オンライン名刺交換でデジタルトランスフォーメーションを目指す

投稿日:2021年01月21日  更新日:2021年01月29日

オンライン名刺交換でデジタルトランスフォーメーションを目指す

オンライン名刺交換でデジタルトランスフォーメーションを目指す

インターネットの発展に伴って、近年、実際に顔を合わせて話す機会が減少傾向にあります。それに加え、新型コロナウイルス感染症の拡大が、さらにリアルな関係性を持つ機会の希薄化に拍車をかけたといえるでしょう。これら2つの要因によって、注目されているのが「オンライン名刺交換」です。オンライン名刺交換は、インターネット時代、そして、ウィズコロナ、アフターコロナ時代のトレンドとなっていくと予想されています。そこで、ここではオンライン名刺交換の特徴や活用法について説明します。

オンライン名刺で急速に変わるビジネス

オンライン名刺で急速に変わるビジネス

テレワークを導入する企業が増加する中で、オンラインによる商談も増えました。しかし、このようなオンラインの営業活動では、対面に比べると得られる情報量が限定的になってしまいがちです。
そこで、オンライン名刺を活用し、わかりやすく、かつ正確にお互いの情報を理解しあうことが大切になってきます。デジタルトランスフォーメーションを進めるために、オンライン名刺を活用しましょう。

オンライン名刺交換とは

オンライン名刺交換とは、オンライン上で確認できるオンライン名刺を、ウェビナーやウェブ会議、オンライン展示会、オンライン商談などバーチャルな空間で名刺を交換することを指しますが、その流れは、時間・空間を超えた営業展開や、業務推進全体の流れを包括した新しい概念と捉えることもできます。
オンライン名刺は、印刷する必要がなく、これまで直接顧客とかかわる機会の少なかったバックオフィスの社員にも、普及していく傾向が見られます。コストや労力を削減できる利点を生かして、個人が気軽に名刺を持てるという点でも、オンライン名刺交換は新しい可能性を開くかもしれない魅力を秘めていると見ることもできます。

オンライン名刺に掲載できる情報

オンライン名刺は紙の名刺とは異なり、「定められた紙の大きさの中に情報を集約しなければいけない」という縛りがありません。そのため、企業名や所属部署、氏名といった基本的な情報のほか、写真やイラスト、二次元コードなど、自由に多様な情報の掲載ができます。お互いの印象が薄くなりがちなオンライン商談ですが、顔写真や全身のイメージ写真など、イメージの訴求を強くできます。名前と同時に顔や姿を連動させることで、相手の記憶に残りやすくなり、より親近感を高める効果も生まれます。
ただし、あまりに多くの情報を一度に名刺に掲載してしまうと、印象が分散されることにもなりかねません。何を伝えるべきかを吟味し、掲載する情報を選びましょう。
具体的に掲載できる情報量や内容は、使用するオンライン名刺作成ツールなどによっても変わります。自社の伝えたいイメージ、情報量などに合わせてツールを選択することも大切です。

オンライン名刺の作成については下記もおすすめです。
新時代の営業に必須のデジタルツール!オンライン名刺の作成方法

オンライン名刺のセキュリティ

オンライン名刺のセキュリティレベルは、利用するアプリやツールによって左右されます。
たとえば、ウェブサイト作成ツールなどを使用してウェブ上にプロフィールページを作成し、オンライン名刺の代わりに活用した場合、その名刺情報は誰でも閲覧できることになります。そのため、想定していないリスクが生じる可能性もあります。
ビジネスにおいて、取引先の信用を得ることは大切です。そのために、セキュリティに対する高い配慮が求められます。オンライン名刺の作成や利用に際しても、セキュリティを意識した運用を心掛ける必要があります。
おすすめなのは、有料の名刺管理ツールなどを利用し、提供されているセキュリティをしっかり活用していくことです。オンライン名刺機能に搭載された通信の暗号化や、定期メンテナンス、名刺データのダウンロード制限機能、ログ取得の可否といったセキュリティに関するポイントを事前にチェックし、安心と安全、信頼を守ることが企業利益につながります。

オンライン名刺の特徴

オンライン名刺の特徴

オンライン名刺を利用する上での特徴、オンラインならではの強みを理解しておきましょう。

1.非接触の名刺交換

新型コロナウイルス感染症の拡大に伴い、名刺を含む「対面による行動様式」に対する意識が変化しています。
安心、安全な営業活動を行っていくために、対面・非対面を問わず、相手に接触しない名刺交換ができるのは、オンライン名刺は大きな特徴であり、強みです。

2.リアルタイムの情報をキャッチ

異動などによって名刺の情報に変更があった場合、これまでは、新しい名刺を取引先に渡したり、もらったりすることで名刺情報の更新を行ってきました。
しかし、オンライン名刺であれば、新たな名刺交換をしなくても、自動的にオンライン上の名刺情報を書き換え、情報を更新することが可能です。そのため、取引先の情報が古いままというリスクは生じません。常に最新の情報をお届けできます。しかも、わざわざ名刺を渡す必要もありませんので、相手の時間を煩わすこともなく、移動の時間も必要がありません。瞬時に、相手に必要な情報を伝えられます。
ただし、具体的なサービスや機能は、それぞれのオンライン名刺ツールなどによって異なります。ツールの導入には、活用目的に応じた選択が必要です。

3.顧客情報管理の手間を削減

オンライン名刺を名刺管理システムと連動させ、自動で顧客情報を管理できます。名刺情報を入力したり、読み込ませる必要がなく、顧客管理の事務コスト、労力を大幅に削減できます。 オンライン名刺情報を、関連部署内や営業先、テレワーク中などからユビキタスに共有できます。必要に応じた顧客の名刺情報の確認で、業務効率が数段アップします。

4.営業活動の効率化に生かせる

オンライン名刺を活用すれば、メルマガ配信などの顧客データリストの作成、アプローチリスト、見込み客リストなどの販売促進資料の作成が可能です。 オンライン名刺の導入による営業力の強化、業務効率化、企業競争力の向上は、未来志向の社員教育に生かすこともでき、躍進的な企業文化の育成にもつながります。

オンライン名刺については下記もおすすめです。
オンライン名刺とは?

オンライン名刺交換における手法とマナー

オンライン名刺交換における手法とマナー

オンライン名刺は新しい文化ですから、「まだあまりなじみがない」という会社も少なくありません。現段階におけるオンライン名刺交換の方法やマナーについて紹介します。

1.オンライン名刺交換の4つの方法

主なオンライン名刺交換の方法をご紹介します。
・URLや二次元コードにアクセスしてもらう
名刺データにリンクしたURLや二次元コードにアクセスして、名刺データを閲覧してもらう方法です。オンライン名刺用のアプリやツールを使っていない相手でも、ブラウザ上から情報を確認でき、誰でも簡単に利用できる方法です。
・vCard (.vcf ファイル)形式で送信する
「vCard」とは、電子名刺の規格のことです。
名刺データを「.vcfファイル」として保存して送信する方法です。送信は、ほかのファイルと同様にメール添付したりファイル転送サービスなどを使って送れます。
・オンライン名刺のアプリを利用する
さまざまなオンライン名刺アプリのサービスを活用して、やりとりを行う方法です。相手方と同じオンライン名刺サービスを利用していれば、送受信やオンライン上での顧客情報管理も簡単です。

オンライン名刺のアプリについては下記もおすすめです。
オンライン名刺アプリ 徹底比較おすすめ10選

・ウェブ会議の背景に名刺デザインや二次元バーコードを設置する
ウェブ会議の背景画像に、背景用にデザインされた名刺データや、名刺データにアクセスできる二次元コード、顔写真などを表示させて、名刺の代わりにする方法です。話題性が高いため、アイスブレイクに活用するのもおすすめです。

オンライン名刺交換については下記もおすすめです。
オンライン名刺の交換方法・作成やその他活用方法

2.オンライン名刺交換のマナー

オンライン名刺は、最近になって生まれた新しいコミュニケーションツールです。利用者は増加傾向にありますが、未だ「一般的である」とは言い難いでしょう。そのため、オンライン名刺を利用する際は、渡す相手への配慮も大切です。
オンラインで名刺交換をする際に意識しておきたい手順、ポイントをご紹介します。
・オンライン名刺を導入していることを事前に相手に知らせる。
・オンラインでの名刺交換の承諾を得る。
・オンライン名刺交換に必要な使い方について、フォローする。
インターネットに関する知識や習熟度は、人によって違います。相手が操作方法に悩んでいるようなら、すかさずフォローを入れましょう。その場合、相手が不快感や不安感を抱かずにオンライン名刺交換ができるよう、あるいはオンライン名刺を気持ちよく受け取ってもらえるように気を配ることを忘れないようにしましょう。
ただし、「○○してください。次は○○です」などと畳みかけるような説明は、ぶしつけに聞こえます。また、相手を焦らせないテンポでの進行にも、注意しましょう。
「○○というアイコンがありましたら、タップしていただけますか?」
「名刺の画面が表示されたでしょうか?」
「画像は、ブラウザに表示されているだけで保存されておりません。あとからご確認いただくために、スクリーンショットなどで画像を保存していただければ幸いです」
といったように、丁寧にサポートします。
同時に、相手が不安そうに見えたら、「ウェブ会議後にメールで同じ内容を送信いたします」と伝え、先方の負担を軽くする気遣いも大切です。

まとめ

オンラインでのやりとりが増える中で、オンライン名刺交換も広がる傾向があります。簡単に情報を共有でき、利便性も向上しています。インターネットを活用した営業活動で、遠方の相手とも気軽にやりとりができるというメリットは、これからも注目されていくことでしょう。しかし一方で、直接顔を合わせないことから、印象に残りにくい、差別化がしづらいといったデメリットも見られます。オンライン名刺の特長を知り、うまく活用すれば、デメリットを軽減し、売上アップや業務効率アップにつなげられます。

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