デジタル名刺のメリットに注目！コスト・利便性ともに利用価値あり

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2021/08/26 13:00:00

投稿日：2021年08月26日　　更新日：2024年06月26日

デジタル名刺のメリットに注目！コスト・利便性ともに利用価値あり

名刺はビジネス情報の源ともいえるツールです。しかしコロナ禍で営業活動もオンラインにシフトするなかで、情報の蓄積が思うようにできていないという企業も少なくありません。リアルな対面での商談が難しい場合、情報の取得に役立つのがデジタル名刺です。オンラインでの名刺交換が可能となり、相手の情報をデジタルデータとして管理ができます。ここでは導入を検討している方に向けて、デジタル名刺を活用するメリットを詳しく紹介します。

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デジタル名刺とは

デジタル名刺とは、名刺情報をデジタルデータ化したものです。紙のようにリアルでやり取りをするのではなく、オンライン上にあるデータを、手元の端末に表示させて使用します。 デジタル名刺では、クラウドサービス、アプリなどを利用してオンラインで情報交換を行います。遠隔地同士での利用はもちろん、対面している場合でもスマートフォンを通じて情報を交換することが可能です。
一般的なデジタル名刺の使用方法としてはサービス上でプロフィール作成した後、画面にQRコードを表示して読み取ってもらうか、URLを送信します。名刺情報が表示された画面を画像として保存すれば、いつでも確認が可能です。また同じアプリを使っている場合には、アプリ内にデータとして保存されます。
直接手渡しができない場合でも情報交換できることから、コロナウイルスの影響下で利用が伸びてきています。デジタルデータなので保存・管理が容易であるという手軽さも、新しい時代のビジネスシーンに受け入れられる要素です。

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デジタル名刺活用のメリット

デジタル名刺の存在はオンライン商談やWeb会議によって浸透してきていますが、まだ良さがわからないという人もいるようです。デジタル名刺を活用する主なメリットを解説していきましょう。

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発注業務が不要

デジタル名刺は物理的なものではないため、不足するといった事態は起こりません。紙の名刺のように足りなくなったら発注、印刷を依頼するといった手間がかからない点が魅力です。データにアクセスすればよいだけなので、納品を待つこともなく、名刺が手元に到着するまでのタイムラグがありません。

コスト削減

デジタル名刺は多くの場合、名刺管理サービスの部分的機能として提供されています。既存のサービスを活用すれば、新たなコストは発生しません。またデジタル名刺のみを提供している、無料サービスも多数あります。導入時のコストがかからないのは、大きなメリットといえるでしょう。
デジタル名刺では、紙の名刺のように残ったり、余ったりした名刺を廃棄する必要がありません。また部署・役職変更のたびに作成のし直しをすることもなく、データの変更のみで対応できます。不要となる分のコストが軽減され、デジタル名刺の利点を活用することで、紙の名刺の作成枚数を減らす効果も期待できます。

業務効率の向上

デジタルデータの特性として、記載の電話番号・メールアドレス・URLから即時アクセスすることが可能です。いちいちデータを入力し直す必要がなく、紙の書類のようにファイリングの手間もありません。物理的な場所の確保も不要で、管理負担も軽減します。
名刺情報の入力ミスがないため情報としての正確さが担保されるうえ、名刺交換した日が自動で記録され、ビジネスの交流プロセスをたどるときにも役立ちます。

情報の可視化と共有

紙の名刺の場合には提出ルールがない限り、常に名刺情報が共有されるわけではありません。デジタル名刺であればデータベースと連動することで、即時共有化が可能です。誰もがビジネス情報として閲覧できるため、営業や事業の戦略を作成する際にも活用できます。
検索で常に最新のデータを引き出せれば、1枚の名刺を探し出すのに時間をかけることもなくなります。デジタル名刺のデータには、関連情報の付帯ができます。1人の人物に対して情報が蓄積されていれば、人脈や業務の引き継ぎをする際も簡単です。
名刺の情報は、考えている以上に重要性を持つ可能性があります。貴重な企業リソースとなり得る情報をデジタル化しておけば、しまい忘れや紛失のおそれがなくなります。

リアルタイムで更新が可能

紙の名刺の場合には、一度作ってしまったら新しい情報に変更ができません。部署異動・肩書きの変更などがあった場合には、新しい名刺ができるまで以前のものを使い続けるか、名刺なしで済ませなければならなくなります。デジタル名刺ではそうした場合でも、手元で修正を行い、即時変更を反映できます。同様に相手側に付加する情報や修正がある場合にも、リアルタイムでデータを変更し、関係者へ周知することが容易です。

システムの連携でさらに利便性がアップ

業務効率を向上させ、企業運営にも貢献度が高いと思われるデジタル名刺。ただ単体での利用では、その働きを十分に引き出しているとはいえません。例えばデジタル名刺を名刺管理システムから利用している場合でも、名刺管理に特化したツールでは、企業戦略の施策に直結させるのが難しくなります。
名刺のデータベースに情報を蓄積させても、営業プロセスとの関係性を見るのが難しく、またメールマガジンの配信やキャンペーンなどとの連動にも対応できません。
そこで考えたいのが、デジタル名刺のデータベースと顧客管理システムの連携です。この2つを組み合わせることにより利便性が格段に向上し、事業戦略推進への大きな貢献となります。
会社や業種、部署等による分類・整理が可能となるだけではなく、初回コンタクトの状況やその後の自社とのつながりなど、必要な情報をいつでも閲覧できるようになります。集められた名刺情報と顧客管理システムの内容を統一化することで、1人の顧客に対して別の社員からアプローチをするという重複行動も避けられます。
マーケティングや営業の部署をはじめとして、全社的に営業の進捗状況や関連情報が共有できるようになり、各方面で事業戦略に基づいた施策を進めるための強力な材料となるでしょう。名刺管理システムだけでは不可能な複雑な条件設定を適用させながら、新たな見込み客の創出へとつなげていくことも可能となります。さらに顧客同士の関連性についても可視化できれば、これまでとは違う情報の活用法が見つけられるかもしれません。
名刺情報をただの基礎データとして終わらせないためにも、顧客管理システムとの連携は重要です。アプローチの精度向上やマーケティング戦略の立案を踏まえ、名刺情報の十分な活用を考えていくことが新たな展開を生み出します。
デジタル名刺導入を検討するにあたってはこうした点を考慮し、システム同士の連携を視野に入れたサービスの選択をしていくことが求められます。デジタル名刺を起点とした、とりこぼしのない営業活動や事業戦略の推進に結び付く可能性が広がります。

まとめ：今後のトレンドはハイブリッドスタイル

メリットが多く、利便性に富むデジタル名刺ですが、リアル名刺が不要になるというわけではありません。今後は場合に応じたリアルな対面とオンラインの使い分けが、ビジネスシーンの主流となっていくでしょう。それに従って、オンラインとオフライン両方から得られる情報を蓄積し、より厚みのある顧客データ構築が可能となります。顧客管理システムとの連携が容易なデジタル名刺の導入には、これからのビジネスにおける大きな価値が感じられます。