名刺の原本・コピーともに、シュレッダーにかける

名刺は個人情報の宝庫です。そのままゴミ箱に捨てれば情報漏えいの危険があります。
シュレッダーにかけて廃棄し、情報が漏れないようにしましょう。原本だけでなく、コピーがあれば忘れずシュレッダーで処分してください。

相手に渡した名刺を処分したい時は、「廃棄証明書」を依頼

年賀状印刷などで、業者に名刺を渡すこともあります。渡した名刺を処分したい場合は、「廃棄証明書」を依頼しましょう。このひと手間で、外部からの情報漏えいを防ぐこともできます。

データ化した名刺はバックアップ

データ化した名刺は、バックアップをとりましょう。スマートフォンやパソコンのトラブルなどでデータが消えた場合にも、備えておけば安心です。

名刺を破棄のタイミング

データベース化しても、名刺をすぐに処分するのは避けましょう。まれではありますが、名刺交換をしたあとに、それぞれの名刺が話題にのぼることもあります。少なくとも、頻繁に会う人、近々会う予定がある人の名刺は、紙でも残しておくようにしましょう。それ以外の場合でも、処分までには約1年の期間を設定することをおすすめします。1年間に仕事上の関わりが希薄だったり、相手と会わなかったりした場合に、紙の名刺を破棄するなど、破棄のルールを決めておくといいでしょう。

まとめ

名刺の取り扱いは、個人情報保護法と密接な関係があります。
中小企業や個人事業主、自治会など、「データベース化した個人情報を事業利用している事業者」すべてが個人情報保護法の対象になります。法律に抵触しないためにも名刺の取り扱いには、細心の注意が必要です。セキュリティ強化のために、名刺管理ソフトの使用も検討してみてはいかがでしょうか。

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