初めての名刺作成 どんなことに気をつければいい?

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初めての名刺作成 どんなことに気をつければいい?

初めての名刺作成 どんなことに気をつければいい?

名刺は、ビジネスにおいて非常に重要なツールです。そのため、なるべく会社や個人の特徴が相手へ伝わりやすく、印象に残りやすいものを作成したいところです。
しかし、初めて名刺を作成するような場合には、どのようなポイントを押さえれば理想的な名刺をつくることができるのか、わからないという方も多いことでしょう。今回は、名刺作成を初めて外注する時の注意点と、その一般的な制作手順などをご紹介します。

名刺を初めて外注する時の注意点

名刺を初めて外注する時の注意点

名刺作成をはじめて外注する時は、どのようなポイントを押さえれば良いのでしょうか。名刺作成の外注時に気をつけたい点は、主に「企業選び」と「名刺に載せる情報の取捨選択」、「注文の伝え方」の3つです。
理想的な名刺作成に必要なこれらの要素について、詳しくご紹介していきます。

外注先の企業は慎重に選ぶ

まずは、外注先の企業選びです。信頼できる企業を選ぶことで、満足のいく名刺を作成することができるでしょう。数ある外注候補の企業から発注先を選ぶ時には、以下のようなポイントに注意しましょう。
納期
発注してから納品されるまでの所要期間は業者によって異なります。依頼から名刺の納品まで1ヶ月以上もの差が出てしまうこともあるため、事前にしっかり確認することが大切です。
テンプレートの豊富さ
デザインに特に強いこだわりがない、エンボスや箔押しなどの加工を求めない場合は、テンプレートの豊富な企業を選びましょう。テンプレートを活用することで、理想に近い名刺を作成しながら、費用と時間を抑えることができます。
企業の質
そして最も重要なのが、企業の体質を見極めることです。その企業にどのような製品実績があるか、どのような経営理念を掲げているかなど企業の情報を確認しましょう。外注先の選定は、質の高い名刺の作成を実現するだけでなく、社員の個人情報を守ることにもつながります。

基本情報をしっかり整理

一般的な名刺サイズは、91×55mmです。氏名や会社、連絡先など基本的な情報は必ず載せなければなりませんが、限られたスペースに多くの情報を詰め込むと、煩雑で伝えたいことが伝わりにくい名刺になってしまいます。
どのような情報を載せれば相手に必要なことが伝わる、連絡手段として活かすことができるかという視点で必要な要素を絞るよう心がけましょう。
以下に、名刺に記載すべき基本的な項目を列挙しました。
・名前(ふりがな)
・法人名・会社名・店舗名
・部署名
・肩書
・ロゴ
・住所
・連絡先
・電話番号 FAX番号
・メールアドレス
・WEBサイトアドレス(URL)

外注先に具体的な言葉で伝える

外注先が選定できれば、発注業務を進めます。発注時には、内容を伝える“言葉”にも注意しましょう。
特に、名刺のデザインを外注先のデザイナーにお願いする場合は、希望を具体的な言葉で伝えることが大切です。「パッとした」、「シンプルに」、「とにかくかっこよく」など曖昧な言葉で伝えてしまうと、外注先とイメージの相違が生まれ、理想的な名刺に仕上がらない可能性が高く、トラブルにもつながりかねません。
色指定やどのような画像を使ってもらいたいか、詳細をできるだけ具体的に伝え、サンプルがあれば提示しましょう。そうすれば、外注先とのイメージの相違を埋めることができます。外注先の担当者と良好なコミュニケーションをとることを大切にすれば、アドバイスをもらえることも多いものです。

一般的な名刺の作成手順

一般的な名刺の作成手順

初めて名刺作成を外注する時、どのような手順を踏めばよいかわからないという方も多いことでしょう。名刺作成依頼から納品までの大まかな流れを把握していれば、スムーズに業務を進めることができます。
ここでは一般的な名刺の作成手順をご紹介していきます。

発注

先述したポイントを踏まえて外注先の業者が決まったら、名刺に記載する基本情報を伝えます。選定業者のサイトに注文フォームがあれば、依頼事項を入力します。

名刺作成

サイズ、用紙を選び、モノクロ印刷かカラー印刷を選択し、デザインの希望を伝えるか、デザインデータやロゴ、画像など入稿すべきデータを用意します。フォントの指定やコーポレートカラーなどを指定します。注文枚数が決まったら見積もりを依頼し、納期も確認しましょう。

確認と修正

デザインを外注した場合は、この段階で希望に沿った仕上がりになっているか確認します。デザインやフォント、カラーについて修正が必要であれば、業者へ修正を依頼します。納得のいく仕上がりになるまで、修正→確認を繰り返しますが、修正内容や回数により、追加費用がかかることもありますので確認が必要です。

印刷・発送

一般的には、自社で提供した入稿データは、印刷会社でデータチェックを行ってくれますが、稀に、行わない業者もありますので校正用のデータはしっかり確認しましょう。ロゴ、コーポレートカラー、特色など色のこだわりがある場合は、色校正をすれば安心です。
但し、色校正には別途費用が発生することも多いので確認してください。
デザインを依頼した場合も、自社データ入稿した場合も、校正段階で間違いの有無、カラーの確認などを終了し、校了(印刷の承認)を行なった後で判明した間違いなどは、承認した依頼企業の責任になります。慎重な確認を心がけ、無用なトラブルは避けるようにしましょう。
校了(印刷の承認)すると、印刷工程に入ります。刷り上がった名刺は、郵便や宅配便で納品されます。

納品

名刺が納品されたら、印刷ミスがないか、枚数に間違いはないかなどを確かめます。何か問題があれば、すぐ外注先に連絡し、解決方法を相談する必要があります。時間が経てば、トラブルの解消が難しくなります。
敏速な対応をしましょう。納品完了したら、今後も依頼する外注先になる可能性もありますから、受領の連絡とともに一言お礼を添えておくと良い関係を持続させることができます。

外注時に押さえておきたいポイント

外注時に押さえておきたいポイント

名刺作成を外注する時の注意点は、前述の通りです。ここでは、名刺に使われる「用紙」や仕上がりを左右する「印刷方法」、デザイン作成に使われる「テンプレート」などについて紹介します。
これらは「名刺の品質を決定づける要素」ですから、押さえておきたいポイントを見ていきましょう。

用紙

名刺に使用される用紙の種類は豊富で、50種類以上あると言われています。
代表的なものとしては、ノートやハガキなどに使われることも多い「上質紙」や、紙の表面に艶消しのコーティングがされた「マット紙」、表面がツヤツヤした「光沢紙」が挙げられます。いずれも厚さや色によって、見た目の雰囲気が変わってきます。
用紙は名刺の仕上がりに大きく影響を与えるため、必要であればサンプルを取り寄せて確認しましょう。

印刷方法

印刷方法によっても、名刺の完成度や見た目が変わってきます。ここでは、オンデマンド印刷とオフセット印刷について紹介します。
オンデマンド印刷
データを直接デジタル方式で出力し、レーザープリンターで焼く方法で比較的小ロットの印刷に向いています。
スピーディに安く印刷できることが特徴の印刷方法で、すぐに名刺が必要な時には便利ですが、トナー(粉末インク)を使用しているため、色や濃さなどのムラが出ることもあり、精密な印刷には向いていません。
オフセット印刷
専用の「版」を作成してから、液体インクを使用する印刷方法です。商業印刷や美術系の印刷などに多く採用され、品質の高さと美しい印刷に定評があります。
細かい文字や線も鮮明に印刷でき、1000部を超える大量の印刷でも、高い品質を維持します。ただし、少量印刷では工程数の多さ、試し刷りのロスの多さなどから割高になってしまいます。

テンプレート

デザイン作成にテンプレートを使用すると、デザイン費用は安くなり、制作時間も短くなります。しかし一方で、会社の個性を出しづらいというデメリットもあります。名刺に独自性を出したいなら、経費や時間がかかってもデザイナーに依頼するのが良いでしょう。

まとめ

名刺を作成すると一口にいっても、依頼先の業者や用紙、印刷方法など決めることはたくさんあります。
名刺を作成する際には、どのような流れで名刺ができるのか、どんな用紙や印刷方法があるのかなどを把握した上で、今回ご紹介したような注意点を踏まえ、企業の特徴がしっかりと相手に伝わる名刺に仕上がるよう心がけましょう。

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