新時代の営業に必須のデジタルツール!オンライン名刺の作成方法

投稿日:2021年01月21日  更新日:2021年01月29日

新時代の営業に必須のデジタルツール!オンライン名刺の作成方法

新時代の営業に必須のデジタルツール!オンライン名刺の作成方法

オンライン名刺とは、オンライン上でやりとりができる名刺の総称です。オンライン名刺は、対面での名刺交換ほか、ウェブ会議やオンライン商談などでもやりとりができます。 IT化が進む現代、業務効率のアップや営業力強化に役立つデジタルツールとして、オンライン名刺を活用する企業が増えています。そこで、これからオンライン名刺を導入したいと考えている方や、どのようなものなのか詳しく知りたいという方に向けて、オンライン名刺の作り方や活用法について紹介します。

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オンライン名刺の作成方法3選

オンライン名刺の作成方法3選

オンライン名刺は、従来の紙の名刺の代わりに、オンライン上で名刺データをやりとりします。しかし、現状では決まったフォーマットやスタンダードな作り方はありません。さまざまなサービスや方法が模索されている段階だといえるでしょう。
ここでは、現時点における代表的な作成方法を3つ紹介します。

1.名刺管理ツールの機能を利用する

紙の名刺を管理するのに便利な「名刺管理ツール」の中には、名刺のデータ化やリスト化、検索、社内共有といった機能のほかに、「オンライン名刺機能」を搭載しているツールもあります。
このようなツールやアプリを利用すれば、現在使っている紙の名刺のデータを利用して、オンライン名刺を作成できます。また、同じツールやアプリを使っている人とシステム上でオンライン名刺交換することも可能で、簡単にオンライン名刺システムを導入できます。
ただし、それぞれの名刺管理ツールによって、使える機能は異なります。オンライン名刺機能の有無はもちろん、操作性やセキュリティ、使い方などもそれぞれのツールによって異なるため、事前にサービス内容を確認しておきましょう。

2.オンライン名刺用のウェブページを作成する

イラストレーターやデザイナーといった職業の人の中には、ウェブ上に自己PRのためのポートフォリオを作っている人もいます。このようなウェブページの中には、自分の名前や屋号、連絡先などを載せたページがありますので、これも「オンライン上の名刺(=個人情報を伝達するためのツール)」といえるでしょう。
これと同じように、名刺画像や、名刺に記載する情報を簡便にまとめたウェブページを作ることで、オンライン名刺の代わりとして活用もできます。ただし、この場合、意図しない相手に個人情報が閲覧される可能性もあります。そのため、パスワードを設定するなどセキュリティを意識した工夫が必要でしょう。

3.ウェブ会議の背景ツールを活用する

オンライン名刺交換の代表的な活用シーンの一つに、ウェブ会議があります。ウェブ会議では、任意の背景画像の設定ができ、自動で自分の姿と合成させた画面にオンライン名刺の表示ができます。
背景画像上に、名刺データを直接表示したり、二次元コードでオンライン名刺にアクセスするように設定できます。オンライン名刺は会議前、会議中など、相手が望む時にいつでも情報確認ができます。 また、ウェブ会議以前に会議資料などと一緒にメールで相手に届けられます。背景用のオンライン名刺画像を自動で作成できるツールなどを利用すれば、手軽に導入ができます。
ただ、ウェブ会議が終わると画像は消えますので、名刺情報がわかるウェブページを用意したり、ウェブ会議後に議事録と一緒に名刺データを送ったりするなど相手の手元に情報が残るようにしましょう。

オンライン名刺ツールの選び方

オンライン名刺ツールの選び方

オンライン名刺を作成できるツールには、さまざまなものがあります。ここでは、作成ツールの選び方のポイントを紹介します。

1.掲載できる情報やデザイン

オンライン名刺のデザインは、紙の名刺に近いものから、ウェブ用に特化したものまでさまざまです。自社の名刺をそのまま取り込んでオンラインでも使えるようにすることも可能ですし、各種リンクや画像なども活用したオンライン専用の名刺を新しく作成もできます。
それぞれの名刺ツールや作成方法によって、掲載できる情報やデザインが異なります。用途や企業の方針などに応じて作成すると、オリジナリティーのある情報発信ができます。従来の紙の名刺より、情報量を多くでき、情報更新への対応も自由度が高いと言えます。
また、相手に常に最新の名刺情報を保存していただけます。所属部署が変わったり、勤務地が変わったりなどの情報発信が、新たなビジネスチャンスをつくり出すこともあるでしょう。

2.セキュリティ

オンライン名刺には、個人の名前や会社の所属といった情報が記載されています。そのため、安易に誰でも見られるような形で公開してしまうと、意図しない相手に個人情報が渡ってしまうリスクがあります。名刺に記載する内容に応じたセキュリティを検討しましょう。

3.利便性

オンライン名刺は、名刺管理ツールと連携してさまざまな機能が使えたり、ウェブ会議の背景提示したり、メール添付でも送れるなど、さまざまな利便性があります。多様なシーンで活用できるオンライン名刺をどのように活用するか。時間や距離などの問題で面談が難しい相手も、オンライン名刺交換によって、新しい交流ができます。オンライン名刺ならではの利便性を生かして、相手からどのようなアクションを期待するのかなどを検討してみることで、これまでにないビジネス展開が生まれるかもしれません。
たとえば、オンラインの展示会やウェビナー受講者とオンラインでの名刺交換を通して、問い合わせにつながることも期待ができます。過去の実績のアピールや問い合わせフォームへのアクセスしやすさを検討し、可能性を最大限に生かすことをおすすめします。
また、自社の名刺をそのままオンラインで使いたい場合は、オンライン名刺変換機能がついたシステムを利用するのが適切でしょう。自社の活用シーンをあらかじめ想定したうえで、希望通りの使い方ができるツールを選びましょう。

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オンライン名刺のメリット・デメリット

オンライン名刺のメリット・デメリット

最後に、オンライン名刺のメリットとデメリットについて紹介します。オンライン名刺の導入を検討する際に役立ててください。

1.オンライン名刺のメリット

オンライン名刺のメリットとして、最初にあげられるのが、幅広い活用方法です。紙の名刺のようにサイズの制限がありません。さまざまな情報とリンクさせたり、ウェブ会議の際の話題に使ったりすることもおすすめです。
また、オンライン名刺は新しいサービスですから、相手の印象に残りやすい、興味を持ってもらいやすい、というメリットもあるでしょう。
操作方法や活用法などを話題にしながら、会話をつなげ商談に入れるため、営業活動のアイスブレイクとしても役立ちます。オンライン商談は、便利な反面、心理的な距離をいかに近づけるかという課題もありますが、これまでの交流域を広げるという利点もあります。まずは、交流を広げていきながら、親交を深めていくことに着目してもよいのではないでしょうか。

2.オンライン名刺のデメリット

さまざまなメリットのあるオンライン名刺にも、新しいサービスだからこそのデメリットがあります。
その一つが、オンライン名刺の普及率です。
先方が、オンライン名刺やウェブ会議に慣れていない方だった場合、オンラインでの名刺交換にストレスを感じてしまう可能性があります。オンライン名刺を活用する際は、常に相手の立場に立ち、配慮を忘れないようにしましょう。特に、ジェネレーションギャップへの気配りは大切かもしれません。
また、セキュリティに関する注意も必要です。オンライン名刺のセキュリティ強化には、有料の専用ツールや名刺管理システムのサービス利用など適切な予算化が、これからのビジネスモデルの進展につながるものとなるでしょう。
ただし、これらのツールを利用するには、システムメンテナンスなどで名刺交換や名刺情報の参照ができない時間が出てくる可能性もあります。システムメンテナンスのスケジュールなどを事前にチェックする業務計画を社内で共有しましょう。

3.オンライン名刺を営業活動に役立てるためのポイント

オンライン名刺を効果的に活用するためには、事前にどのような使い方が自社に適しているかを検討し、導入プランを立てておくことが大切です。ウェブ会議を行う際、紙の名刺の代替として一時的に使うだけであれば、紙名刺のデータをそのままオンライン名刺として利用するのが、一番簡単で確実な導入方法だといえます。しかし、それはあくまでもウェブ名刺活用の導入期の一時的な対応と考えた方がいいかもしれません。なぜなら、オンライン名刺の普及率は、今後拡大していく傾向にあるからです。
一方、オンライン名刺が持つ多機能性を活用し、自社サイトなどに誘導したり、商品・サービスのアピールを積極的に行ったりするには、名刺管理ソフトと連動するのが効果的な方法です。
名刺管理ソフトのオンライン名刺機能を利用すれば、自社に適したオンライン名刺のデザイン作成は比較的簡単にできます。他社からの名刺管理も容易になります。顧客の名刺情報共有や、営業推進資料の作成サポート、リアルタイムでの情報更新など、多様なサービスの活用で業務効率化と業績アップが期待できます。
自社での活用方法を検討し、戦略的にオンライン名刺を使っていくことは、これからの時代を先取りしていくうえで必要な取り組みとなるでしょう。

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まとめ

名刺のあり方も、時代とともに変化していきます。インターネットでの商談や会議が増えていくなか、今後の企業活動の効率化のためにも、オンライン名刺の導入は検討に値する時期に来ています。 また、新型コロナウイルス感染症の拡大は、テレワークの進化や営業活動の変容を加速させているといえます。これを好機と捉え、自社にとってベストなオンライン名刺の活用法や導入プランについて検討してみることをおすすめします。

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