名刺入力で業務効率の向上を実現！データ化と活用方法について解説｜東京名刺センター

投稿日：2021年05月25日　　更新日：2021年05月31日

名刺入力で業務効率の向上を実現！データ化と活用方法について解説

ビジネス開始時に不可欠とされるのが、名刺交換。しかしその後の管理を、社員個人に任せてしまっているという企業もあるのではないでしょうか。顧客や取引先の名刺は、企業の資産ともいえます。新規プロジェクトの展開や既存事業のテコ入れなどの際には、名刺から得られるデータがおおいに役立つでしょう。さらに将来に向けた全社的な業務効率化やDX化のためにも、社内に散在する名刺をデータ化していく必要があります。ここでは大量の名刺をデータ化する方法や、その活用について解説していきます。

名刺をデータ化する意味

これまで紙の名刺が、ビジネスツールとして大きな役割を果たしてきました。名刺をデータ化することには、どのような意味があるのでしょうか。データ化の利点とその背景を解説します。

既存の名刺管理の課題

名刺は、ビジネスにおける人間関係構築の起点です。時には大きなビジネスチャンスのきっかけとなることもあります。しかし既存の名刺管理には、数多くの課題が存在します。もっとも大きな問題となるのが、名刺のデータが共有されないことです。初対面での名刺交換の後で、通常は社員個人に管理が任せられます。その他に、イベントなどでも名刺を収集する場合がありますが、都度担当者がそのまま管理し、バラバラに保管されるということも少なくありません。
共有する機会があっても、せいぜい部署どまりです。なかには紛失したり、個人のデスクやキャビネットの中に入れられたまま忘れられたりするなど、情報として価値化されない名刺も数多くあると考えられます。名刺の情報をムダにしたままでは、営業チャンスを逃す可能性も出てきます。本来であれば優良顧客化できる人物や企業の情報が、他部署や他プロジェクトに留まってしまい、営業部隊にもたらされないという結果となります。
また情報共有が徹底されていないと、非効率な作業が行われる可能性もあります。同じ顧客に複数のアプローチが集中する、DM発送やメール送信で重複データへの作業が何度も行われてしまうということも起こり得ます。紙の名刺の場合、回し読みをする以外共有の方法がありません。ファイリングをしたとしても、どこか一か所で物理的に管理をするため、情報を幅広く活用するのが難しくなります。

名刺をデータ化するメリット

名刺のデータ化は上記で述べたような課題を含め、さまざまな問題への解決策を提供します。紙の名刺ではどれほど優れたファイリング術を使っても、検索はできません。データ化によりキーワードによる検索や絞り込みといった手法が可能となり、条件にマッチした顧客や取引先の情報を瞬時に呼び出せます。
紙の名刺は保管場所の確保が必要で、日ごとに増える名刺の管理が面倒です。データ化すれば散逸のおそれがなくなり、保管場所にも困ることはありません。重複データの処理が簡単にできるので、同じ相手に各部署から何度も連絡してしまうのを避けられます。
共有できない課題も、データ化で一掃されます。部署の垣根を越えて、情報を全社的に共有することも可能です。閲覧権限を付与しながらの共有も可能なため、個人情報の管理の仕方を段階的に変えられます。名刺の置き忘れや紛失による個人情報漏えいのリスクが軽減し、一元管理の下、セキュリティを高めることができます。
また名刺の場合、1枚1枚にメモを付けなければいつの情報か不明となりがちです。名刺の持ち主に対して、重ねてアプローチが行われていても、名刺だけでは判断できません。データであれば情報更新が容易で、常に最新の情報を利用できます。新たな動きがあれば、補足情報の追加も可能です。

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名刺管理に活躍！名刺管理ソフトのメリットとデメリット

名刺をデータ化する方法

名刺をキーボードから入力する場合には、以下の方法があります。
社内スタッフ
外部の入力サービス
社内人材を使う場合には、入力のための新たなコストはかかりませんが、作業時間が必要となるため他の業務を圧迫する可能性があります。スタッフによっては入力に慣れておらず、なかなか作業が進まない場合も出てきます。
外注では入力に特化したサービスの利用で精度の高い仕上がりが期待でき、社内リソースを温存できます。期限内に作業を完了させられるので、データ活用についての計画を立てやすいという点もメリットといえるでしょう。一方で依頼する内容によっては、多額のコストが発生する可能性もあります。

名刺スキャナ利用

コンパクト設計の名刺スキャナには、専用の名刺管理ソフトが付帯している場合が多く、データ化後の管理も楽にできます。一括で大量に処理が可能な機種もあり、名刺の枚数に合わせて導入できます。またレンタルでの利用サービスも提供されているので、購入しなくても必要に応じて使うという方法もあります。
デメリットとしては、文字認識の精度が低い場合、状態を見ながら手直しが必要となるケースがあります。スキャナの仕様によっては、手作業で1枚ずつ読み込ませるという機種もあり、枚数が多いと手入力と同じくらいの時間がかかる可能性があります。

アプリ利用

スマートフォンのカメラを利用する名刺管理用アプリでは、新たな機材の導入の必要がありません。すき間時間を使って手軽に作業ができ、データ管理用のクラウドストレージが利用できます。ただスマートフォンという機器の仕様上、1枚ずつしか処理できないのが大きなデメリットです。また文字認識の精度は、アプリによってかなりの違いがあります。名刺そのものを画像として保存するだけの、簡易的な設計のものもあります。

名刺データの活用

名刺データの活用は、顧客データベース構築を大きく飛躍させるでしょう。名刺をデータ化すると、付帯情報をひもづけて管理できるようになります。社内人材との関連性、初回コンタクトの日付や状況といった詳細内容や、現在の相手との関係性なども情報として引き出せるようになります。
一つひとつの情報を孤立したままにせず、関連性を見いだしてつなげることも可能です。人脈の可視化によって、新たなビジネスの可能性も生まれます。社内・社外のコラボレーション候補選びや営業活動のターゲティング・アプローチなど、条件によって最適化された人物を特定し、リスト化するのも容易です。
最新の情報確認が可能な顧客データベースがあれば、取引状況やアプローチの段階を客観的に見ることができます。見込み客候補の発見から、顧客への育成といったプロセスにはおおいに役立つでしょう。名刺のデータ化により、名刺管理が効率的な事業展開に結び付いていくことが期待されます。

まとめ

どれほど優れたファイリング手法を用いても、紙のままの名刺管理には限界があります。キーワードで検索し、欲しい情報をすぐに探し出すには、データ化が必須です。人とのつながりこそが、事業運営の大きな力となります。営業や顧客関連業務を効率化し、成果に結び付けていくためにも、名刺のデータ化が急がれます。入力にはいくつかの方法がありますが、コストや機密性、かけられる時間などを検討しながら自社に適したものを選択していきましょう。