名刺はどうやってできあがる?名刺作成の流れと注意点をご紹介!|東京名刺センター|東京オフィスサービス

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名刺はどうやってできあがる?名刺作成の流れと注意点をご紹介!

名刺はどうやってできあがる?名刺作成の流れと注意点をご紹介!

名刺作成には、自作する方法と専門業者へ制作を依頼する方法があります。この2つの方法にはアマチュアの作業とプロの仕事という明確な違いがあり、名刺を作成するプロセスも全く異なります。しかし、どちらの方法をとるにせよ、「名刺の役割」と「名刺を使用する場面」を考え、目的にあった名刺をつくることが大切です。
今回は名刺を作成する流れについて、業者へ依頼した場合と自作した場合とに分けて紹介します。

名刺を作成する前に考えるべきこと

名刺を作成する前に考えるべきこと

名刺をつくる前に、その「役割」や「実際に使用する場面」などを考えておきましょう。これらを明確にすることで、「どのような名刺をつくればよいか」がおのずと見えてきます。
ここからは、名刺をつくる前に考えておくべき3つの要素について、確認していきましょう。

名刺の役割

名刺には、自分という人間について伝える自己紹介という役割と、自らが所属する組織について伝える情報伝達という役割の2つがあります。名刺を通じて個人のイメージを印象づけたいのか、それとも会社の情報やサービスを訴求したいのか。それによって掲載すべき内容が異なってくるため、まずは名刺の役割をしっかりとおさえておくことが大切です。

名刺を使う場面と意図を明確にする

実際に名刺を使用する場面を考えることも、「どのような名刺をつくればよいか」を見極めることに役立ちます。たとえば、商談の場などで自己紹介や連絡先交換に使用するような名刺であれば、会社名や所属、氏名が見やすいものにし、新規の営業先で渡す名刺であれば、顔を覚えてもらいやすいように自分の顔写真を載せるなどといった具合です。
また、意図を明確にしたうえでデザインや掲載する項目を決めることで、より完成度の高い、効果的な名刺を作成することができるでしょう。

名刺を自作するときの流れ(Microsoft Wordによる作成方法)

名刺を自作するときの流れ(Microsoft Wordによる作成方法)

名刺を自分でつくるには、デザインソフトを使う、名刺作成ツールを使うなどの方法がありますが、そのなかでももっとも手軽で簡単に作成できるのは、文章作成ソフト「Microsoft Word」を使った方法です。WordはほとんどのWindowsパソコンに入っているため、新たにソフトをインストールする必要がないうえに、デザインソフトのようにむずかしい作業をする必要もありません。
では、ここからは実際にWordを使って名刺をつくる手順を見ていきましょう。

用紙サイズを決める

Wordの「差し込み文書」タブから、「ラベル」を選択。「ラベルオプション」を選び、あらかじめ購入しておいた用紙と同じ型番を探し、「新規文書」をクリックして用紙にあった作業枠を表示します。

名刺をデザインする

表示させた作業枠のなかに、名刺に載せたい事柄を打ち込んでいきます。図やデザインを使う場合は、ネット上からフリー素材やテンプレートをダウンロードすることも可能です。コストや作業時間をおさえながらも、イメージにあった名刺をつくることができます。

デザインをコピーして印刷する

デザインがひとつできあがったら、ほかの作業枠へコピーしていきます。これによって、一度の印刷で名刺が何枚も印刷できる状態になります。あとは、そのまま必要な枚数分だけ印刷すれば、完成です。

名刺作成を業者へ依頼する場合の流れ

名刺作成を業者へ依頼する場合の流れ

業者へ名刺作成を外注する場合のおおまかな流れは、業者や印刷所を決めてデザインや必要枚数を伝え、確認や修正を行い、問題がなければ印刷。完成品が発送されるというものです。
ここからは、名刺作成を業者へ依頼するときの流れについて、ひとつずつ詳しく見ていきましょう。

外注先の業者や印刷所を決める

名刺の印刷を行う業者を探すときは、さまざまな種類の用紙から好みのものを選ぶことができ、納期やコストが適切である業者を選ぶようにしましょう。
また、自分で名刺のデザインを作成し、データを入稿して業者に印刷をしてもらう場合には、基本的にはイラストレーターやフォトショップなどのデザインソフトを使います。
しかし、これらのソフトを持っていない場合でも、WordやExcelなどのオフィスソフトで入稿できる業者もありますので、対応可能かどうかを事前に確認しておきましょう。

名刺の紙やデザイン、必要枚数を伝える

業者や印刷所が決まったら、名刺に記載する内容やデザイン、使いたい用紙、必要枚数を伝えるところからスタートです。会社名や所属、名前、住所、電話番号などとともに、会社のロゴや顔写真の有無、印刷面、用紙、注文枚数も細かく指定していきます。特に、用紙は手触りや色味の違いによって名刺の完成度を大きく左右します。
用紙を選ぶときは、それぞれの特徴をしっかりと把握し、名刺の用途に適したものを選択するようにしましょう。希望にそった名刺のデザインが決まったら、その確認に入ります。

デザインの確認、訂正

業者が作成したデザインを確認するステップです。デザインを確認して、追加の希望や修正があれば、その旨を業者へ伝えます。
また、デザインが納得できるものだったとしても、印刷へ入る前に送られてくる確認メールに返信が必要な会社も多いため、忘れずに対応してください。データを入稿した場合も同様です。
希望や修正点があればそのことを業者に伝えます。問題がない場合でも、同じく確認メールへの返信は忘れず行いましょう。

印刷と発送

印刷の工程に入った後は、基本的にデザインの変更や修正はできません。万が一、どうしても修正が必要となった場合は、当初の予定よりも納期が大幅に遅れたり、追加の費用が発生したりすることがあります。そのため、印刷に入る前のチェックが重要となってきます。完成した名刺は、業者から宅急便や郵便で送られてきます。

納品後、支払い

必要な枚数がそろっているか、印刷ミスがないかなどを確認して、問題がなければ支払いへと移ります。不備があったときは業者へ連絡してください。
必要な金額を銀行振込や郵便振替で支払いますが、業者によっては代金引換やクレジットカード決済に対応しているところもあります。希望の決済方法に対応しているかどうかも、事前に確認しておくとよいでしょう。

名刺を作成するときの注意点

名刺を作成するときの注意点

名刺を作成するときには気をつけなければならないことがあります。それは「抽象的な表現を避けること」、「情報を詰め込みすぎない」ことです。
なぜこれらに注意しなければいけないのでしょうか。詳しく確認していきます。

外注時は曖昧な表現を避ける

名刺のデザイン作成を外注するときは、曖昧な表現を避けるようにしましょう。「曖昧な表現」とは、たとえば「かっこよく」、「シンプルに」といった注文の仕方です。これでは、「どういうデザインがよいのか」、「どんなロゴやフォントを使いたいか」が正確に伝わりません。
デザイナーを困らせるだけではなく、希望通りの名刺ができない可能性も高くなります。名刺を外注するときには、具体的な色合いや画像、模様、必要な事柄などを詳細にまとめ、具体的な言葉を使って業者に伝えるようにしましょう。

情報を詰め込みすぎない

1枚の名刺に情報を詰め込みすぎることも避けてください。なぜなら、あまりにも多くの要素を載せすぎると、必要な情報が埋もれてしまい、「なにを伝えたいか」がわからない名刺になってしまうからです。
そのため、名刺に載せる情報はできるだけ絞り、本当に必要な事柄だけを入れるようにしましょう。

まとめ

名刺を作成するときは、その役割や使用の意図を明確にすることが大切です。また、名刺を自作するのと業者に作成を依頼するのとでは、その手順の違いはもちろん、プロの手によって作成されたデザインと、wordなどを使って自作したデザインとでは、完成度の違いも明らかです。どのような目的で名刺を作成するのかをしっかりと考えたうえで、その目的にあった作成方法を選ぶようにしましょう。

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