オンライン商談の進め方
1.事前準備
オンラインでの商談を顧客と行うことになった場合、事前準備が最も大切なステップです。商談の日時やインターネット環境の確認はもちろんのこと、こちら側主導で招待する場合、相手の参加人数や参加者の名前を把握する必要があります。
また、必要な資料がある場合は、事前にメールで送る、または商談時にシステムを介して共有できるようにアップロードしておきましょう。
オンライン商談に慣れていなかったり大量の資料を使用したりする場合は、事前にシミュレーションしておくと当日の進行がスムーズです。資料を出すタイミングや画面共有の手順などを確認し、操作方法や進行に苦戦して利便性を損なわないように注意しましょう。
2.商談
どのように商談を開始するかはシステムによって異なりますが、相手を待たせることがないように、招待する側が先に待機しておくことがマナーです。
しかし、初めての相手と行う商談は、相手の反応が読めないためどう進めたらいいか迷ってしまうでしょう。その場合、オンライン商談でも名刺交換の場があると、本題に入る前の話題ができます。対面の商談でも、「お名前どう読むのでしょうか」「こういった事業も行っているのですね」など、名刺が話のきっかけとなった経験があるのではないでしょうか。オンライン名刺で場を和ませることで、商談に入りやすくなります。
商談中はカメラで相手の表情を確認できますが、対面時に比べて相手の感情や反応がわかりにくいことがあります。その場合、説明を区切って疑問点があるか投げかけてみましょう。
自分の画面や資料を共有して相手に説明するときは、説明している部分をカーソルで大きくなぞると、どの部分を説明しているかわかりやすくスムーズです。
また、話を聞く際は、相手からどう見えるかを考え、視覚的、聴覚的に伝わりやすい相づちを心がけましょう。
3.商談後
対面での商談と同じように、商談後は電話やメールでお礼や確認事項の伝達をしましょう。
その際、オンライン名刺を交換していると、商談後の連絡もスムーズです。
オンライン名刺はデータですので、何枚配っても減りません。商談の最後に、「連絡先はこちらです」としてもう一度オンライン名刺を提示するのもおすすめです。顧客がオンライン名刺を保存し忘れていても、チャットをさかのぼる手間がかかりません。
また、ある程度やり取りを重ねた顧客であれば、オンライン商談の感想や改善点を聞いてみるのもおすすめです。今後の改善点が見つかるかもしれません。
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