在庫管理システムで事務処理負担を軽減!導入メリットと選択のポイントを解説

投稿日:2021年08月26日  更新日:2021年08月26日

在庫管理システムで事務処理負担を軽減!導入メリットと選択のポイントを解説

在庫管理システムで事務処理負担を軽減!導入メリットと選択のポイントを解説

企業で使う印刷物は意外に種類が多く、発注業務や在庫管理が非常に煩雑になりがちです。例えば封筒ひとつにしても、企業名のみのものや部署名入りのものなど、送る相手によって使い分けているというのはよくあることです。そのため在庫をしっかりと把握していないと、いざ必要になったときに数量が不足していたり種類を間違えて使ってしまったりと不都合が発生してしまう可能性もあります。
受発注システムと連動した在庫管理システムであれば、在庫状況一覧の確認や必要物品の検索が可能なうえ、不足分をその場で発注できます。伝票処理が自動で行われ、担当者の事務負担も軽減。業務の効率化につながります。ここでは在庫管理システムの基本的な知識やメリット、導入のポイントを解説します。

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在庫管理システムとは

在庫管理システムとは

在庫管理システムを適切に運用していくための知識として、はじめに在庫管理システムの基本的な情報を解説していきます。

企業資産となる在庫の正確な管理

在庫管理システムでは、実際の実在庫と帳簿上の在庫数との差異をなくすために機械的な管理が行われます。在庫管理システムを導入することで、企業に必要とされる物品の入出庫管理を正確に実施できるようになります。
企業や事業所に出入りするすべての物品の状態をデータ化し、正確な情報を把握・管理。これにより、在庫の過不足をなくします。自動でデータベースが構築されるため、過去の情報の確認やデータの活用が容易です。
入出、在庫に関する不透明性がなくなり、常に適切な在庫管理が行われるようになると、棚卸業務をはじめとした日常的な業務の効率化につながります。

在庫管理に関する企業の課題を解決

在庫管理システムの導入は、企業に内在する以下のような課題の解決手段となります。
・在庫管理の対象品が多く、煩雑になりやすい
・在庫管理をする人員が多く、管理上で混乱や重複が発生するおそれがある
・各在庫情報の共有がうまくできていないため、誤発注や超過・不足が発生している
・複数拠点(本店、支店)での在庫管理情報が複雑化し、現状把握に時間がかかる
・発注・伝票処理のミスがある
・在庫ロスが多い
各企業の事業内容や業種により抱える課題もさまざまですが、日々発生する情報を正しく管理すれば解決できるものは少なくありません。在庫管理システムでデータを一元化することは、円滑な事業運営に貢献します。

在庫管理方法の種類

在庫管理方法の種類としては、以下のようなものがあげられます。

手書き
紙の伝票を活用。人手による記載とファイリング、管理スペースが必要であり、人為的なミスが発生する可能性がある。

Excel
表計算ソフトを活用。表の設計と人手による入力が必要。入力ミスが発生する可能性がある。

市販ソフト
機能が最小限でシンプルなものが多い。低コストで比較的導入が容易。

在庫管理パッケージシステム
標準機能が多く高機能。市販のソフトと比較するとコストは高い。導入後のトレーニングや機能の把握が必要。

ERP
統合基幹業務システムの機能のひとつとして在庫購買管理システムが組み込まれている。導入には多額のコストが必要。


また在庫管理システムには大きく分けてクラウド型、パッケージ型、オンプレミス型の3つの種類があります。

クラウド型
インターネット経由で利用できる。インストールが不要、月額・年額などの利用に応じた費用で使えるため、初期費用が抑えられる。運用管理業務やセキュリティをベンダーに任せられるため、利用者の負担がない。

パッケージ型
市販ソフトウェアをインストールして利用する。安価で手軽である一方、インストールした端末でしか使用ができない。また自動でのバージョン更新がされず、機能の拡張も難しい。

オンプレミス型
自社サーバーにシステムベンダーから提供されるソフトウェアをインストールし、社内ネットワークを通じて各端末で利用する。カスタマイズが柔軟で、機能拡張性も高い。導入コストが高額化しやすく、自社で運用管理業務を行う必要がある。

在庫管理の手法は多数あり、さらに在庫管理システムの種類も複数あります。事業内容や業種によって、必要となる在庫管理システムは異なります。導入に際しては自社の状況をしっかりと把握し、的確な選択をすることが大切です。

受発注システムと連動した在庫管理のメリット

受発注システムと連動した在庫管理のメリット

導入メリットの多い在庫管理システムですが、ここでは特に受発注システムと連動したシステムの利便性を解説していきます。

ミスの防止

在庫管理の大きな悩みとなるのが、人為的なミスによるさまざまなトラブルです。在庫管理や発注におけるミスは、データと現物の個数との不一致を招きます。数え間違い・書き間違い・入力間違いといった小さなミスが重なり、最終的に大きな差が生じてしまう可能性もあります。在庫管理システムの導入によってこうした日常的なミスや、重複発注・誤発注を回避できます。

リアルタイムで在庫状況を可視化

在庫管理システムはリアルタイムでのデータ、過去データがすべて一覧できます。一目で在庫状況が確実にわかるため、在庫把握の精度が向上します。決算時や棚卸しへの業務負担が軽減でき、データの提示を求められた場合の対応が楽になります。

発注業務の負担軽減

常にデータを正確につかめているため、在庫数に合わせた適正な数量の発注が可能となります。手書きや入力の必要もなく、伝票処理などの作業数が減少。業務担当者の負担が軽減されます。また複数人が発注を担当している場合でも、重複発注を回避できます。

データ活用・不正防止

発注や在庫データが視覚化されることで、合理化・効率化の施策のヒントが得られる可能性があります。さらに在庫管理や発注業務が一括化され、複数拠点がある場合でも透明性が確保されるため、不正防止策となります。

在庫管理システムの主な機能

在庫管理システムの主な機能

一般的な在庫管理システムの主な機能には、以下のようなものがあります。 入出庫管理
入庫・出庫する物品の管理を行う。日時、管理者など詳細をもらさずに記録できる。

在庫一覧
物品ごと、保管場所ごとの在庫確認も可能。またロット番号での管理や検索機能、在庫確認といった機能もある。

返品管理
物品名、個数や日時だけではなく、返品対応をした担当者や事由なども記録できる。

棚卸し
データと実在庫との確認作業にあたっては、ハンディターミナルといったツールを使用できるシステムも。また月次・週次など多様な棚卸しにも対応する。

在庫分析
出入・在庫の状況を分析し、コスト削減や合理化・効率化の施策につなげることができる。

マスター管理
業務システムのマスターデータ(社員情報・その他)との統合管理が可能。物品ごとの在庫管理担当者、部署、役職などを在庫管理情報と紐づけて記録する。

在庫管理システム導入時のポイント

在庫管理システム導入を検討する際、どのシステム事業者に依頼するのかが重要です。事業者選定のポイントには、以下のようなものがあります。

実績があり信頼できる
今は非常に多くの在庫管理システムが提供されていますが、自社と同じような環境の企業に対して十分な実績のある事業者であれば安心です。導入後の対応についても調査を行い、自社の課題を相談した場合に的確な回答を得られるのかを判断します。蓄積された独自のノウハウがある、専門のコンサルタントがいるといった点を重視していきましょう。

利便性が高い
既にある自社の他システムとの連携ができれば、応用範囲が広がります。またオペレーションの相談やシステム開発を同時に依頼可能であるといった点も、利便性が高くなります。

コスト管理がしやすい
運用コストが明確であり、新しい機能を追加する場合にどのくらいの上乗せが必要かすぐにわかれば、今後の事業に合わせた計画が立てやすくなります。

複数拠点に対応している
在庫管理システムに期待できる機能のひとつとして、管理の一元化があります。事業所が複数ある場合には、一括管理が容易であることもポイントです。

導入が容易
導入に際してのコストや必要な設備、また始動後の操作という点を考慮して選択する必要があります。費用対効果が高く、担当者が負担なく使いこなせることが重要です。自社業務にマッチしており、十分な導入効果が期待できる在庫管理システムの選択が求められます。

まとめ:在庫管理に関わる業務の効率化を実現

在庫管理システムでは、業種や業態によって必要とされる機能が異なります。そのなかでも印刷物の在庫管理は、どのような企業の業務にも欠かせないものです。名刺や封筒など一般印刷物は、日々消費されるたびに発注が必要となり、そのたびに伝票処理作業が発生します。在庫管理システムと受発注システムが連動していれば、ムダな発注がなくなり作業も最低限となります。必要時に不足するといったことがなくなるうえ、発注ミスや在庫ロスが軽減されるため、運用効率の向上にもつながります。
印刷物の在庫管理業務を簡素化し、社内での発注情報の共有が可能となる、在庫管理システム導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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