オンライン名刺を活用する企業が増加中！これからのビジネスに必須のツールとは？

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2021/02/02 13:00:00

投稿日：2021年02月02日　　更新日：2021年08月27日

オンライン名刺を活用する企業が増加中！これからのビジネスに必須のツールとは？

オンライン名刺は、新型コロナウイルス感染症の流行に伴う「新しい生活様式」の一つとしても注目を集めています。実際に、経団連による「オフィスにおける新型コロナウイルス感染予防対策ガイドライン」
（出典：一般社団法人日本経済団体連合会https://www.keidanren.or.jp/policy/2020/118_guideline1.html）
にも「名刺交換はオンラインで行うことも検討する」との記載があります。 ビジネスのあり方が急速に変化していく昨今、ますます広がっていくと予想されるオンライン名刺の動向について見ていきましょう。

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急速に利用が広がるオンライン名刺

オンライン名刺とは、オンライン上で名刺の情報をやりとりできるツールや、データを指します。 名刺管理ツールと連動してシステム上で交換ができるものもあれば、URLや二次元コードにアクセスして閲覧したりダウンロードしたりできるものもあります。まだ歴史の浅いオンライン名刺ですが、近年急速に利用が広まり、さまざまなタイプのものが登場しています。

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データで見るオンライン名刺交換の広がり

Sansanが提供するオンライン名刺のサービス利用では、URLを使ったオンライン名刺交換は2019年5月時点では平均1,500件／日でしたが、2020年5月には平均2,000件／日に増加しました。実に1年間で伸び率は1.3倍以上です。 さらに、二次元コードを使ったオンライン名刺交換は、2020年1月が30件／日だったのに対して、約1年後には450件／日と15倍の急成長を見せています。
（出典：ITmediaビジネスONLINE「Zoom背景にQRコード　Sansanのオンライン名刺の実力https://www.itmedia.co.jp/business/articles/2006/04/news027_2.html)
このデータからは、直接URLにアクセスするオンライン名刺交換の利用件数が多くなっていますが、二次元コード経由のオンライン名刺交換も急速な拡大が予測されます。スマートで読み込みやすい二次元コードは、アクセスが容易で利便性が高く、今後より多くの利用の伸びが期待できます。

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急成長！オンライン名刺が利用できる法人向け名刺管理サービス

法人向け名刺管理サービスは、名刺の管理や名刺情報を社内で共有できるシステムです。紙の名刺情報を取り込み、名刺データの保存、共有、重複データの名寄せなどの名刺管理機能を活用できます。 近年、このような名刺管理サービスにオンライン名刺の作成や管理、交換のサービスを付帯したものが登場し始めました。
さらに、2019年に130.5億円だった法人向け名刺管理サービスの市場は、2022年には152億円規模になると予想されています。
（出典：シード・プランニング「法人向け名刺管理サービスの市場動向」2021年1月8日発表プレスリリースhttp://www.seedplanning.co.jp/press/2021/2021010801.html）
このようなオンライン名刺の普及は、法人向け名刺管理サービス市場の成長だけでなく、新しいビジネススタイルの拡大をも意味しています。

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今後のビジネス成長に不可欠なオンライン名刺

加速するIT社会で、オンライン名刺の活躍の場は今後飛躍的に広がります。社会全体が新型コロナウイルス感染の拡大で、対面交渉だけに頼るビジネススタイルのリスクを経験し、オンライン名刺活用のルールづくり、新しいビジネススタイルの取り込みに挑戦しています。今後、「リアルな名刺活用」から「オンライン名刺活用」へ流れは定着していくでしょう。
自分の所属やビジネス情報をリアルタイムに伝える「名刺」文化は、時代に応じたスピード感を獲得しました。オンライン上のビジネス折衝に、オンライン名刺は最も効果的なツールです。これからのビジネススタイルに、よりマッチするツールとして、さらに価値観を増していくでしょう。

「働き方改革」がもたらすテレワーク・オンライン会議の増加

政府が推進する「働き方改革」の一つに、「テレワークの推進」がありました。さらに、2020年2月から続く新型コロナウイルス感染に対する拡大防止策として、総務省はテレワークの積極的な活用の勧告をしました。これらは、2020年以降、企業のテレワークやオンライン会議の推進を急速に増加させています。
では、テレワークやオンライン会議への取り組みには、どのようなメリット、デメリットがあるのでしょう。ここでは、それらを整理してみます。

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テレワーク・オンライン会議のメリット

テレワークやオンライン会議のメリットには、以下のような点が挙げられます。
コスト削減
社員の交通費削減はもちろん、出社する社員の減少はオフィスの面積の縮小を可能にして、オフィスの賃料や光熱費などの削減も実現します。
時間効率の向上
通勤時間や取引先への移動時間の減少は、業務時間の見直し、効率化の検証を促し、より生産性の高い業務にシフトするスケジュール管理の合理化を促します。また、オンライン会議は、時間制約の大きいビジネスキーマンとの面談にも、より多くの機会を提供します。
業務効率化
オンライン会議やテレワークは、ペーパーレス化や業務効率化にもつながります。これまで慣例的に行っていた無駄な業務をなくすことで、より効率的な業務設計ができるようになります。
ビジネスエリアの拡大
オンラインであれば、物理的な距離という大きなハードルを越えて、遠方の相手とも気軽に打ち合わせができます。これは、販路の拡大にもつながります。
BCP（事業継続計画）対策
テレワークやオンライン会議のシステム整備を行っておくことで、感染症の流行や災害の発生、交通網の麻痺といったトラブルに対応できます。アクシデントが起こった際に、事業の中断や停止を回避しやすくなります。各社員が自宅からでも業務を継続できるよう、日ごろから備えることは新しいビジネスへの責務になっていく時代がはじまっています。敏速な対応は、会社の紹介に大きく役立つでしょう。
ワークライフバランスの実現
出社しなくて業務が遂行できる環境づくりで、子育てや介護などプライベートの時間が確保しやすくなります。ワークライフバランスを実現できる会社は、「働きやすい会社」と見なされ優秀な人材を得やすくなるでしょう。

テレワーク・オンライン会議のデメリット

メリットの多いテレワークやオンライン会議ですが、デメリットもあります。導入時に意識しておくべき注意点について紹介します。
セキュリティリスク
自宅やサテライトスペースで業務を行う場合、これまでのセキュリティ対策では対応しきれないトラブルの発生が予測されます。業務に必要なデータを社外に持ち出すこともあるでしょう。データの持ち出し、データへのアクセスに関するルールの徹底や周知が必要です。新たな設備投資やセキュリティ担当部署の設置、人材確保、教育などが必要になります。
デジタル環境の整備
テレワークに利用する機器類の調達やネットワークの設定、障害発生時の対応方法などデジタル環境に関する問題もあります。社員宅のパソコンやネットワークを利用する場合は、セキュリティの確認、費用負担など、これまでにないルールづくりが必要です。 また、テレワークシステムを利用する場合は、各社のサービスを比較検討して、自社に合うシステムを選定することも重要になります。
コミュニケーションも課題
オンライン会議やテレワークでは、リアルな面談より対話相手の表情や真意がつかみにくいものです。コミュニケーションには、一層気を配る必要があります。オンライン名刺やアイスブレイク用の話題を用意するなど、意思の疎通がスムーズにできるよう事前の準備が大切になります。 また、社内のコミュニケーションも、常に顔を合わしている時より不足がちになる可能性があります。定期的な声かけやチャットルームを用意するなど、チーム内の交流が活性化する方法を検討しましょう。
評価の課題
テレワークは、実際に働いている姿が見えません。そのため、労務評価をどのように行うのか、評価基準の見直しも必要です。特に、成果が見えにくい業務においても、公平で正当な評価を行えるように制度の再検討を行う必要があります。
健康管理にも目配りを
在宅で仕事を続けると、社員には運動不足やVDT症候群といった健康上の課題が発生するリスクが高まります。社員の健康管理に配慮した健康相談窓口の設置や、健康増進のための社内イベント、健康診断の実施などを企画し、出勤やチームミーティング、サテライト交流などこれまでとは違う視点での取組も必要です。

テレワーク時のオンライン名刺の役割

オンライン名刺は新しい文化ですから、「まだあまりなじみがない」という会社も多いかもしれません。そこで、テレワーク時のオンライン名刺の役割を2点、紹介します。

取引先への自己紹介ツール

オンライン名刺は、オンライン会議やオンライン商談の際に、自分や会社の情報をスマートに伝えられます。 オンライン名刺は、まだ新しいツールとしての話題性がもあり、アイスブレイクの話題としても活用できるでしょう。

社内における顧客情報共有

顧客から受け取ったオンライン名刺は、名刺管理システムに登録して、すばやく顧客情報の社内共有に適応できます。 そのため、顧客情報や打ち合わせ履歴を社内の複数の部署で共有することも、スピーディーに実現できます。このメリットを「オンライン名刺の交換」と一元的に習慣化すれば、社内の情報管理力は大きく向上するでしょう。

まとめ

オンライン名刺の導入で、テレワークやオンライン会議・オンライン商談をよりスムーズに行える環境を生み出しましょう。また、社内での情報共有や取引先への情報伝達にも活用できるため、早めに導入を検討してみてはいかがでしょうか。 ただし、オンライン名刺には多くの種類があります。特徴や機能性の違いを精査し、自社に適したツールを選べるよう十分に準備・検討することが大切です。