ウェブ会議でのオンライン名刺の活用と手順

投稿日:2021年02月02日  更新日:2021年02月04日

ウェブ会議でのオンライン名刺の活用と手順

ウェブ会議でのオンライン名刺の活用と手順

オンライン名刺は、ウェブ会議を効率的かつスムーズに進めるツールとして効果的です。ウェブ会議システムは、インターネットを用いてバーチャル会議を行うシステムです。新型コロナウイルスの感染予防対策として、ウェブ会議やオンライン商談の利用頻度が高まり、それに伴いオンライン名刺の活用も増えました。ここでは、ウェブ会議やオンライン商談におけるオンライン名刺の活用方法とともに、代表的な5つのウェブ会議ツールを紹介します。

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ウェブ会議でオンライン名刺を使うときのメリット・デメリット

ウェブ会議でオンライン名刺を使うときのメリット・デメリット

ウェブ会議は、遠方の相手との商談や打ち合わせに活用されてきました。しかし、新型コロナウイルス感染症の予防対策として導入されたテレワークや外出自粛を背景に、日常のビジネスシーンでも活用が推奨される状況が続いています。 ここでは、ウェブ会議でオンライン名刺を使うメリット・デメリット、必要性について、解説します。

ウェブ会議の主なメリット・デメリット

ウェブ会議を実施する主なメリットは、
場所、働き方を問わずに参加できる
低コストで導入が可能
移動コスト、時間削減の効果がある
ウェブ会議は場所や時間にとらわれず、さまざまなコストを削減し、生産性を上げることが最大の魅力です。
一方、デメリットは、以下の3点です。
通信環境に影響される
セキュリティリスクへの対応が求められる
表情や雰囲気が伝わりにくいことがある
良好な通信環境とセキュリティの備え、デメリットを回避してウェブ会議を行うことが大切です。

ウェブ会議におけるオンライン名刺の必要性

ウェブ会議は手軽にミーティングを始められますが、ビジネスの場である以上は、対面の時と同じように名刺交換による情報交換、あいさつが必要です。そのために効果的な役割を果たすのがオンライン名刺です。
オンライン名刺には、
お互いの会社名や所属など、名刺情報が瞬時に確認できる
紙の名刺と異なり、名刺をきらしてしまうことがない
名刺管理システムとの連動により、名刺データの管理が簡単
オンライン名刺には、紙の名刺より多くの情報を掲載できる
特に、初めての相手とウェブ上で会議や商談を行う場合などは、お互いの情報を伝え合う必要があります。オンライン名刺はそんな時に最適なコミュニケーションツールです。
ウェブ会議、オンライン商談の一般化が進む今、オンライン名刺は新しいビジネススタイルに不可欠なツールになっています。

ウェブ会議でのオンライン名刺作成と交換の手順

ウェブ会議でのオンライン名刺作成と交換の手順

ウェブ会議や、オンライン商談のためのオンライン名刺の作成、名刺交換の手順について解説します。

■名刺作成の手順

オンライン名刺を作成するには、主に以下の二つの方法があります。
紙の名刺のデジタル化
アプリやソフトウエアを用いて、紙の名刺をデジタル化する方法です。名刺をスキャンしたり、スマホで写真を撮影するなどの簡単な方法で、紙の名刺情報をそのままデジタル化しオンライン名刺として使用できます。
デジタル名刺作成ツール・アプリを利用
デジタル名刺作成ツールやアプリに登録し、会社名や氏名、住所、電話番号などの必要情報を入力して、提供されているデザインを選択すると、デジタル名刺が作成されます。

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■ウェブ会議での名刺交換の手順

ウェブ会議でオンライン名刺を交換する方法は、いくつかあります。使用するウェブ会議ツールなどによって異なるため、あらかじめその方法を把握しておきましょう。
二次元コードを使用
あらかじめ名刺情報を二次元コード化しておきます。相手方にその二次元コードを読み取ってもらうと、名刺情報が表示されます。二次元コードは、メールやチャットなどでも送付でき、画面上に表示させる方法もあります。 二次元コードの作成方法は、自動作成アプリを使用する方法が一般的です。
メールで送付する(データを送付/URLを送付)
名刺データやデータダウンロード用のURLをメールに添付して送信します。この方法は、人を選ばず、ほぼすべての相手方に名刺情報を容易に確認していただけるメリットがあります。ただし、想定した閲覧者以外の人にも簡単に情報を読み取られるリスクもあります。
ウェブ会議の背景に配置
名刺データや二次元コードを、ウェブ会議の背景に設定できます。一度背景に設定されたデータを用意しておけば、何度でもその背景を利用できます。ウェブ会議のたびに名刺データの送信を行う必要はありません。
名刺管理ツールの名刺交換機能を利用
名刺管理ツールによっては、ツールに名刺交換機能が搭載されているものもあります。

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おすすめウェブ会議サービス5選

おすすめウェブ会議サービス5選

ウェブ会議を円滑に行うためには、ウェブ会議サービスの選び方も重要なポイントです。どのサービスを利用するのかによって、オンライン名刺の交換方法にも違いが生じることがあります。 ここでは、代表的な5つのウェブ会議についてご紹介します。

■Zoom

最も注目され、普及しているオンライン会議サービスの一つがZoomです。Zoomには、以下の特徴があります。
無料プランと有料プランがある。無料プランは、利用時間が40分などの制限があります。
画面の背景に名刺表示が可能です。
データの圧縮率が高く、やり取りがスムーズです。
Zoomは、オンライン会議サービスとして世界的に利用されています。汎用性に優れ定評があります。有料プランでは、時間制限がなく会議を行えます。各種外部ツールとの連携も可能で、オンライン商談など生産性向上にもつなげられます。
Zoom

■Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、Microsoft社が運営するウェブ会議ツールです。
無料プランと有料プランがあります。ただし、無料プランでは、ユーザー数が5名までなどの制限があります。
OCR機能で名刺の情報を自動的に読み取ります。
Office365や名刺管理サービスSansanとの連携により、オンライン会議でのオンライン名刺交換が簡単です。
Microsoft TeamsとSansanを連携させれば、カレンダー機能を活用して日程調整のタイミングで名刺データを交換したり、同僚の名刺を一斉送信したりできます。
Microsoft Teams

■V-CUBEミーティング

V-CUBEミーティングは、導入実績5,000社以上、オンライン会議ツールとしてNo.1シェアを誇ります。(出典:2020 ビデオ会議/ウェブ会議の最新市場とビデオコミュニケーション機器・サービス動向)Microsoft TeamsとSansanの連携により、オンライン商談での名刺交換もスムーズです。 その他にも
Office365との連携ができます。
Office365により、シングルサインオンが可能です。
多言語会議では、リアルタイムの自動翻訳が活躍します。この自動翻訳機能はV-CUBEミーティング独自のものとして、高い評価を受けています。
V-CUBEミーティング

■ベルフェイス

営業支援ツールとして、業界シェアトップのベルフェイスは、オンライン名刺交換機能も実装しています。
オンライン商談システムのリーディング企業で、1,300社導入実績があり、高い信頼性があります。
二次元コードで、オンライン名刺交換が可能です。
Sansanとの連携により、名刺のデータをそのまま営業顧客リストに利用することが可能です。
ベルフェイスは、名刺交換から名刺データ管理までの一連の流れを効率化できます。顧客管理だけでなく、メール配信なども可能で、名刺のデータを多様に活用できます。
ベルフェイス

■ホットプロファイル

ホットプロファイルは、名刺管理に営業支援の機能を搭載したツールです。特長は、以下の通りです。
名刺の写真を撮影するだけで、簡単にオンライン名刺管理ができる。
Zoomとの連携により、オンライン商談やウェブ会議に対応している。
営業支援ツールとして、名刺データを営業促進に利用ができる。
営業活動を意識しながら名刺を管理できるのが、ホットプロファイルの強みです。
ホットプロファイル

まとめ

新型コロナウイルス感染拡大の影響により、対面での会議や商談が制限され、テレワークが推奨されています。この状況から、今後もオンライン名刺交換の注目度は上がることでしょう。オンライン名刺はツールやアプリを利用することで、簡単に作成できる環境が充実してきました。さらに、ウェブ会議ツールの活用は、取引先や顧客拡大につながり、オンライン名刺交換の手順も広く知られるようになってきました。 この記事で紹介したウェブ会議の特徴やメリットを比較しながら、時代に即した自社に最適なオンライン名刺管理ツールの活用をおすすめします。

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