名刺管理に活躍!名刺管理ソフトのメリットとデメリット

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名刺管理に活躍!名刺管理ソフトのメリットとデメリット

名刺管理に活躍!名刺管理ソフトのメリットとデメリット

取引先と名刺交換をした後、そのままもらいっぱなしになっていませんか? 引き出しの中に眠ったままになっている、担当者それぞれが別々に管理している……ということも多いのではないでしょうか。交換した名刺は、取引先の貴重な情報です。名刺管理を効率的に行うことでビジネスの効率化に繋がるのはもちろん、新たなビジネスチャンスが生まれるかもしれません。
そこで積極的に活用したいのが「名刺管理ソフト」です。データ共有など様々な機能がある名刺管理ソフトのメリット・デメリットに加え、代表的な法人向けソフトを幾つかご紹介します。

名刺の管理方法

名刺の管理方法

名刺はビジネスシーンにおける大切な自己紹介ツールですが、それと同時に、取引先企業や担当者の連絡先、店舗やサービスなどのデータが詰まった貴重な情報源でもあります。
しかし、せっかくの情報源を上手に活用できていない企業や担当者も多いのも実情です。
その証拠の一つに、名刺探しにかける時間の長さが挙げられます。株式会社キングジムの調査(「名刺に関する意識調査」2010年)では、名刺探しにかける時間は年間「10時間」という結果も出ています。
名刺ホルダーなどを使用し、50音順で管理するなどといった昔ながらの名刺管理方法もありますが、名刺を有効活用するために、これから積極的に取り入れたいのが「名刺管理ソフト」による戦力的な管理方法です。

名刺管理ソフトのメリット

名刺管理ソフトのメリット

名刺管理ソフトとは、名刺に記載されている会社名や住所、氏名、メールアドレス、電話番号などのさまざまな情報をスキャン機能などを使って読み込み、データに変換して管理できるソフトのことを指します。
スマートフォンでも使用できるなど、近年は高機能化がますます進んでいます。名刺管理ソフトには様々なメリットがありますが、ここでは代表的な3つのメリットをご紹介します。

名刺を探す手間が省け、紛失の危険性がなくなる

先述した通り、株式会社キングジムの調査によると1年間で名刺を探しにかける時間は10時間と出ています。これは単純に考えると、年間1日半近くの勤務時間を名刺探しに費やしていることになります。
名刺管理ソフトを活用し名刺情報を効率的に探せるようにすることは、業務効率の向上に繋がると言えるでしょう。
また、名刺管理ソフトでしっか管理することによって、名刺を紛失してしまうリスクを軽減することもできます。

名刺情報のデータベース化と共有

名刺管理ソフトで情報をデータ化することで、それまで社員が個々に管理していた顧客情報をデータベース化できるだけでなく、必要な人が必要な時にスピーディーに情報を共有することが可能になります。

データの活用により業務の効率化が可能になる

名刺管理ソフトによる顧客情報のデータ活用化は、情報を戦略的に販促活動に使うなど、会社の業績を効率的に上げる可能性があります。より視野の広い戦略を見つけるきっかけをつくり、顧客サービスの充実につながる営業活動に役立てることができます。
また、ソフトによっては地図データとの関連づけも可能なため、一つのデータベースから効率的で柔軟な行動計画が立てられるでしょう。

名刺管理ソフトのデメリット

名刺管理ソフトのデメリット

多くのメリットがある反面、名刺管理ソフトにもデメリットが存在します。ここでは、主な3つのデメリットをご紹介します。

導入コストがかかる

まずあげられるのが、導入時のコストです。導入コストは下がりつつあるとはいえ、100円均一ショップなどでも購入できる名刺ホルダーに比べると、名刺管理ソフトは割高に感じられることでしょう。
コストがかかる名刺管理ソフトではありますが、システム提供企業のサポートを受けられる、適宜バージョンアップが可能で常に新しい機能が使用できるというプラスの側面もあります。
導入コストを高いと捉えるか、安いと捉えるか、長期的な視点で導入効果を検討されることをお勧めします。

使い方の学習やデータ化の手間がかかる

導入時の操作方法の学習やスキャンなどデータ作成に時間がかかってしまうのが、第2のデメリットです。どのようなものでも新しい機器の導入時には、使用方法の学習が必要となります。ソフトの進化やスマートフォンの普及による利便性の向上により、時間的なマイナス面は少しずつ解消されつつあります。

顧客管理システムとの重複

顧客情報のデータ化における最も大きなデメリットは、既存の顧客管理システムやデータベースとのデータ重複の可能性です。ただ、この点に関しては、導入前にソフトを提供する企業との打ち合わせや綿密な対策を行うことでトラブルを回避することが可能です。
既存のシステムとデータの統合を行うことが可能であれば、名刺管理ソフトの導入は大きな武器へと変わります。

代表的な法人向け名刺管理ソフトのご紹介

代表的な法人向け名刺管理ソフトのご紹介

法人向けの名刺管理ソフトには、さまざまなタイプがあります。ここでは代表的なもの5つをご紹介します。

Sansan

「Sansan」は、高いシェアを誇る名刺管理ソフトです。中小企業から社員数数万人規模の大企業、官公庁まで、利用団体が幅広いのも特徴です。名刺をスキャンするだけで、全社員の人脈を社内で簡単に共有できるほか、スキャンした名刺のデータに紐づけて、メモや議事録を登録することも可能です。
また、名刺交換した人の人事異動情報や所属企業ニュースを受け取ることもできます。セキュリティ対策も行っており、外出中のデータ利用も簡単に行えます。

Eight 企業向けプレミアム

「Eight 企業向けプレミアム」は、個人の名刺管理システムとして定評がある「Eight」の企業向けサービスです。スマホで撮影するだけという気軽な操作方法は変わらずに、従来通り個人アカウントで「Eight」を使いつつ、社内で共有された名刺の情報も検索が可能になります。
社内で「Eight」を使用している社員が、保有する名刺情報を検索・閲覧でき、CSV形式でリストのダウンロードも可能です。メール一括配信はもちろん、年賀状などにも活用できます。

連絡とれるくん

「連絡とれるくん」は、社員やお客様の情報、連絡先を一つにまとめる電話帳クラウドサービスです。データはクラウドで一元管理し、パソコンやスマートフォンなどマルチデバイスに対応しています。スマートフォンで撮影後、すぐに名刺情報を共有できるだけでなく、スキャナや一部メーカーの複合機からの読み取りにも対応しています。
WEB電話帳としての機能も充実しており、データベース上に登録があれば、各端末上に登録されていない電話番号からの着信時にも発信元の情報が表示されます。データの閲覧範囲は、全社・部署ごと・ユーザーごとなど、柔軟に設定することが可能です。

名刺de商売繁盛

「名刺de商売繁盛」は、ヤマトシステム開発が開発した名刺管理ソフトです。その大きな特徴は、サービス利用料の安さです。何人使用しても月額30,000円(税別)で、初期費用やID料金もかかりません。データは、ヤマトシステム開発のデータセンターで安全に管理されます。
また、社員と取引先のつながりを一覧表示することもできます。同一人物の複数の名刺も常に最新の状態を表示するなど、細かい点にも配慮しています。

Knowledge Suite

「Knowledge Suite」は、名刺のデジタル化サービスです。アプリや市販のスキャナで取り込んだデータを自動的に顧客データとして蓄積し、活動予定、活動情報などのデータを紐付けて一元管理・共有することができます。国内オペレーターによる、エラー文字の目視補正サポートも特徴の一つです。

まとめ

名刺はビジネスシーンにおける大切な自己紹介ツールですが、同時に取引先企業や担当者の連絡先、店舗やサービスなどのデータが詰まった貴重な情報源でもあります。
名刺管理ツールを戦略的に使用することで、顧客データの共有化と有効活用ができるだけでなく、紛失によるセキュリティ低下を防止することも可能です。ビジネスに欠かせないツールの一つとして、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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