名刺ファイリングのコツ

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2020/03/04 12:00:00

投稿日：2020年03月04日　　更新日：2024年06月26日

名刺ファイリングのコツ

名刺は交換した後の管理が大切です。ファイリングのコツをつかみ、ビジネスチャンスを逃さず仕事の効率をアップさせましょう。そのためには、名刺ファイリングのポイントをふまえたルールをつくるのがおすすめです。
「もらった順番に名刺をファイリングしている」「名刺入れに入ったままになっている」「名刺はファイリングしないで、ひとまとめにしている」などの問題点を解消し、名刺を効率的に管理しませんか。名刺ファイリングのコツ、紙の名刺とデジタル名刺の整理・管理方法の違いなどをご説明します。

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名刺整理・管理のメリット

法人向けクラウド名刺管理サービス『Sansan』や、名刺管理アプリ『Eight』を提供するSansan株式会社が行った「名刺に関する実態調査2015」によると、名刺を探すためにビジネスマン一人が費やす時間は、年間20.5時間にものぼるという結果が出ています。
明確なルールをもって名刺を整理・管理すると、目的の名刺を探す時間が短縮できます。手順化した「名刺整理・管理」の仕組みづくりで、ビジネスチャンスにつなげましょう。

紙の名刺の整理・管理

現在の日本においては、紙の名刺が主流です。紙の名刺の整理・管理には、「名刺交換をした当日に整理する習慣」と「定期的な検証・処分」の2つのルールで名刺の保管量を適切に維持することで、活用効率をあげられます。ここでは、紙の名刺の整理・管理のメリット・デメリットについて説明します。

紙の名刺　整理・管理のメリット

紙の名刺は、長期保存に向いています。誰にでも扱いやすく、可読性にも優れていることは大きなメリットです。
情報の安定性
紙に印刷された名刺は、デジタルデータのように電源の喪失や電子的障害による影響を受けることがなく、情報の保存性が高いのが特徴です。また、誰でも、いつでも取り出せ保管にも特別な技術を必要としません。
わかりやすい整理・整頓
ファイリングの方法や収納場所など、一定のルールを定めれば誰にでも整理・管理が簡単にできるのもメリットの一つです。分類分け、整理、収納など作業を小分けして、「今日は整理のみ」などと決め、スタッフ全員で分担して整理・整頓に取り組むことも可能です。ルールさえ把握すれば、必要な情報を簡単に探し出すことができます。

紙の名刺　整理・管理のデメリット

一方、紙の名刺には「コストがかかる」「情報の共有・活用が行いにくい」といったデメリットがあります。
コストの発生
紙の名刺は、名刺のデータ作成、印刷、交換した名刺の整理・整頓それぞれに時間や人手、資材が必要です。また、紙の消費は森林資源に、印刷には電力、インク消費、輸送など、環境負荷の増加をともないます。
情報の共有・活用
紙の名刺は、必要な名刺を探し出すのに時間がかかり、多くのメンバーが同時に情報を閲覧もできません。たとえば、営業部と総務部で同時に顧客情報を共有・活用するには、リスト化など情報の加工が必要です。

紙の名刺の整理・分類方法

紙の名刺は、「名刺ホルダー」や「名刺ケース」などを利用して管理するのが一般的です。名刺ホルダーや収納ケースは多くのメーカーから発売されているため、コストや大きさ、デザインなども多種多様です。予算や収納スペースなど、自社の状況にあわせて選ぶとよいでしょう。
紙の名刺の整理・分類方法にはさまざまな切り口がありますが、ここでは「大分類」「中分類」「小分類」の3つに分ける分類法を紹介します。

100枚以下の名刺の管理

保有する名刺が100枚以下の場合は、大分類を「固有の取引先」と「それ以外」に分類し、それぞれ中分類では「時系列」に、小分類は「関心があり役立つ」「関心はあるが役立つかわからない」「役立たない」の3つを「五十音順」に並べます。そして、「関心はあるが役立つかわからない」「役立たない」のカテゴリを定期的に検証・処分すれば、収納スペースはそれほど大きくなることはありません。同時に、時系列により名刺交換の鮮度もチェックすることができ、ビジネスの効率化にも役立ちます。

100枚以上の名刺の管理

保有する名刺が100枚以上の場合は、まずは大分類で「使用頻度の高い・低い」に分けましょう。次いで、中分類では「業界・業種」、小分類で「五十音順」に分けます。小分類は会社名、もしくは個人名のどちらかで統一するとよいでしょう。仕分け方法をルール化して、全社員で共有することが大切です。

デジタル名刺の整理・管理

デジタル名刺とは、スマートフォンなどの各種デバイスを通じて交換する電子名刺です。名刺交換の際は、スマートフォンなどの電子機器に保存されたデータの受送信で行います。収納場所が不要で、必要な情報の取り出しや共有化も簡単にできます。最近では、デジタル名刺の作成無料アプリも多くなりました。ここでは、デジタル名刺のメリット・デメリットを紹介します。

デジタル名刺のメリット

デジタル名刺のメリットは、「低コスト」と「スピーディーな活用」です。紙の名刺のデメリットをそのままカバーしているといえるでしょう。具体的なメリットとしては、以下のようなものが挙げられます。
コスト削減
・印刷発注業務の手間や印刷コスト、配送や生産時の資源・電力も不要です。
・データ交換のため、名刺はいくら配っても減りません。
・保管ファイルやケースなどが不要で、物理的な保管スペースが必要ありません。
・スキャンをするなど紙の名刺をデジタル化するような手間と機器が不要です。
・ファイリングなどに費やす整理の時間、労力がかかりません。
スピーディーな活用
・デジタル名刺は、アプリで簡単に作成でき、いつでも、どこでも取り出せます。
・持ち運びが楽で、名刺切れや交換後の紛失などの心配もありません。
・簡単に、最新情報にアップデートが可能です。
・データ化された名刺の交換は、即データベースとなり、部署内や社内での共有にスピーディーに対応します。
・効率的なデータ整理・検索・管理が可能です。
・名刺データの移動がスムーズで、人脈の引継ぎなどが容易です。
・メールやSNSを使わず、アプリ上でダイレクトなアクションが可能です。

デジタル名刺のデメリット

デジタル名刺は作成だけでなく、交換やデータ保存もデバイスで行うため、常に電源の喪失による名刺交換の不能、システム障害などによるデータ喪失のリスクがあります。また、ハッキングやウィルス感染による情報漏洩（ろうえい）の可能性も考慮しなければなりません。日常的なデータのバックアップが不可欠であると同時に、セキュリティ対策も重要です。
アプリの活用には、運営会社の品質を慎重に見極める必要があります。運営会社のトラブルが、業務や利用者の信頼に大きな影響を与えることをよく理解し、自社の管理体制にあった選択を心がけましょう。

名刺管理アプリの紹介

ここでは、各アプリの特徴やデジタル名刺の使いやすさなどを紹介します。

Eight（エイト）

名刺管理ソフトとして高いシェアを誇るのが、Sansan株式会社のEightです。その機能の一つにユーザー同士で利用できる名刺交換機能があり、iPhoneとAndroid間での名刺交換も可能です。
Eight アプリのみならず、二次元コードやメールでも名刺交換が行え、セキュリティ対策にも定評があります。ただし、Eight上での営業行為やなりすまし行為、不特定多数へのコンタクトは禁止されているほか、利用開始時には本人確認が必要です。

2bs（トゥービス）

2bsは、ビーズ株式会社が運用するデジタル名刺サービスです。登録した法人組織が、メンバーの情報を管理し、オーソライズ（公認）された名刺を発行できるのが特徴です。 名刺は5分程度で簡単に作成することができ、専用のアプリがなくても二次元コードを使用して名刺交換が可能です。データ通信には、第三者からの盗聴、改ざんを防ぐためにSSL（データを暗号化して送受信する仕組み）を使用し、サービスを格納しているデータセンターも、厳重なセキュリティ対策を行っています。

PiQy（ピッキー）

PiQyは、株式会社ブローダが運営する名刺アプリサービスです。ビジネスはもちろんプライベートでも使用でき、一つのアカウントで数パターンの名刺がつくれます。300種類以上のカードデザインも提供されています。 交換したデータは連絡帳やメールでも活用でき、コミュニケーションツールとしてSNSも用意されています。不特定多数とつながるのではなく、名刺交換したメンバーとのコミュニケーションをサポートしているのが特徴です。

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名刺管理に活躍！名刺管理ソフトのメリットとデメリット

まとめ

適切な名刺の整理・管理は、顧客情報の効率的な活用につながり、ビジネスチャンスを拡大させる可能性があります。名刺の整理・管理で、ビジネスの効率化意識の向上をはかりましょう。紙の名刺であれ、デジタル名刺であれ、自社のビジネス環境にあった名刺の整理・管理方法を選ぶことが大切です。もっとも管理しやすい方法を選び、情報資産を最大限に生かしていきましょう。