オンライン名刺の交換方法・作成やその他活用方法

投稿日:2020年07月30日  更新日:2020年09月07日

オンライン名刺の交換方法・作成やその他活用方法

オンライン名刺の交換方法・作成やその他活用方法

新型コロナウイルス (COVID-19)流行の影響で、私たちの生活は外出自粛要請が出された2020年3月以降に大きく変化しました。この変化は、ビジネスモデルにも大きな変革をもたらしたといえるでしょう。そのひとつが、オンラインによる名刺交換を推奨する動きです。
ここでは、IT化とオンライン化が加速するビジネスシーンにおいて、必要になるオンライン名刺とその活用方法についてみていきたいと思います。

IT化とオンライン

IT化とオンライン

ビジネスシーンにおいて「業務のIT化」といった言葉を耳にすることがあります。それではIT化とはどんなことをいうのでしょうか。
ITとは「Information Technology(インフォメーションテクノロジー)」の略でテキスト・画像・動画・音声などをデジタル情報として扱う技術の総称で、日本語訳では「情報技術」です。
ビジネスシーンでのIT化は「効率化」と言い換えることができます。例えば、紙ベースの資料やマニュアルなどをデジタル化すると、膨大な情報をデータとして整理できます。データベース化すると、目的の情報を素早く簡単に検索でき、業務を効率化できるでしょう。
また、IT化はオンラインと組み合わせると、リアルタイムでのサービス提供が可能となります。ネットバンキングはIT化とオンラインを組み合わせたサービスの一例です。一般社団法人 日本IT団体連盟は、社会のデジタル化を第一に考える「デジタルファースト」施策を提言しています。社会のIT化、オンライン化は、今後ますます進んでいくでしょう。

オンライン名刺作成

オンライン商談時に相手に情報を伝えることができるオンライン名刺は、今後普及していくと考えられます。
現状、オンライン名刺は商談時にチャットやメールで送るのが一般的です。したがって、事前にデータとして渡せるように作成しておく必要があります。
代表的な例としては、自分の名刺データを相手が確認できるように、QRコードやURLを作成する方法があります。また、名刺のデータを画像として保存し、そのまま送れるようにするのもひとつの方法です。 ※QRコードは(株)デンソーウェーブの登録商標です。
いずれにしても、名刺のデータを所持していないと作成できません。まずは名刺の印刷会社や、自社の名刺を管理している部署に問い合わせてみましょう。

オンラインでの名刺交換

オンライン上での名刺交換方法はさまざまです。 一般的なのは、作成したオンライン名刺をオンライン商談時の共有画面やチャットに表示させて、相手に取り込んでもらう方法です。
また、名刺の画像データをメールやチャットで送付する方法もあります。
会社のロゴやキャッチコピーなど、名刺にはさまざまな情報が詰まっています。名刺の裏面で業務や商品を紹介しているケースもあるでしょう。オンラインで名刺を交換できれば、そういった自社イメージも伝えられます。これからは、対面できない相手とはオンラインで名刺交換することが重要になってくるでしょう。

オンライン商談システム

オンライン商談システム

オンライン名刺を使用するのは、初めての相手とのオンライン商談システムを使った商談時です。

1.オンライン商談システムとは

オンライン商談システムとは、顧客や他部署の人と対面せずに商談や打ち合わせができるツールを指します。通常のビデオ通話に加え、簡単な操作でビジネスシーンに対応した機能を利用できるため需要が高まっているビジネスツールです。ここでは、注目度が高いオンライン商談システムの特徴や代表的なシステムを紹介します。

2.メリット・デメリット

オンライン商談システムには多くのメリットがあります。一番のメリットは時間の短縮です。訪問先に移動する時間が必要ないため、1日の商談可能数が増加して業務の効率化を図れます。また、資料や画面の共有によって、通常の商談と変わらない情報のやり取りも可能です。
一方で、注意しなければならないデメリットもあります。システムはインターネットを介して利用するため、どちらかの通信環境が不安定な場合、やり取りに苦戦する可能性があります。また、相手の反応を感じ取る点では直接の商談に比べて劣る部分があり、慣れるまではイメージ通りの商談を行えないかもしれません。

3.代表的な商談システムの紹介

続いて、企業の商談でよく使われるオンライン商談システムを紹介します。一通りの使い方をチェックしておくと、先方から商談ツールの指定があった場合も安心です。
・bellFace( ベルフェイス)
・Skype(スカイプ)
・Calling(コーリング)
・Zoomミーティング(ズーム ミーティング)
・Microsoft Teams(マイクロソフト チームズ)

オンライン商談の進め方

1.事前準備

オンラインでの商談を顧客と行うことになった場合、事前準備が最も大切なステップです。商談の日時やインターネット環境の確認はもちろんのこと、こちら側主導で招待する場合、相手の参加人数や参加者の名前を把握する必要があります。
また、必要な資料がある場合は、事前にメールで送る、または商談時にシステムを介して共有できるようにアップロードしておきましょう。
オンライン商談に慣れていなかったり大量の資料を使用したりする場合は、事前にシミュレーションしておくと当日の進行がスムーズです。資料を出すタイミングや画面共有の手順などを確認し、操作方法や進行に苦戦して利便性を損なわないように注意しましょう。

2.商談

どのように商談を開始するかはシステムによって異なりますが、相手を待たせることがないように、招待する側が先に待機しておくことがマナーです。
しかし、初めての相手と行う商談は、相手の反応が読めないためどう進めたらいいか迷ってしまうでしょう。その場合、オンライン商談でも名刺交換の場があると、本題に入る前の話題ができます。対面の商談でも、「お名前どう読むのでしょうか」「こういった事業も行っているのですね」など、名刺が話のきっかけとなった経験があるのではないでしょうか。オンライン名刺で場を和ませることで、商談に入りやすくなります。
商談中はカメラで相手の表情を確認できますが、対面時に比べて相手の感情や反応がわかりにくいことがあります。その場合、説明を区切って疑問点があるか投げかけてみましょう。
自分の画面や資料を共有して相手に説明するときは、説明している部分をカーソルで大きくなぞると、どの部分を説明しているかわかりやすくスムーズです。
また、話を聞く際は、相手からどう見えるかを考え、視覚的、聴覚的に伝わりやすい相づちを心がけましょう。

3.商談後

対面での商談と同じように、商談後は電話やメールでお礼や確認事項の伝達をしましょう。
その際、オンライン名刺を交換していると、商談後の連絡もスムーズです。
オンライン名刺はデータですので、何枚配っても減りません。商談の最後に、「連絡先はこちらです」としてもう一度オンライン名刺を提示するのもおすすめです。顧客がオンライン名刺を保存し忘れていても、チャットをさかのぼる手間がかかりません。
また、ある程度やり取りを重ねた顧客であれば、オンライン商談の感想や改善点を聞いてみるのもおすすめです。今後の改善点が見つかるかもしれません。

まとめ

デジタル化が進む日本のなかでも、名刺は手渡しする文化が根強く残っています。しかし、在宅ワークが増え訪問が難しくなっている状況では、名刺交換のあり方は大きく変わっていくでしょう。 そのなかでも営業効率や仕事の質を落とさないためには、オンライン名刺やオンライン商談を理解することが必要です。今までの名刺や商談と併用していきましょう。

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