デジタル名刺の作成方法と導入時に知っておきたい情報をまとめて解説

投稿日:2021年05月12日  更新日:2021年05月18日

デジタル名刺の作成方法と導入時に知っておきたい情報をまとめて解説

デジタル名刺の作成方法と導入時に知っておきたい情報をまとめて解説

新型コロナウイルスの影響は、社会の各所に大きな変化をもたらしました。ビジネスシーンにおける、オンラインによる非接触の営業や商談の一般化もそのひとつです。これまで当たり前に行われてきた名刺交換の場が失われたことで、デジタル名刺のニーズが急速に高まっています。従来の名刺よりも多くの情報を提供できるデジタル名刺は、コロナ禍が収束してもビジネスの利便性を高めるツールとして活用され続けると考えられます。ここではデジタル名刺を作成する方法や、導入するうえで知っておきたい情報をまとめて解説していきます。

デジタル名刺の基本知識

デジタル名刺の基本知識

デジタル名刺という名称は知っていても、実際にどのように使うのか、何が良いのかよくわからないという人もいるのではないでしょうか。最初にデジタル名刺の基礎的な知識と、利用するメリットを解説していきます。

オンライン名刺の概要については下記もおすすめです。
オンライン名刺とは?

デジタル名刺のしくみ

デジタル名刺とは、オンライン上で名刺情報を表示させるしくみやサービスです。事前に名刺に必要なデータや表示させたい情報を登録し、オンライン上に保存します。 デジタル名刺を表示させる方法は、アプリとURLの2つがあります。相手が同じアプリを利用している場合には、モバイル端末で二次元コードの交換をしてお互いに表示することができます。 パソコンの場合にはURLをWeb会議画面に貼り付ける、メールで送るなどの手段で情報を相手に伝えて表示してもらいます。二次元コードも同時に添付されるので、モバイルで名刺データを表示すれば情報を画像として保存できます。

デジタル名刺のメリット

情報共有
紙の名刺の場合、コピーするか内容を端末に入力する以外、情報共有がなされません。受け取ったまま忘れてしまうと、机やキャビネットの中に死蔵されるおそれがあります。デジタル名刺であれば最初からデータとなっているため、情報共有がしやすくなります。
自社作成したデジタル名刺は、共有できる範囲を自由に設定することが可能です。社内でも閲覧できるようにしておけば、在籍する社員の情報をお互いに確認できて便利です。

更新が容易
デジタル名刺の大きなメリットは、紙で印刷するのに比べて情報の更新が容易なことです。既存の名刺では、所属や役職の変更にともない名刺を新たに作成しなければなりません。仕上がるまで時間がかかり、名刺の空白期間ができてしまいます。デジタル名刺であれば、ほぼリアルタイムでの更新も可能です。

印刷・廃棄コストの低減
名刺の作成には印刷や用紙のコストがかかります。所属がたびたび変わる、プロジェクトごとに名刺が必要といった業種では、印刷代や使わなくなった名刺の廃棄コストが負担となります。短期間のみ必要な名刺をデジタル名刺に置き換えできれば、名刺にかかるコストの軽減が可能です。

掲載情報の拡充
紙の名刺に記載できる情報は、ごく限られています。細かな文字でさまざまに書き込まれている名刺も見かけますが、読みやすいとはいえません。デジタル名刺では各社員の基本的な情報に加え、さらに詳細な情報も掲載できます。 企業サイトへのリンクを張れば、取引拡大に貢献するかもしれません。紙の名刺に印刷した二次元コードからデジタル名刺のデータを表示し、詳細情報を確認できるようにするといった利用法もあります。

ファイリング作業の効率化
紙の名刺とは違い、物理的なスペースを必要としないためファイリング作業が不要となります。並べ替えや検索など、データならではの活用にもつなげられます。

デジタル名刺普及の背景

デジタル名刺普及の大きなきっかけとなったのが、新型コロナウイルスの流行です。外出自粛が求められるなか、テレワークが急速に浸透しました。東京商工会議所の会員中小企業を対象とした調べによると、緊急事態宣言下においては7割近いテレワーク導入率となったことがわかっています。会合、商談、営業といった企業活動の多くがオンライン化され、初対面同士の名刺交換の場ではデジタル名刺が使われることとなりました。

またそれ以前から市場のグローバル化により遠隔地同士での取引が増加し、国内外を問わずオンラインでのビジネス関係の構築が一般化していました。IT技術の進歩により、ビジネス利用に耐えうるインフラが整備されていたことで、デジタル名刺が普及するベースは十分に整っていたのです。
デジタル名刺の需要が伸びたことを受け、名刺管理サービス各社がオンライン名刺交換機能の提供を拡大させています。SFAシステム、CRMシステムを手がける企業からの参入も急増し、今後もデジタル名刺関連市場の拡大が予測されます。

デジタル名刺の作成方法

デジタル名刺の作成方法

次に具体的なデジタル名刺の作成について解説していきます。

アプリ・ツール・サービスを利用

デジタル名刺ではデータをオンライン上に格納するため、それを表示する二次元コード(QRコード)・URLの作成が必要となります。情報を登録するためには、アプリやサービスを活用するか独自でサイトを作成する必要があります。

名刺管理ツールを使う場合には、紙の名刺を作成した際の入力済みデータが活用可能です。またスマートフォンを使うアプリによっては、紙の名刺を撮影して情報を取り込むことができるものもあります。いずれの方法でも、オンライン上に名刺が表示できるページを作成することでどこからでも情報を見られるようになります。ツールやアプリサービスではデータの保存や閲覧も、サービスを提供する会社のクラウドストレージが利用できます。

一方独自サイトの作成をして名刺情報を開示する場合には、自社サーバーやレンタルサーバーを利用してデータの保管場所を確保する必要があります。
※QRコードは(株)デンソーウェーブの登録商標です。

デジタル名刺の作成手順の例

どの方法でデジタル名刺を作成するかにもよりますが、一般的な作成手順の例としては以下のようなものがあります。

オンラインタイプ:
サイトにアクセスし、情報を登録・編集。完了したら作成ボタンを押すと二次元コード・URLが生成される。

アプリタイプ:
アプリをダウンロードし、アカウントを作成。画面から情報を登録・デザイン編集。完了したら作成ボタンを押すと二次元コードが生成される。相手側も同じアプリを持っている場合には、二次元コードをスワイプ交換できる。

名刺管理サービスタイプ:
個人のプロフィールページのURLを送付し、そこに表示された二次元コードから相手に名刺画像を送ってもらう。 Web会議システムによっては、背景画像に二次元コードを表示させる機能もあります。オンラインで打ち合わせをする際に、詳細な情報を確認してもらうのに役立ちます。

デジタル名刺を作成する際の留意点

デジタル名刺を作成する際の留意点

デジタル名刺を作成・運用するにあたり、導入コストと活用効果のバランスを図る必要があります。サービスによっては、利用する人数次第で多額のコストがかかるものもあります。デジタル名刺の利用が必要な部署や職種を検討し、費用対効果を図ります。

従来型名刺と併用する際の扱い方についても、一定のルールを定めておく必要があります。管理システムを統一しておかないと同じ人物のデータが重複し、混乱が生じます。
デジタル名刺のサービスを選ぶ際には、端末との親和性も確認しておきましょう。例えばパソコンでは表示できないといった制限があると、その場で相手方が閲覧できない、編集がしづらいといった問題が発生する可能性もあります。

デジタル名刺は便利なアイテムですが、自社側の事前のデータ登録や受け取ったデータの取り込みや登録・管理が必要です。適切に運用するためには、それらの作業を確実に実施しなければなりません。
また表示するためには通信環境が必須となるため、オフラインでは機能しないことにも注意が必要です。
ひと口にデジタル名刺といっても、利用するサービスによって使える機能は異なります。データベース機能・更新機能・交換機能・外部サービス連携など、提供会社による特徴を確認し、自社や業務に合うサービスを選択していきましょう。

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まとめ

テレワークが広く浸透した今、デジタル名刺は今後のビジネスシーンに欠かせない存在になると予測されます。すでにさまざまなサービスやアプリが提供されており、導入に際してのコストや利用に応じた課金が必要となる場合もあります。本格的な導入の前に無料サービスやお試し期間の利用などを活用するのがおすすめです。実際に使ってみないと使いやすさ、必要な機能などは見定められません。社員の意見を取り入れながら、自社の事業に適したデジタル名刺作成を比較検討していきましょう。